Habt ihr schon einmal in einem sehr großen Projekt zusammengearbeitet? Also einem wirklich großen? Dann wisst ihr sicher auch wie viel Zeit mit der Organisation drauf geht, mit Mails, Calls und Abstimmungsschleifen. Viele kleine Projekte laufen zu einem großen Projekt zusammen und falls es ganz übel kommt, müssen auch noch Dienstleister im zweistelligen Bereich koordiniert werden. Wie die Menschen das früher geschafft haben? Ganz ehrlich, keine Ahnung. Wie Menschen das heute schaffen lest ihr in unseren Tool-Checks. Meine Kolleginnen Christiane und Ann-Katrin haben bereits Google Drive und Microsoft Teams vorgestellt. Ich werde euch heute das Tool Asana näherbringen.

Große Projekte mit der Ruhe eines Yogis steuern

Laut der Unternehmenswebsite von Asana untersützt das Tool bei drei Dingen: „bessere Organisation“, „zielgerichtet Arbeiten“ und „Fristen einhalten“. Ziel ist es, die Menschen eine möglichst mühelose Zusammenarbeit zu ermöglichen. Kein Wunder also, dass sich der Name des Kollaborations-Tools an den Begriff für einzelne (ruhende) Yoga-Körperstellungen anlehnt. Und es stimmt wirklich: Asana bringt Ruhe in allzu vielseitige, unübersichtliche Projekte an denen viele Menschen aus vielen unterschiedlichen Abteilungen oder Bereichen beteiligt sind.

Von Skepsis zu Begeisterung

Für ein sehr großes Kundenprojekt habe ich in den letzten Monaten täglich mit Asana gearbeitet und ich gebe es zu, am Anfang war ich sehr skeptisch. Zwar empfinde ich Asana inzwischen als sehr intuitiv. Es dauert aber ein paar Tage – in denen man sich intensiv mit den Funktionen beschäftigen muss – um reinzukommen. Die Möglichkeiten sind einfach sehr zahlreich. Inzwischen kann ich mir aber gar nicht mehr vorstellen wie man das Projekt anders hätte organisieren sollen. Mit Mails und Telefonaten? Das hätte den Organisationsaufwand sicher verdoppelt.

Wie es funktioniert

Man kann sich Asana wie einen Stammbaum vorstellen. Über allem steht das eine große Projekt auf das alle hinarbeiten, darunter finden sich viele Teilprojekte, die wiederum in kleinere Projekte aufgespalten werden können. Das kann zum Beispiel das Großprojekt Unternehmenskommunikation sein, darunter befindet sich beispielsweise das Projekt „PR-Aktivitäten“, darunter dann die einzelnen Maßnahmen, z.B. „Pressemitteilung Etatgewinn xy“. Diese werden dann wiederum in die einzelnen Aufgaben gesplittet, z.B. „Pressemitteilung Input“, „Pressemitteilung Text“, „Pressemitteilung Freigabe“, „Pressemitteilung Übersetzung“ und „Pressemitteilung Versand“. Alle diese Aufgaben kann ich der jeweils zuständigen Person zuweisen, die wiederum die Aufgabe einer weiteren verantwortlichen Person zuweisen oder als erledigt markieren kann. Sind alle Unteraufgaben erledigt, kann die Aufgabe dann gesammelt als erledigt markiert werden und verschwindet aus der To do-Liste. Auf den Punkt „Fristen einhalten“ zahlt die Datumsfunktion bei Asana ein. Hier legt man für jede Aufgabe ein Fristdatum fest, bis wann diese erledigt sein muss. Außerdem gibt es bei allen Aufgaben sowohl ein Beschreibungsfeld als auch eine Kommentarfunktion und man kann bestimmten Aufgaben oder Projekten folgen, um immer auf dem neuesten Stand zu sein. Passiert dort etwas oder ist eine meiner Aufgaben fällig, landet die Info in meiner Inbox. Wer möchte, kann sich auch Benachrichtigungen per Mail schicken lassen. Bei sehr umfangreichen Projekten würde ich aber wegen der E-Mail-Flut davon abraten.

Pro

  • Mit Asana ist es fast unmöglich den Überblick über ein Projekt zu verlieren
  • Ganz nach dem Prinzip von agilem Arbeiten ist Asana sehr transparent (alle Projektteilnehmer können zur selben Zeit über alle Informationen verfügen)
  • Asana verbindet sehr große Teams, egal wo sie arbeiten, aus welchen Bereichen sie kommen und wie viele Dienstleister beteiligt sind
  • Ermutigt dazu Projekte in kleinere Aufgaben aufzuteilen und gemeinsam daran zu arbeiten
  • Nach Einarbeitung sehr einfache Handhabung
  • Erspart bei konsequenter Nutzung unnötige Schleifen in der Kommunikation

Contra

  • Keine Messaging-Funktion, man ist daher auf weitere Tools wie z.B. Slack oder E-Mail angewiesen
  • Gefahr des Weiterdelegierens an andere Team-Mitglieder
  • Jeder kann Aufgaben als erledigt markieren oder Beschreibungstexte ändern; das kann zu Fehlern führen
  • Für kleine Projekte zu großer administrativer Aufwand
  • Mitglieder müssen sich an klare Kommunikationsregeln halten und das Tool konsequent nutzen
  • Keine Kontrolle durch z.B. Lesebestätigung, ob das Gegenüber die Aufgabe zugewiesene Aufgabe auf dem Schirm hat

Mein Fazit zu Asana

Gleichstand bei Pro und Contra! Dennoch überwiegen aus meiner Sicht die Pro-Argumente. Asana ist einfach praktisch, und ich bin begeistert von der Transparenz, die es gerade mir als Agenturmitarbeiterin und damit Dienstleisterin ermöglicht einen Überblick zu bekommen, was beim Kunden gerade passiert und welche Projekte gerade anstehen oder in der nächsten Zeit auf mich zukommen werden. Wer ein großes Projekt vor sich hat, der sollte auf jeden Fall auf die Funktionen des Tools zugreifen und sich damit unnötigen Organisationsaufwand ersparen. Was Asana aber dennoch nicht kann? Die interne Kommunikation ersetzen. Es kann sie bestenfalls unterstützen.

Hey!

Mein Name ist Tea Crnković, ich klopfe allmählich an die dirty thirty an und bin gebürtige Kroatin (bei uns ist die minimale Verwendung an Vokalen Gang und Gäbe 😉 ). Wie Goethe bereits schrieb und scheinbar wusste: Zwei Seelen wohnen – ach! in ihrer Brust: eine deutsche und eine kroatische. Kritisch wird es bei internationalen Länderspielen, aber das ist eine andere Geschichte.

Aufgewachsen in der mittelhessischen Oranienstadt,  hat es mich nach dem Abitur zum Freiwilligen Sozialen Jahr nach München verschlagen. An der LMU stürzte ich mich ins Abenteuer Gymnasiales Lehramt für Germanistik und Geschichte. Diese Beziehung war nicht von Dauer, daher entschied ich mich für das Studium der romanischen Sprachwissenschaft. Wenn wir nicht auf Deutsch miteinander sprechen können, so hätte ich noch vier weitere Sprachen in petto. Ansonsten finde ich immer einen Weg, um zu kommunizieren.

Nach dem Studium verschlug es mich erstmal in den Eventbereich. Dort merkte ich schnell, dass sich meine Begeisterung für die PR und Öffentlichkeitsarbeit nicht mehr unterdrücken ließ. Während ich das World Wide Web nach ansprechenden Agenturen akribisch durchforstet habe, bin ich auf cocodibu gestoßen. Weil die Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft schon längst in unserem Alltag angekommen ist, empfand ich diesen Bereich als brandaktuell und zukunftsorientiert. Also habe ich mich kurzerhand bei cocodibu als PR-Volontärin beworben.

Und schon sind wir hier: Seit September bin ich die neue Volontärin bei cocodibu. Ich freue mich auf eine spannende und abwechslungsreiche Zeit! Wir werden uns mit Sicherheit das ein oder andere Mal auf unserem Blog begegnen. In diesem Sinne: Krk (Insel in nördl. Adria), vrt (Garten) und smrt (Tod) gehören nicht zu Ausdrücken einer unvollendeten Comicsprache, sondern sind bei uns in Kroatien alltäglich verwendete Substantive.

Wer arbeitet im Jahr 2018 noch nine to five? Wohl nur noch die wenigsten. Gut, dass es Kollaboration-Tools gibt, die das gemeinsame Arbeiten mit Projektpartnern und Kunden – die zu verschiedenen Zeiten an unterschiedlichen Orten arbeiten – möglich macht.

Christiane hat uns in unserer neuen Reihe schon das Tool Google Drive vorgestellt. Ich führe euch heute in die Irrungen und Wirrungen des Gruppenchats namens Microsoft Teams ein, das vom größten Software-Hersteller weltweit speziell für virtuell vernetzte Teams entwickelt wurde.

Die Plattform, die auf den ersten Blick dem Chat-Portal Knuddels ähnelt, bietet neben klassischen Gruppen- und Einzelgesprächen auch die Möglichkeit, Anhänge hochzuladen. Das ist natürlich noch nicht alles – hier kommen meine drei Pros und Kons:

Pro Microsoft Teams

  • Praktisch: Jeder, der sich in einer „Besprechung“ befindet, kann dort Dateien direkt hochladen und mit allen anderen Teilnehmern teilen und nachbearbeiten.
  • Kompatibel: Das Tool kann Social Media-Kanäle wie Twitter anzeigen.
  • Und für alle, die unterwegs sind: Microsoft Teams gibt es selbstverständlich auch als App.

Kontra Microsoft Teams

  • Sehr schade: Über die App können weder Sprach- oder Videonachrichten versendet, noch Locations geteilt werden. Gerade Sprachnachrichten gehören in der heutigen Zeit dazu wie… äh, die Luft zum Atmen?
  • Kein Must Have, aber ein Nice to Have: Der Absender einer Nachricht erhält keine Lesebestätigung – weder in 1:1-Unterhaltungen noch in Gruppen-Chats.
  • Brandaktuell: Thema Datenschutz. Leider basiert dieser nicht auf der DSGVO, sondern auf US-Recht.

Mein Fazit

Microsoft Teams gehört sicherlich zu den beliebtesten zentralen Kommunikations-Hubs, nicht zuletzt, weil der Name Microsoft Vertrauen weckt. Jedenfalls ging es mir so, als ich zum ersten Mal von dem Tool hörte. Für virtuelle Teams, oder klassische Dienstleister-Kunden-Verhältnisse ist es hilfreich. Schnell ist der richtige Ansprechpartner erreicht, der sich durch seinen für alle sichtbaren Status auch nicht „verstecken“ kann. Doch die großen Mankos des Hubs sind der Datenschutz und die doch noch nicht dem Zeitalter angemessene App. Da bleibt zu überlegen, wie wichtig einem in der Microsoft Cloud gespeicherte Verläufe und WhatsApp-ähnliche Funktionen wirklich sind.

Erfahrene DMEXCO-Besucher wissen: In der Woche nach der Kongressmesse ist traditionell Luftholen und Durchschnaufen angesagt. Und natürlich die persönlichen DMEXCO-Rückblicke. Davon gab es in diesem Jahr ein paar sehr erfreuliche, beispielsweise bei der Internetworld, der Horizont oder bei The Drum, was uns als verantwortliche PR-Agentur der DMEXCO natürlich besonders freut.   

Wir wollen euch an dieser Stelle nicht den x-ten Messerückblick geben: „Puh, ein anstrengender Tag geht zu Ende“ – auch wenn die Tage echt anstrengend waren. Nein, wir haben uns einmal umgehört, was die „angrenzenden Dienstleister“, also Taxifahrer und Fotografen, so über das Highlight im Event-Kalender der Digitalbranche denken. Und natürlich wollt ihr wissen, warum Kollegin Ann-Katrin fast mit Nico Rosberg Taxi gefahren wäre.

Wenn man wissen will, was eine Stadt von einer Messe denkt, dann fragt man den Taxifahrer. Das funktioniert in München, in Berlin und natürlich auch in Köln. Unser Taxler, der uns vom Flughafen ins Burns fair & more Hotel brachte, war schwer begeistert, dass rund um die DMEXCO so viele Partys stattfinden. Dadurch bekomme er nämlich nachts immer ganz viele Aufträge. Sein Fazit: „DMEXCO, beste Messe, die isch kenne!“  

Dass die Digitalmarketing-Branche zu feiern weiss, bestätigte uns das Fotografen-Team, das auf der Koelnmesse im Einsatz war. Ihr Fazit: “Bei der DMEXCO wird am meisten getrunken.” Man habe schon um 17 Uhr zahlreiche Messebesucher bei Standpartys mit Bier in der Hand gesehen. Und mit Margheritas. Und Gin Tonic. Da könnten die Jungspunde von der Gamescom lange nicht mithalten!

Ob die Digitalbranche das mit dem Feiern tatsächlich so gut drauf hat, wollten wir natürlich selbst einmal testen. Auftakt war das VIP-Opening am Vorabend des ersten Messetages. Hier war die Stimmung der Digi-Marketer noch eher verhalten, der Rahmen in der Kölner Flora aber sehr beeindruckend. Unser Highlight: die Candy-Bar, die die anschließende Nacht im Hotel wirklich versüßte.


Das DMEXCO VIP-Opening ließ Naschkatzen-Herzen höher schlagen.

Einen Tag später, am Abend des ersten Messetages, hatte sich die Community schon warmgelaufen. Das richtige Feier-Event, die offizielle DMEXCO-Party in der Wolkenburg, wartete. Mit „I love Engtanz“ hatten die Organisatoren der DMEXCO ein erfolgreiches Berliner Partyformat nach Köln geholt, das dafür gesorgt hat, dass die Party schon Tage im Voraus ausverkauft war. Zu recht! Auch wenn das Motto für ein Business-Event erst einmal komisch anmutet, waren die Location, das Essen, die Getränke, die Deko mit roten Luftballons und Konfetti und natürlich die Musik großartig. Von Britney Spears über die Backstreet Boys bis hin zu Justin Timberlake war alles dabei, was Millenials auswendig mitsingen können. Unsere Befürchtung, mit fremden Menschen eng tanzen zu müssen, hat sich dabei nicht bewahrheitet. Dafür haben wir „Mr. Supergeil“ Friedrich Liechtenstein getroffen, der sich freundlicherweise für Selfies zur Verfügung gestellt hat. Unser Fazit: Ja, feiern können sie wirklich, diese Digital-Marketer!


Ein supergeiles Team: Presse-Team, Social Media-Team und Friedrich Liechtenstein.

Eigentlich waren wir aber nur am Rande zum Feiern da. Als Pressestelle der DMEXCO gehörten natürlich auch jede Menge Interviews zu unserem Job. Am zweiten Messetag wurde der ehemalige Formel 1-Champion Nico Rosberg des öfteren im Pressezentrum gesichtet. Da ließ sich ein Selfie mit unserer Kollegin Ann-Katrin und Michaela aus dem Social Team fast nicht vermeiden. Fast wäre Ann-Katrin mit Nico auch noch im Taxi zum Flughafen gefahren, nur leider leider wurde der Podcast von Alex Wunschel dann doch vor Ort produziert .


Michaela, Nico, Ann-Katrin


Danach haben wir mit Thomas Koch alias Ufomedia und DMEXCO Chief Advisor Dominik Matyka  noch eine flüssige Friedenspfeife geraucht.

Neben dem Verfassen der Echtzeit-Pressemitteilungen haben wir natürlich auch jede Menge Presseanfragen in Köln beantwortet. Aber nicht nur. Man wird auch mit zahlreichen organisatorischen Anfragen im Pressezentrum konfrontiert – ob das nun ein Anruf vom anderen Ende der Messe mit der Frage nach Mülltüten ist oder die nach dem Ort, wo die Speaker verkabelt werden (na hinter der Bühne natürlich!) oder wo der nächste Apple Store sei. Kein Problem! Das iPhone reparierten wir mal eben schnell selbst. Unser absolutes Highlight aber war der Besuch einer Hostess in unserem Büro und ihre Frage: „Da vorne steht ein Mann mit Würstchen. Wo sollen die hin?“ Tja, da war selbst die PR sprachlos. Ansonsten hat der Kölner Taxifahrer total Recht gehabt: „DMEXCO, beste Messe!“

Hier das Gruppenbild einer erschöpften, aber glücklichen DMEXCO-Mannschaft.


@Koelnmesse/Max Hampel

Abschlussbild mit Philipp (graues Sakko), Dominik (rosa Sakko) und Christoph (schwarzer Anzug) und (fast) allen anderen (es fehlt Verena, die zeitgleich die PM im Pressezentrum verschickte) aus dem DMEXCO-Team 2018.

 

@Koelnmesse/Max Hampel

Nie war mehr Lametta: Thank you all and see you in 2019!

In unserer Rubrik “Endlich Wochenende” gewähren uns Geschäftsleute aus Wirtschaft und Medien einen kurzen Einblick in ihre Wochenendplanung. Heute verrät uns Christian Geyer, CEO von Nano Interactive dem führenden Anbieter für Search Intent Targeting in Europa, was er am Samstag und Sonntag so vorhat.

Christian Geyer, CEO von Nano Interactive

1.) Wann beginnt heute für Sie der Feierabend?
Spätestens um 18 Uhr, wenn ich die letzten Kollegen aus dem Büro gescheucht habe.

2.) Was ist üblicherweise Ihre letzte Tätigkeit, bevor Sie den Computer runterfahren?
Eine Runde Dart mit unserem COO, Johann Herrmann – schließlich muss ich meinen Titel verteidigen. Anschließend noch einmal kurz Emails checken und dann ab ins Wochenende.

3.) Nehmen Sie Arbeit mit ins Wochenende? Wenn ja: Was?
Eigentlich gehört das Wochenende meiner Familie. Manchmal lässt sich das aber nicht ganz vermeiden, wenn am Montag ein wichtiger Termin ansteht.

4.) Schalten Sie Ihr Handy am Wochenende ab oder sind Sie always on?
Always on. Ich checke auch am Wochenende regelmäßig meine Emails.

5.) Apropos abschalten: Wie können Sie am besten entspannen, wenn Sie heute Abend nach Hause kommen?
Bei einer Partie Golf. Wenn man die Gedanken an die Arbeit dort mit auf die Runde nimmt, endet das meist desaströs.

6.) Mit wem werden Sie dieses Wochenende verbringen?
Mit meiner Familie, ganz klar.

7.) Reden Sie mit Ihrem Partner/Freundeskreis am Wochenende üblicherweise über Ihren Job?
50 Prozent unserer Zeit verbringen wir heute mit Arbeit. Da ist es nur logisch, dass sie sich auch im privaten Gespräch nicht immer heraushalten lässt.

8.) Worauf freuen Sie sich dieses Wochenende am meisten?
Auf’s Ausschlafen!

9.) Gibt es ein Ritual, das Sie üblicherweise jedes Wochenende begehen (zum Beispiel das samstägliche Autowaschen)?
Im Sommer ein bisschen Gartenarbeit, im Winter ein Skitag mit meinen Kindern.

10.) Gibt es eine Marotte an Ihnen, die Ihren Partner/Ihre Familie am Wochenende regelmäßig auf die Palme bringt?
Ich bin der beste Handwerker der Welt und repariere immer alles erst einmal selbst. Meine Familie sieht das leider manchmal anders.

11.) Was machen Sie am Wochenende, von dem Ihre Kollegen/Ihr Team sagen, würde/n: Donnerwetter, das hätte ich jetzt nicht erwartet?
Heimwerken – mit allem Drum und Dran

12.) Jogginghose oder Designer-Klamotten: Was ist am Wochenende Ihr Lieblingskleidungsstück?
So wie unter der Woche: Jeans & T-Shirt

13.) Stichwort Indoor-Aktivitäten: Welche Musik werden Sie dieses Wochenende auf jeden Fall hören, welche TV-Sendung sehen und welches Buch bzw. welche Zeitung/Zeitschrift werden Sie lesen?
Ich bin ja leidenschaftlicher Binge-Watcher. Aktuell hänge ich bei „Sneaky Pete“ Staffel 2. Danach wartet die 4. Staffel von „Better Call Saul“.

14.) Stichwort Outdoor-Aktivitäten: Welchen Berg werden Sie dieses Wochenende besteigen, welchen Marathon laufen und welches Theaterstück/Konzert bzw. welchen Kinofilm werden Sie besuchen?
Berge sind mir zu hoch und ein Marathon zu weit. Deshalb setze ich mich am Wochenende lieber ins Kino und schaue „Mission Impossible 6“.

15.) Freuen Sie sich schon auf Montag?
Nein 😉

Ok, als PR-Agentur der DMEXCO sind wir natürlich auch ein bißchen befangen. Aber auch unabhängig von unserem Job finden wir die Kunstwerke von Albrecht Behmel wirklich cool. Dass der Künstler jetzt das Motto der #DMEXCO18 „Take C.A.R.E.“ in seine typische Optik umgesetzt hat, ist ein Genuss.  Jeder der vier Buchstaben ist Teil des  Gemäldes und mit einem Blockchain-Zertifikat versehen. Die Werke werden auch auf der DMEXCO 2018 ausgestellt. Und ein Original wird sogar im Rahmen einer Social Media-Challenge vergeben.

Diese Chance wollten wir uns nicht entgehen lassen und haben im Team gemalt, was die Buntstifte hergaben. Hier kommt unser cocodibu-Video (danke Anh und Martin) für die Blockchain Originals-Challenge (im Hochformat, weil es eine Insta-Challenge ist):

Drückt uns die Daumen, vielleicht hängt ein Original-Behmel ja nach der DMEXCO bei uns im Konfi.

Er hat einen Kopf, zwei Arme, zwei Beine und wenn man ihm ein Küsschen gibt, dann wird er rot. Nein, es geht nicht um meinen neuen Freund, sondern um Roboy, einen humanoiden Roboter. Ich hatte das Vergnügen, ihn bei der Quantcast Nova, einer eintägigen KI-Konferenz unseres Kunden Quantcast, zu interviewen. Science-Fiction-Filme wie „I, Robot“ und „Ex Machina“ schaue ich wirklich gerne, aber als ich diesem menschlich wirkenden Wesen dann tatsächlich gegenüberstand, ist mir doch etwas mulmig geworden. Er und sein „Chef“ Rafael Hostettler von der TU München haben mir aber sehr freundlich alle meine Fragen beantwortet.

Roboy im Interview

Was ich an mir und auch an den anderen Besuchern beobachten konnte: Obwohl Roboys Schaltkreise sichtbar sind und er augenscheinlich kein Mensch ist, nimmt man ihn trotzdem als Lebewesen wahr, findet ihn sympathisch und agiert mit ihm wie mit einer Person. So war er dann auch der beliebteste Selfie-Partner an diesem Nachmittag.

„It was such an amazing event here at Quantcast. I loved every second of it!”

https://vimeo.com/274446337

Roboy ist ein Forschungsprojekt rund um den menschlichen Körper, das 2013 gemeinsam von Studenten und Doktoranden der TU München, Forschern, Unternehmen und Künstlern ins Leben gerufen wurde. Die Studenten sollen sich dabei genauer mit dem menschlichen Körper auseinandersetzen und Wege finden, ihn mit all seinen Muskeln und Sehnen nachzubilden. Denn es ist immer noch nicht möglich, Maschinen zu bauen, die sich so gut bewegen können wie der Mensch. Die größte Herausforderung dabei ist die interdisziplinäre Aufgabenstellung: Mechanik, Mechatronik, Elektronik, Steuerungsalgorithmen und die Programmierung eines kognitiven System müssen zusammenspielen, um einen funktionierenden Roboter zu bauen. Um die Bewegungen zu lernen, aber auch für das Sprachsystem kommt dabei künstliche Intelligenz zum Einsatz. Zum Beispiel anhand von Filmdialogen kann Roboy lernen, wie Interaktion funktioniert.

Seit Beginn des Projekts sind bereits mehrere Modelle des Roboy entstanden – immer mit dem Ziel, den menschlichen Körper und seine Funktionen so gut wie möglich nachzuempfinden. Ein festes Team aus Doktoranden führt dabei jedes Semester neue Studenten der TU in die Tiefen der Robotik ein und gemeinsam entwickeln sie den Roboy weiter.

Ein sehr spannendes Projekt. Ich bin sehr gespannt, ob ich irgendwann das Vergnügen haben werde, auch ein „Rogirl“ interviewen zu dürfen!

Mehr über Roboy gibt es auf https://roboy.org/

Stefan hatte es hier bereits angekündigt: Viele Projektmanagement- und Kollaborations-Tools buhlen gerade um unsere Aufmerksamkeit. Beinahe jeder unserer Kunden hat bereits DAS Tool entdeckt. Zeit, etwas Licht ins Dunkel des Tools-Dschungels zu bringen. „Speicher den Text doch als Google Doc, dann können alle ihre Änderungen einfügen.“ ist die moderne Variante von „Viele Köche verderben den Brei“. In unserer Reihe zu Kollaborations-Tools beginnen wir mit dem Praxis-Check von Google Drive. Fangen wir ganz vorne an: Heißt es jetzt Google Drive, Google Docs, Google Sheets? Bei der Benennung des Cloud Computing Tools herrscht im alltäglichen Büro-Sprachgebrauch oft Unklarheit. Daher hier einmal aufgeschlüsselt:

Google Drive ist der Filehosting-Dienst von Google. Das heißt, hier kann man Dateien und Dokumente in der Cloud speichern und für andere Nutzer zugänglich machen. Das können alle möglichen Dateiformate (auch JPGs und PDFs) sein, aber hauptsächlich werden Google Docs, Sheets und Slides genutzt. Man kann – wie auch in Windows oder Mac – in Google Drive Ordner anlegen und die Dateien so verwalten. Um Google Drive zu nutzen, muss man sich mit einem Google-Konto anmelden.

Erstellt man einen Ordner oder ein Dokument und möchte es mit anderen teilen, kann man einstellen, ob es komplett öffentlich sein soll (dann wird es in die Google-Suche mit einbezogen), ob nur Leute mit dem direkten Link Zugriff haben dürfen und ob sie das Dokument nur lesen oder auch bearbeiten dürfen.

Google Docs ist das in Google Drive enthaltene Textverarbeitungsprogramm und entspricht einer abgespeckten Version von Microsoft Word. An einem Text in Google Docs können beispielsweise mehrere Leute gleichzeitig ihre Korrekturen und Kommentare einfügen.

Google Sheets ist das Microsoft Excel-Pendant für die Tabellenkalkulation, ebenfalls nicht mit dem ganzen Funktionsumfang – vor allem, was das Formatieren von Tabellen angeht.

Daneben gibt es noch Google Slides für die Präsentationserstellung sowie Google Forms, mit dem man Fragebögen erstellen kann.

Pro

  • Google Drive ist kostenlos und man muss nichts installieren.
  • Es macht Abstimmungen und Freigaben mit mehr als zwei Personen einfacher.
  • Änderungen sind in Echtzeit einsehbar – man muss nicht warten, bis jemand das Dokument zurückgeschickt hat.
  • Wer sich mit den Microsoft Office Programmen auskennt, kommt automatisch auch mit den Google-Pendants klar.

Contra

  • Es ist kostenlos – wir bezahlen also mit unseren Daten. Sollte man Unternehmensdaten wirklich Google zur freien Verfügung bereitstellen? Nur mal so gefragt…
  • Sorgloser Umgang: Hat man Dokumente einmal für jemanden freigegeben, denkt so gut wie niemand daran, die Freigabe zu ändern, wenn man die Zusammenarbeit beendet.
  • Es wird schnell zur Linkschleuder. „Kannst du mir nochmal den Link zum Statusreport von Kunde X schicken?“ ist ein häufig gehörter Satz bei uns. Klar, man kann sich auch bei Google einloggen, auf Google Drive gehen und aus den ganzen freigegebenen Dateien die richtige auswählen. Macht man aber irgendwie nicht.
  • Wer kennt es nicht. Entspricht die Google-Mail-Adresse nicht der normalen Firmenadresse, steht man oft vor dieser Meldung und muss beim Ersteller des Dokuments den Zugriff anfragen und warten…

Fazit

Google Drive, Docs und Sheets sind tolle Tools, um schnell und einfach mit anderen Texte, Tabellen und Dokumente zu teilen. Vor allem für Agenturen sind sie super geeignet, um Dinge für Kunden zugänglich zu machen – besonders wenn es auf Kundenseite mehrere Personen gibt, die ein Dokument abstimmen und freigeben müssen. Mit den ganzen Links und Freigaben, die per E-Mail verschickt werden, kann es in Sachen Praktikabilität jedoch schnell unübersichtlich werden. Ein gänzlicher Verzicht auf die gute alte E-Mail ist mit diesem Tool also nicht möglich.

Mensch liest Comic

Heute mal kein „Asterix und Obelix“ – sondern Big Data.

Liebe Leser unseres cocodibu-Blogs, könnt ihr das Wort DSGVO noch hören? Wir nicht. Deshalb werde ich – obwohl das in diesem Fall sehr naheliegt – nicht mit der Datenschutzgrundverordnung einsteigen. Wir alle haben sie gefürchtet, auf den großen Wirbelsturm aus Abmahnungen gewartet, uns am „Geteiltes Leid ist halbes Leid“-Lagefeuer gewärmt und uns Geschichten erzählt, wie schön das Leben vor dem 25. Mai 2018 war. Wir haben die Thematik also gründlich durchgekaut.

Aus User-Sicht wird jedoch eines immer wichtiger: eine höhere Sensibilität im Umgang mit den eigenen Daten. Alles rund um dieses Thema beschreibt der Comic „Big Data – Das Ende der Privatheit?“  (erschienen 2017 bei Jacoby & Stuart) sehr anschaulich. Hinter der Geschichte steckt Michael Keller, als Journalist ein alter Hase bei den Themen Technologie und Privatheit, für die entsprechende visuelle Aufarbeitung sorgte Josh Neufeld, Zeichner und Comic-Profi. Im Comic begeben sich die beiden auf eine Reise durch die Gegenwart – aber vor allem auch die Zukunft. Welche Daten geben wir heute schon ganz leichtfertig ab und sind wir uns dessen bewusst? Welche Daten werden wir in ein paar Jahren bereits preisgeben und wie einfach wird es sein, uns dazu zu bewegen? Die Antworten lauten: sehr viele, nein, noch viel mehr und noch viel einfacher. So zumindest, der Eindruck der beim Lesen entsteht.

Man will doch nur dazugehören

Natürlich muss man fairerweise sagen, dass der Comic hauptsächlich ein Spiegelbild der amerikanischen Gesellschaft ist – dort nimmt der Datenhandel noch viel größere Ausmaße an – vor allem, weil es in den USA eben nicht wirklich gesetzliche Einschränkungen gibt. Da die meisten amerikanischen Player – siehe Google, Facebook und Co. – aber den europäischen Markt schon längst okkupiert haben, ist es umso wichtiger, aufzuzeigen, wohin das führen kann. Ob uns dann weitere Gesetze schützen können bleibt fraglich, schließlich geben wir alle unsere Daten viel zu leichtfertig und gerne her, wenn wir etwas dafür bekommen. Ein gutes Beispiel dafür ist Facebook: Datenskandale hin oder her, mit ungefähr 26 Millionen Usern ist immer noch rund jeder vierte Deutsche Facebook-Mitglied. Dafür haben Keller und Neufeld eine ganz einfache Erklärung: Wir wollen dazugehören. Je mehr Freunde auf der Plattform unterwegs sind, desto niedriger auch die Motivation sich abzumelden. Wir sind eben keine Einzelgänger.

Letzte Rettung Daten-Börse?

Vor allem zeigt der Comic unsere eigene Zerrissenheit, wenn es um das Thema Daten geht. Dass wir uns nicht gläsern machen sollten, wissen wir alle. Dass im Bekannten- und Freundeskreis beinahe wöchentlich Profile kopiert und für dubiose Zwecke eingesetzt werden auch. Dennoch nehmen Amerikaner beispielsweise in Kauf, dass Autoversicherungen über ein halbes Jahr hinweg ihren Fahrstil checken, wenn sie dann entsprechend eine billigere Versicherungspolice bekommen. Aber wer sagt uns, dass dieses Tauschgeschäft überhaupt fair ist? Die logische Konsequenz müsste eigentlich sein, dass wir bald an einer Datenbörse handeln. Du möchtest mein Zahnputzverhalten wissen? Kein Problem, diese Information wird derzeit für 10 USD gehandelt.

Man merkt, der Comic „Big Data – Das Ende der Privatheit?“ bringt zum Nachdenken. Seit dem Lesen habe ich aber sicher schon wieder die ein oder anderen Nutzungsbedingungen einfach heruntergescrollt und abgehakt. So ist das eben. Viel Spaß beim Lesen!

von

Immer mehr Pressemitteilungen, immer weniger Zeit. Unsere Journalisten-Kollegen in den Redaktionen haben es echt nicht leicht – und daher wird es auch für uns immer schwieriger, mit den Themen und Texten unserer Kunden an sie heranzukommen. Schließlich gehört es sich ja auch nicht, ständig wegen jeder Pressemitteilung jeden anzurufen. Wir bei cocodibu lassen uns aber von den kleinen Komplikationen des Alltags natürlich nicht gleich aus der Ruhe bringen und haben ein paar innovative (und nicht ganz ernstzunehmende) Ansätze für Undercover-PR entwickelt.

Noelles Tipp: Atemlos durch die Redaktion
Hattet ihr schon mal einen Ohrwurm von Helene Fischer? Dann wisst ihr sicher auch, wie schwierig es ist, die simpel klingenden Reime wieder aus dem Kopf zu bekommen – ganz egal, wie groß die Abneigung gegenüber deutscher Schlagermusik auch ist. In einer scheinbaren Endlosschleife hängen die Songs in unseren Hirnwindungen fest und graben sich tief darin ein wie ein Parasit, damit wir sie auch ja nicht wieder vergessen. Und genau diesen Automatismus sollte sich die PR endlich zunutze machen. Dank subtil übermittelter Pressemitteilungen im 4/4-Takt lässt sich sicherstellen, dass keiner der angesprochenen Redakteure den Inhalt wieder vergisst. Und mehr noch: Sie werden Etatmeldungen und Studienergebnisse klatschend und auf einer Bierbank stehend mitgrölen können – ob sie wollen oder nicht. Künftig also von uns – die gesungene PM als Audiodatei. Garantiert ein Ohrwurm.

Verenas Tipp: Der beste Freund des Journalisten
Die 90er hatten das „Herzblatt“, heute haben wir den „Bachelor“. Wer sein Privatleben nicht durch die Waschmaschine des Trash-TV gedreht haben möchte und trotzdem auf der Suche nach einer besseren Hälfte ist, der setzt auf Hund. Hunde sind Parship auf vier Beinen. Hunde machen locker und bieten so viel Unterhaltungspotential, dass sogar der letzte Wortmuffel ganz gesprächig wird. In Sachen flauschig sind wir gut ausgestattet: Der Prozentanteil der Mitarbeiterinnen mit Vierbeiner: liegt nämlich bei fast 37 Prozent. Diese Ressource spannen wir dann auch gerne mal für unsere Zwecke ein: Wissen wir von einem Journalisten mit Hundeaffinität, dann schnappen wir uns einfach die Leine, ziehen gelassen unsere Runden um den Block der Redaktion und wenn wir dann zufälligerweise den Weg des auserwählten Journalisten kreuzen, dann lassen wir unsere Partner mit der kalten Schnauze quasi den Rest machen. Wer da nicht dahinschmilzt und sein Herz für jegliche Art von Interviews und Gastbeiträgen öffnet, der wird es wohl nie tun. Oder könntet ihr diesem Blick widerstehen?

Verenas 2. Tipp: Der Gecko
Geckos sind faszinierende Tierchen. Sie bewegen sich an Wänden und Decken als wäre die Schwerkraft nur ein Gerücht. Der nächste Platzierungstipp kommt womöglich aus dem Bereich „Bitte nicht nachmachen!“/illegal. Vorenthalten möchten wir ihn trotzdem nicht. Schon mal in der Mittagspause probiert, wenn die Redaktionen wie leergefegt sind, weil alle bei Chai-Latte und Currywurst in der Kantine sitzen, die Wand des Verlagsgebäudes zu erklimmen, durchs Fenster einzusteigen, sich einen Platz zu schnappen und mal eben die eigene Pressemitteilung ins Redaktionssystem einzupflegen? Wir auch nicht, die Vorstellung finden wir aber trotzdem sehr verlockend.

Ann-Katrins Tipp: Schnitzel mag jeder
Das Telefon klingelt und die PR-Agentur möchte mal wieder etwas „anbieten“ – die heißgeliebte Pressemitteilung. Diese lästige Textform ist nicht unbedingt das, worüber sich der Journalist am anderen Ende des Telefonkabels freut. Doch trotzdem machen die News, die es regelmäßig zu verkündigen gibt, abhängig. Aber vor allem dann, wenn man sie – spannungssteigernd – in kleine Häppchen verpackt. Ihr wisst schon: Ein bisschen wie Mark Felt in Watergate eben. Wir nutzen also die Neugierde der Journalisten und füttern sie wohldosiert mit Informationen – so wie bei einer Schnitzeljagd – bis sie schlussendlich die gesamte Mitteilung (das frische Schnitzel bespickt mit guten „Zutaten“) voller Erwartung und Vorfreude übermittelt bekommen. Wer kann da noch widerstehen?

Lys Tipp: Lasst Blumen sprechen
Blumen sprechen eine ganz besondere Sprache. Daher lautet unser Credo: „Sagt es mit Blumen!“ Und zwar nicht nur am Valentinstag, Muttertag oder zum Geburtstag. Denn jeder Mensch freut sich über einen unerwarteten kleinen Blumengruß ins Büro. Wieso nutzen wir diese Tatsache also nicht, um sowohl den Journalisten, als auch uns eine kleine Freude zu machen? Denn natürlich ist das alles nicht ganz so uneigennützig und geteilte Freude ist doppelte Freude. Was genau damit gemeint ist? Jeder weiß, dass zu einem ordentlichen Blumenstrauß auch eine Grußkarte gehört. Wie wäre es also, wenn unsere Freunde aus der schreibenden Zunft, anstatt einer Grußkarte eine PM vorfinden würden? So ganz zufällig natürlich…Es gab bestimmt noch keine so charmante Art, eine PM zu platzieren.

Anhs Tipp: Ice Ice Baby
Seit Wochen hat die Hitzewelle Deutschland fest im Griff. Wer kann, liegt entspannt am See und genießt den heißen Sommer an einem schattigen Plätzchen. Für den Rest der Republik heißt es bereits vormittags schwitzen am Arbeitsplatz. Also was tun, um cool zu bleiben? Die Lösung: Abkühlung durch ein Eis! Und genau dort soll angesetzt werden. Man mietet sich einen Eiswagen und fährt damit zu den Zielredaktionen. In der sengenden Hitze der Mittagssonne fiebern die Redakteure dem langersehnten Eintreffen des Eiswagens entgegen, der durch seinen nostalgischen Sound das Ende ihres Hitzeleids einläutet. Um jetzt ein erfrischendes Eis zu ergattern, würden sie alles tun. Genau der perfekte Zeitpunkt, um seine Message an den Mann bzw. die Frau zu bringen! Denn wer nimmt nicht dankend einen Beitrag seines mobilen Retters in Not an?

Christianes Tipp: Der Plakatierer
Egal ob bei Vorträgen, in der Werbung oder beim Lernen: Schon früh lernen wir, dass sich wiederholende Dinge viel besser im Kopf bleiben als Fakten, die man nur ein einziges Mal gehört oder gesehen hat. Diesen Umstand kann man mit Hilfe von PR-Plakaten dafür nutzen, um bei Journalisten im Gedächtnis zu bleiben – denn wer hat schließlich gesagt, dass nur Politiker ihre Gesichter und schlechten Parolen auf Plakaten überall in der Stadt aufhängen dürfen? Besonders bei der Platzierung von Geschäftsführern als Experten in den einschlägigen Medien ist es von Vorteil, wenn die anvisierten Journalisten den Herrn oder die Dame schon einmal gesehen haben. So ein paar Plakate sind schnell online bestellt und los geht’s mit Klebeband und Tapetenkleister! Rund um die Verlagsgebäude wird dann plakatiert was das Zeug hält. Jede Wette: Beim nächsten Anruf wird nicht mehr nachgefragt, zu welchen Themen der Geschäftsführer von Firma Ypsilon etwas sagen kann.