Adieu To-Do-Listen und hallo Trello. Das Tool basiert auf der Kanban-Methode und ist praktisch nichts weiter, als eine digitale Aufgabenliste, bei der es darum geht, sich nicht nur allein, sondern auch im Team Überblick über alle anfallenden Tasks zu verschaffen. In der einfachsten Anwendung lassen sich Aufgaben auf einem Board in einer To-Do-Liste sammeln, bei Bearbeitung in die Doing-Spalte verschieben und schließlich nach Erledigung bei Done ablegen.

Doch auch umfangreiche Projekte mit mehreren Beteiligten eignen sich bestens für Trello. Ob die Verwaltung von Redaktionsplänen, Jahres- und Wochenübersichten oder generelle Prozesse und Workflows, alles lässt sich einfach und übersichtlich in Boards, Listen und Cards visualisieren. Man kann sich das Tool dann wie einen gut organisierten Aktenschrank vorstellen. Das Board ist in diesem Fall der Aktenschrank, die Listen sind die einzelnen Ordner und die Cards, die mit Einlegern voneinander getrennten Aufgaben.

Doch zusätzlich lässt sich auf den Cards noch festlegen, wer zuständig ist und bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Checklisten sowie die Kommentarfunktion sorgen dafür, dass sich jeder immer einen Überblick über den jeweiligen Projektstand verschaffen kann. Voraussetzung natürlich immer: Aktualität und Gewissenhaftigkeit. Aufgaben, Absprachen sowie Fortschritte müssen auch immer eingetragen sowie angepasst werden, ansonsten droht Kontrollverlust und Chaos.

Pro

  • Die Bedienung von Trello ist einfach, intuitiv, transparent und flexibel. Alle Daten werden zentral gespeichert und sind damit zu jeder Zeit für alle Beteiligte auf dem aktuellsten Stand.
  • Trello eignet sich sowohl für die Eigenorganisation (simple Wochen-To-Do-Listen) als auch komplexe Projekte mit großen Teams.
  • Trello ist sowohl als kostenlose als auch kostenpflichtige Version erhältlich. Selbst in der kostenlosen Variante lassen sich unbegrenzt Boards, Listen, Karten sowie Mitglieder anlegen und einbinden.  
  • Trello ermöglicht die Integration von weiteren Tools, wie beispielsweise Slack, Google Drive, Dropbox, MailChimp oder Survey Monkey. Einiges lässt sich allerdings erst in der kostenpflichtigen Version einbinden.
  • Daten lassen sich nicht löschen, nur archivieren. Ist eine Karte abgearbeitet, kann sie in das Archiv verschoben werden und ist jederzeit über die Suchfunktion wieder auffindbar. Kommen also nach Projektabschluss nochmal Fragen auf, lassen sich diese schnell beantworten.

Contra

  • Trello ermöglicht keine Real-Time-Kommunikation. Die Kommentarfunktion eignet sich nur für Anweisungen und Updates.
  • Die Daten lagern auf US-Servern und unterliegen damit nicht dem europäischen Datenschutz. Gerade bei sensiblen Daten ein nicht zu unterschätzendes Problem. Hier bietet sich MeisterTask an. Die Funktions- und Arbeitsweise entspricht Trello, allerdings befinden sich die Server des bayrischen Unternehmens in Frankfurt am Main.
  • Die Arbeit mit Trello erfordert von allen Beteiligten Disziplin, ihre Aufgaben und Projekte stets auf dem neuesten Stand zu halten. Ansonsten „verstauben“ die Karten und keiner fühlt sich für deren Bearbeitung zuständig bzw. der Projektüberblick geht verloren.
  • Auch die generelle Mitarbeit erfordert Disziplin. Aufgaben inklusive Deadlines können zwar einfach zugewiesen werden, doch fehlt die Feedbackmöglichkeit, ob der Betreffende diese auch übernimmt und bearbeitet.

Mein Fazit zu Trello

Das Pro überwiegt ganz eindeutig. Weg mit To-Do-Listen aus Papier, Verteilung von Zuständigkeiten auf Zuruf oder fragenden Gesichtern, wenn es um den aktuellen Projektstand geht. Innerhalb der Agentur ermöglicht Trello Projekttransparenz, verkürzt Abstimmungsschleifen und bietet einen Überblick zu Deadlines sowie Auslastungen und Kapazitäten der Beteiligten.

In der Zusammenarbeit mit einem Kunden würde ich allerdings auf Asana ausweichen. Asana bietet in diesem Vergleich deutlich mehr Funktionalitäten und lässt eine einfachere Darstellung von Projekten mit vielen Aufgaben und Unteraufgaben zu. Das bietet weit mehr Transparenz und Kleinteiligkeit der Projekte und Zuständigkeiten.

Dass ich aus dem tiefsten Sachsen komme, sorgt immer wieder für Verwunderung. Meist heißt es von meinem Gegenüber: „Das hört man aber gar nicht.“ Stimmt. Nur wenn ich fluche, kommt mein Dialekt zum Vorschein. Mein absolutes sächsisches Lieblingswort ist übrigens „Hitsche“. Wer weiß, was sich dahinter verbirgt, schreibt es gern in die Kommentare. Ich bin gespannt…

Von Freiberg aus führte es mich zuerst nach Dresden zum Studium, nach Leipzig in einen Verlag und schließlich über die Landesgrenzen hinaus in das Rhein-Main-Gebiet. Hier habe ich nicht nur fleißig versucht alle Vorurteile gegen Offenbach zu entkräften und Ebbelwoi lieben gelernt, sondern auch im PR-Bereich sowie im Marketing diverse Projekte und Kunden betreut – von Haushaltsgeräten über E-Commerce-Dienstleister hin zum Pharmabereich, Chemieindustrie und Edelmetallen.

Und warum jetzt cocodibu? Dafür gibt´s zwei Gründe. Einmal die Stadt an sich, nach München hat es mich der Liebe wegen hin verschlagen, und weil cocodibu nicht so ist, wie andere Agenturen. Das hat mich auch dazu gebracht sofort vom thailändischen Strand aus meine Bewerbung zu verschicken, als die Stellenausschreibung in meinem News-Feed aufgetaucht ist. Bei dem sympathischen Firmen- und Kundenprofil wollte ich keinen Moment zögern. Und gleich am Tag nach meiner Rückkehr saß ich mit Jetlag beim Bewerbungsgespräch und wusste danach sicher: „Hier will ich arbeiten!“

In unregelmäßigen Abständen laden wir uns Gäste für unser Montagsmeeting ein, um Einblicke in verschiedene Bereiche der digitalen Wirtschaft zu bekommen. Mit unserem letzten Gast hatten wir besonders Glück: Alexander Wunschel, einer der deutschen Podcast-Pioniere, gab uns die Ehre. 2005 begann Onkel Alex, wie er sich selbst auf Twitter nennt, in seinem Schlafzimmer, seinen ersten Podcast über die Welt des Marketings aufzuzeichnen – vier weitere Podcasts gab es zu der Zeit erst in Deutschland. Mit Eierkartons an der Wand, um Studioqualität zu erzeugen, rief Alex den „Blick über den Tellerand“ ins Leben. Seitdem sind über 300 Episoden  allein für diesen Podcast und über 750 insgesamt, 7,5 Millionen Downloads und unzählige Stunden Arbeit zusammengekommen. Seit Sommer 2018 ist Alex Wunschel zusammen mit Prof. Katja Nettesheim auch der Host des DMEXCO-Podcasts. Jede Menge Gründe also, mit ihm über das Thema Podcasting zu plaudern.

Alexander Wunschel, Podcast-Pionier, Podpimp und Co-Host des DMEXCO-Podcasts (Foto: Alex Wunschel)

 

Alex, wie beurteilst Du als Pionier die aktuelle Podcast-Szene. Hat sie sich in den vergangenen Jahren verändert? Und wenn ja, wie?

Alex Wunschel: Ja, auf jeden Fall. Ungefähr seit 2013 rückt der Podcast wieder mehr ins Bewusstsein der Nutzer. Die meisten User sind heute „always on“ und werden mit Informationen und Inhalten überflutet. Das Revival des Podcast ist eine Konsequenz daraus, dass die Nutzer nach Entschleunigung suchen: Sie ziehen quasi die Content-Notbremse, in dem sie sich „nur“ auf Hören konzentrieren. Die Zahl der Podcast-Hörer hat sich in den letzten sechs Jahren mehr als verdoppelt. Das Angebot aber auch. Deshalb setzt jetzt eine Selektion ein, bei der nur die wirklich guten Podcasts wirklich hohe Download-Zahlen erzielen können.

Diese Entwicklung gilt auch für Corporate Podcasts. Jedes Unternehmen, das etwas auf sich hält, startet seinen eigenen Audio-Kanal. Das führt zu einem Boom an Podcasts. Das wird Euch jetzt nicht wirklich überraschen:  Funktionieren kann das nur, wenn die Audio-Angebote gut gemacht sind. Akustisches Storytelling ist dabei besonders wichtig, aber auch der Mut, neue Formate auszuprobieren.

Welche Podcasts – außer den von Dir moderierten – kannst Du uns empfehlen und warum?

Alex Wunschel: Ich liebe episodische Formate. Momentan höre ich den Antenne Bayern-Podcast „Dunkle Heimat“. In mehreren Folgen untersucht ein Redakteur dort einen Mehrfachmord auf einem Hof im bayerischen Hinterkaifeck. Das Ganze ist zwar schon fast 100 Jahre her, beschäftigt aber immer noch eine Menge Menschen. Der Podcast fängt diese Stimmung wunderbar ein, der Redakteur ist vor Ort, spricht mit Einheimischen und Experten und lässt das Ganze zu einer akustischen Reise werden. Das hat Hörspiel-Charakter. Super finde ich außerdem Christian Bischof mit seinem Motivations-Podcast, weil er seine Themen in klare Botschaften pakt und diese packend wegmoderiert. Für unsere Branche will ich gerne auch den t3n– oder  OMR-Podcast erwähnen – super Interviewpartner, gute Themen.

Du als Interview-Profi: Wie zähmst oder motivierst Du Deine Gesprächspartner? Und wie sieht ein Wunschinterview-Partner für Dich aus?

Alex Wunschel: Mit den Gesprächspartnern ist es ganz unterschiedlich. Manche Menschen kann man einfach laufen lassen, andere muss man immer wieder einfangen. Eine klare Gesprächsführung anhand eines Leitfadens hilft sehr. Interviewen würde ich sehr gerne einmal Mirko Kaminski, den Chef der Agentur Achtung. Zu einen, weil er polarisiert und keine Hemmungen hat auch mal Klartext zu reden, zum anderen, weil er selbst konsequent Inhalte produziert. Das ist nicht selbstverständlich und ich  würde da gerne mal den Interviewer interviewen.

Wie ist das mit der Interaktion zwischen Dir und Deiner Community?

Alex Wunschel: Inzwischen bekommen wir Podcaster sehr harte Zahlen über das Verhalten unserer Hörer. Ich kann über die Download-Zahlen ganz genau sehen, wie groß meine Reichweite ist. Die Response-Rate, also das, was an Hörerresonanz im Endeffekt wirklich bei mir ankommt, liegt bei nur bei ein bis zwei Prozent. Bei anderen Podcasts ist das ähnlich. Ganz zu Anfang habe ich mir sogar noch Fotos meiner Hörer ausgedruckt und und um den Bildschirm meines Rechners geklebt, um zu visualisieren, für wen ich den Podcast mache – das Gefühl, ins Nichts zu moderieren ist nämlich sehr gewöhnungsbedürftig. Podcasts sollten allgemein darauf achten, die Hörer viel stärker einzubinden und Ihnen das Gefühl zu vermitteln, dass sie dabei sind. Wer nur im Broadcast-Modus sendet, wird es schwer haben, eine Community aufzubauen.  

Wir beschäftigen uns für viele unserer Kunden mit Marketing-Themen. Wie siehst Du den Podcast als Werbemedium?

Alex Wunschel: Jedes Medium wird früher oder später auch als Werbeträger entdeckt. Vermarkter haben schon gemerkt, dass im Podcast-Bereich mitunter große Reichweiten entstehen oder interessante Nischen-Zielgruppen erreicht  werden. Und Reichweite entspricht im Marketing nun einmal Mediawährung. Podcasts bieten dabei eine Kontaktfläche, die an Intimität fast nicht zu überbieten ist. Auch wenn die konkrete Werbewirkung des Trägermediums Podcast noch nicht so genau analysiert wurde, kann ich aus eigener Erfahrung jedoch sagen, dass die Hörer Audio-Inhalte viel intensiver wahrnehmen und sich besser erinnern. Und selbst Radiovermarkter wie die RMS vermarkten Podcasts inzwischen ja  professionell.  Je umfassender das Angebot an Inhalten und je größer die Reichweite, umso attraktiver werden Podcasts auch für Werbungtreibende.

Weihnachten ist nicht mehr weit, was wünscht du Dir für die Podcast-Szene 2019 in Deutschland?

Alex Wunschel: Mehr Empathie, mehr Mut, mehr Kreativität, mehr Authentizität. Bald hat Jeder Jeden zu Allem interviewt, und dann werden wir merken, dass es keine Grundrecht auf Aufmerksamkeit und Reichweite  gibt. Manch digital-akustische Umweltverschmutzung wird dann das Medium Podcast eher belasten als befruchten. Für begeisterte Zuhörer braucht es auch begeisternde Audio-Formate.

Danke für den Austausch: Team cocodibu mit Alex Wunschel (Mitte)

Diese Woche fanden in München die 32. Medientage statt. Für mich persönlich war es mindestens die 25. Ausgabe, die ich gerne und voller Motivation angegangen bin. Bei der Anfahrt mit dem eigenen PKW strandete man allerdings gleich mal auf einem geschotterten Außenparkplatz der Messe. Und dieser erste atmosphärische Eindruck setzte sich leider fort: Der Umzug innerhalb der Messe München ist den Medientagen  nicht wirklich gut bekommen.

Ja, die neue Halle ist hell, aber wenn in der Main Stage das Pfeifen des Windes (die Windstärke konnte ich nicht exakt bestimmmen und Jörg Kachelmann war nicht vor Ort) die Speaker überlagert, dann ist das ärgerlich. Das „alte“ ICM mag in die Jahre gekommen sein, aber was Flaggen, Flair und Entree betrifft, kann die neue Halle bei weitem nicht mithalten. Und ja, man merkt, dass das neue Orga-Team der Medientage vieles anders gemacht hat und dabei viele alten Zöpfe abgeschnitten hat. Statt Elefantenrunde gabs beispielsweise am allerersten Vormittag lockeren TV-Studio ähnlichen Smalltalk mit Klaas Heufer-Umlauf – mit deutlich mehr Dynamik, weil alle 20 Minuten die Speaker wechselten.  Und ja, es gab ein gutes Programm und auch deutlich mehr internationale Referenten. Die mussten aber leider allzu häufig vor leeren Sitzen performen.

Die neue „Main Stage“ der Medientage: Wo früher Medien-Elefanten Konzernsprech trompeteten, verdüsterte diesmal Keynote-Speaker Andrew Keen die Gemüter

Mein persönliches Highlight im Kongress war der Vortrag von Wiwo-Herausgeberin Miriam Meckel, die sich mit Brainhacking beschäftigte und – anders als der Keynote Speaker Andrew Keen – der digitalen Zukunft durchaus Positives abgewinnen kann: „Wir haben unser Telefon ans Internet angeschlossen, unseren Computer, unser Auto, das Buch, unsere Kühlschränke und Lichtanlagen, unsere Hörgeräte und Kontaktlinsen. Es gibt kein Argument, warum wir nicht unseren Kopf an das Internet anschliessen sollten.“    

Allzu viele inhaltliche Würdigungen der neuen Medientage gibt es derzeit – Stand Freitag 26.10. – 14:30 Uhr – noch nicht. meedia spricht von einer „vertanen Chance für einen Neustart“ (Nachtrag: Auch Horizont wertet den Event als „mauen Relaunch“). w&v sieht die Medientage „so attraktiv wie schon lange nicht mehr„. Zwischen diesen menschlichen Beurteilungen liegt nun eine ganz erhebliche Spanne, die man heute noch persönliche Meinung nennt. In Zukunft, also vielleicht schon bei den Medientagen 2025, wird die KI aber – unterstützt von Drohnen, Sensoren, Trackern – ein wesentlich umfassenderes, weil datengestützes Bild auch von Veranstaltungen zeichnen.  Vielleicht war 2018 unter diesen Vorzeichen ja eher ein Neustart mit Anlaufschwierigkeiten. 

Wilder Westen in Bayerns Süden: Auf dem Mediencampus Bayern herrschte Saloon-Atmosphäre.

Die neue Volontärin bei cocodibu heißt Noёlle Bölling

In unserer Blog-Reihe „My way to cocodibu“ befragen wir regelmäßig Kolleginnen zu ihrem Volontariat bei cocodibu. Heute berichtet Noёlle, die seit Mai 2018 zu unserem Team gehört, von ihrem Einstieg in die PR-Welt. Vorher studierte sie Deutsche und Englische Philologie an der Uni Göttingen.

1. Warum hast du Dich bei cocodibu beworben?

Dass ich gerne schreibe, wusste ich schon immer. Mein Studium der Deutschen und Englischen Philologie eröffnete mir außerdem viele neue Perspektiven, die ich durch zwei Praktika und meine freie Mitarbeit bei verschiedenen Magazinen noch weiter ausbauen konnte. Hier merkte ich auch, dass ich mich für viele Themen begeistern kann – da muss es nicht immer um die offensichtlichen Probleme des Alltags gehen.
Auf cocodibu stieß ich am Ende meines Masters eher durch Zufall. Da ich München schon lange als neue Wahlheimat für mich auserkoren hatte, machte ich mich frühzeitig auf die Suche nach passenden Unternehmen und stolperte dabei über die humorvolle und inzwischen ziemlich berühmte Stellenausschreibung von cocodibu, in der sie nach einer „PR-Trulla“ suchten. Nach all den immer gleich klingenden Job-Floskeln war das eine willkommene Abwechslung und so war schnell klar: Da will ich mich bewerben! Meine fehlenden Vorkenntnisse, was das Digitale betrifft, waren für mich überhaupt kein Hindernis. Ganz im Gegenteil: Der neue Themenbereich weckte meine Neugier und versprach, wieder etwas ganz anderes dazu lernen zu können.

2. Wie war Dein Bewerbungsgespräch?

Aufregend – so wie Bewerbungsgespräche nun einmal sind. Zum Glück gaben die beiden Chefs mir von Anfang an ein sehr angenehmes Gefühl, sodass sich meine Anspannung schnell legte. Am tollsten für mich war, auch direkt einige meiner (vielleicht) zukünftigen Kolleginnen kennenlernen zu dürfen. Das fehlt bei vielen anderen Vorstellungsgesprächen ja leider komplett. Bei cocodibu war das aber ganz anders und so fiel es mir die Vorstellung nicht schwer, bald selbst an einem der Bürotische zu sitzen.

3. Was hast Du in Deinem Volontariat gelernt?

Telefonieren, telefonieren, telefonieren – und dabei cool zu bleiben. Obwohl mir ansonsten das Schreiben sehr viel leichter fällt, ist auch das nach sechs Monaten bei cocodibu (fast) kein Problem mehr für mich. Inzwischen führe ich sogar einmal die Woche einen Call auf Englisch, wodurch meine leicht eingerosteten Uni-Skills gut in Übung bleiben.

4. Was hast Du noch nicht gelernt?

Einen Kunden als Speaker auf einem Event zu platzieren zum Beispiel.

5. Was war Dein Lieblingsprojekt während des Volontariats?

Die Wiesn ist natürlich immer ein Erlebnis. Deshalb war es cool, für unseren Kunden Nano Interactive das alljährliche Journalistentreffen anlässlich des Oktoberfests zu planen – und am Ende sogar mit dabei zu sein.

6. Wenn Du Chef von cocodibu wärst, dann …

… würde ich jedem Mitarbeiter eine Welpentherapie sponsorn – und zwar mindestens einmal im Monat!

7. Wie hat sich durch Dein Volontariat der Blick auf das Berufsleben verändert?

Nach der Uni hat man ja immer irgendwie Angst vor dem „Ernst des Lebens“, doch im Alltag stellt sich schnell die Erkenntnis ein, dass auch hier nur mit Wasser gekocht wird. Tatsächlich muss nicht immer alles bierernst sein. Zumindest mit meinen Kolleginnen gehört der ein oder andere Spaß definitiv dazu.

8. Was machst Du in zehn Jahren?

Hoffentlich auf einem Kreuzfahrtschiff in den Sonnenuntergang schippern und meinen 15. Bestsellerroman schreiben. Nein, Quatsch, Spaß beiseite! Wer weiß schon, was in zehn Jahren ist? Heute vor zehn Jahren saß ich vermutlich am PC und habe via ICQ mit meinen Freundinnen über die letzte Folge von „Deutschland sucht den Superstar“ gechattet. Damals hätte ich mir auch nicht träumen lassen, dass ich heute im schönen München lebe. Auf jeden Fall hoffe ich, dann immer noch etwas zu machen, das mir viel Freude bereitet.

9. Welcher Ordnungstyp bist Du?

Wie heißt es so schön? Das Genie überblickt das Chaos. Dabei bin ich eigentlich gar nicht mal sooo unordentlich. Es häuft sich einfach immer irgendwie alles an – Papierberg hier, Kaffee- und Teetasse da und den üblichen Kleinkram wie Taschentücher, Handcreme und Co. muss man als Frau natürlich auch immer parat haben. Um nichts aus den Augen zu verlieren, bin auch ich ein großer Fan von Notizblöcken und To-Do-Listen und damit fahre ich zum Glück auch ganz gut.

10. Du in den Augen Deiner Bürokollegen?

Anh: Noëlle war mir vom ersten Tag an sympathisch. Als ich ihr „damals“ die Tür öffnete und sie fragte, ob sie aufgeregt sei, bekam ich prompt die Antwort: „Ich hab‘ schon einen Herzinfarkt hinter mir. Jetzt geht’s aber.“ Damit war unsere Zusammenarbeit besiegelt. Seither unterstützt mich die Kommata-Expertin bei allen kleinen und großen Eskapaden des Arbeitsalltags.

Tea: Noëlle und ich sitzen uns gegenüber. Wenn sie nicht gerade mit Phrasen der deutschen Sprache jongliert, neigt sie schon mal dazu, im Duo bzw. Trio Balladen des ballermann’schen Klassikensembles zu trällern. Dies führt dazu, dass sämtliche Lachmuskeln aktiviert werden und wir uns kurzzeitig über unsere Bildschirme hinweg Face-to-Face auch mal sehen können.  Zudem besitzt sie einen unglaublich lustig-trockenen Humor. Avocado, Avocado. Das ist hier die Frage.

Habt ihr schon einmal in einem sehr großen Projekt zusammengearbeitet? Also einem wirklich großen? Dann wisst ihr sicher auch wie viel Zeit mit der Organisation drauf geht, mit Mails, Calls und Abstimmungsschleifen. Viele kleine Projekte laufen zu einem großen Projekt zusammen und falls es ganz übel kommt, müssen auch noch Dienstleister im zweistelligen Bereich koordiniert werden. Wie die Menschen das früher geschafft haben? Ganz ehrlich, keine Ahnung. Wie Menschen das heute schaffen lest ihr in unseren Tool-Checks. Meine Kolleginnen Christiane und Ann-Katrin haben bereits Google Drive und Microsoft Teams vorgestellt. Ich werde euch heute das Tool Asana näherbringen.

Große Projekte mit der Ruhe eines Yogis steuern

Laut der Unternehmenswebsite von Asana untersützt das Tool bei drei Dingen: „bessere Organisation“, „zielgerichtet Arbeiten“ und „Fristen einhalten“. Ziel ist es, die Menschen eine möglichst mühelose Zusammenarbeit zu ermöglichen. Kein Wunder also, dass sich der Name des Kollaborations-Tools an den Begriff für einzelne (ruhende) Yoga-Körperstellungen anlehnt. Und es stimmt wirklich: Asana bringt Ruhe in allzu vielseitige, unübersichtliche Projekte an denen viele Menschen aus vielen unterschiedlichen Abteilungen oder Bereichen beteiligt sind.

Von Skepsis zu Begeisterung

Für ein sehr großes Kundenprojekt habe ich in den letzten Monaten täglich mit Asana gearbeitet und ich gebe es zu, am Anfang war ich sehr skeptisch. Zwar empfinde ich Asana inzwischen als sehr intuitiv. Es dauert aber ein paar Tage – in denen man sich intensiv mit den Funktionen beschäftigen muss – um reinzukommen. Die Möglichkeiten sind einfach sehr zahlreich. Inzwischen kann ich mir aber gar nicht mehr vorstellen wie man das Projekt anders hätte organisieren sollen. Mit Mails und Telefonaten? Das hätte den Organisationsaufwand sicher verdoppelt.

Wie es funktioniert

Man kann sich Asana wie einen Stammbaum vorstellen. Über allem steht das eine große Projekt auf das alle hinarbeiten, darunter finden sich viele Teilprojekte, die wiederum in kleinere Projekte aufgespalten werden können. Das kann zum Beispiel das Großprojekt Unternehmenskommunikation sein, darunter befindet sich beispielsweise das Projekt „PR-Aktivitäten“, darunter dann die einzelnen Maßnahmen, z.B. „Pressemitteilung Etatgewinn xy“. Diese werden dann wiederum in die einzelnen Aufgaben gesplittet, z.B. „Pressemitteilung Input“, „Pressemitteilung Text“, „Pressemitteilung Freigabe“, „Pressemitteilung Übersetzung“ und „Pressemitteilung Versand“. Alle diese Aufgaben kann ich der jeweils zuständigen Person zuweisen, die wiederum die Aufgabe einer weiteren verantwortlichen Person zuweisen oder als erledigt markieren kann. Sind alle Unteraufgaben erledigt, kann die Aufgabe dann gesammelt als erledigt markiert werden und verschwindet aus der To do-Liste. Auf den Punkt „Fristen einhalten“ zahlt die Datumsfunktion bei Asana ein. Hier legt man für jede Aufgabe ein Fristdatum fest, bis wann diese erledigt sein muss. Außerdem gibt es bei allen Aufgaben sowohl ein Beschreibungsfeld als auch eine Kommentarfunktion und man kann bestimmten Aufgaben oder Projekten folgen, um immer auf dem neuesten Stand zu sein. Passiert dort etwas oder ist eine meiner Aufgaben fällig, landet die Info in meiner Inbox. Wer möchte, kann sich auch Benachrichtigungen per Mail schicken lassen. Bei sehr umfangreichen Projekten würde ich aber wegen der E-Mail-Flut davon abraten.

Pro

  • Mit Asana ist es fast unmöglich den Überblick über ein Projekt zu verlieren
  • Ganz nach dem Prinzip von agilem Arbeiten ist Asana sehr transparent (alle Projektteilnehmer können zur selben Zeit über alle Informationen verfügen)
  • Asana verbindet sehr große Teams, egal wo sie arbeiten, aus welchen Bereichen sie kommen und wie viele Dienstleister beteiligt sind
  • Ermutigt dazu Projekte in kleinere Aufgaben aufzuteilen und gemeinsam daran zu arbeiten
  • Nach Einarbeitung sehr einfache Handhabung
  • Erspart bei konsequenter Nutzung unnötige Schleifen in der Kommunikation

Contra

  • Keine Messaging-Funktion, man ist daher auf weitere Tools wie z.B. Slack oder E-Mail angewiesen
  • Gefahr des Weiterdelegierens an andere Team-Mitglieder
  • Jeder kann Aufgaben als erledigt markieren oder Beschreibungstexte ändern; das kann zu Fehlern führen
  • Für kleine Projekte zu großer administrativer Aufwand
  • Mitglieder müssen sich an klare Kommunikationsregeln halten und das Tool konsequent nutzen
  • Keine Kontrolle durch z.B. Lesebestätigung, ob das Gegenüber die Aufgabe zugewiesene Aufgabe auf dem Schirm hat

Mein Fazit zu Asana

Gleichstand bei Pro und Contra! Dennoch überwiegen aus meiner Sicht die Pro-Argumente. Asana ist einfach praktisch, und ich bin begeistert von der Transparenz, die es gerade mir als Agenturmitarbeiterin und damit Dienstleisterin ermöglicht einen Überblick zu bekommen, was beim Kunden gerade passiert und welche Projekte gerade anstehen oder in der nächsten Zeit auf mich zukommen werden. Wer ein großes Projekt vor sich hat, der sollte auf jeden Fall auf die Funktionen des Tools zugreifen und sich damit unnötigen Organisationsaufwand ersparen. Was Asana aber dennoch nicht kann? Die interne Kommunikation ersetzen. Es kann sie bestenfalls unterstützen.

Hey!

Mein Name ist Tea Crnković, ich klopfe allmählich an die dirty thirty an und bin gebürtige Kroatin (bei uns ist die minimale Verwendung an Vokalen Gang und Gäbe 😉 ). Wie Goethe bereits schrieb und scheinbar wusste: Zwei Seelen wohnen – ach! in ihrer Brust: eine deutsche und eine kroatische. Kritisch wird es bei internationalen Länderspielen, aber das ist eine andere Geschichte.

Aufgewachsen in der mittelhessischen Oranienstadt,  hat es mich nach dem Abitur zum Freiwilligen Sozialen Jahr nach München verschlagen. An der LMU stürzte ich mich ins Abenteuer Gymnasiales Lehramt für Germanistik und Geschichte. Diese Beziehung war nicht von Dauer, daher entschied ich mich für das Studium der romanischen Sprachwissenschaft. Wenn wir nicht auf Deutsch miteinander sprechen können, so hätte ich noch vier weitere Sprachen in petto. Ansonsten finde ich immer einen Weg, um zu kommunizieren.

Nach dem Studium verschlug es mich erstmal in den Eventbereich. Dort merkte ich schnell, dass sich meine Begeisterung für die PR und Öffentlichkeitsarbeit nicht mehr unterdrücken ließ. Während ich das World Wide Web nach ansprechenden Agenturen akribisch durchforstet habe, bin ich auf cocodibu gestoßen. Weil die Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft schon längst in unserem Alltag angekommen ist, empfand ich diesen Bereich als brandaktuell und zukunftsorientiert. Also habe ich mich kurzerhand bei cocodibu als PR-Volontärin beworben.

Und schon sind wir hier: Seit September bin ich die neue Volontärin bei cocodibu. Ich freue mich auf eine spannende und abwechslungsreiche Zeit! Wir werden uns mit Sicherheit das ein oder andere Mal auf unserem Blog begegnen. In diesem Sinne: Krk (Insel in nördl. Adria), vrt (Garten) und smrt (Tod) gehören nicht zu Ausdrücken einer unvollendeten Comicsprache, sondern sind bei uns in Kroatien alltäglich verwendete Substantive.

Wer arbeitet im Jahr 2018 noch nine to five? Wohl nur noch die wenigsten. Gut, dass es Kollaboration-Tools gibt, die das gemeinsame Arbeiten mit Projektpartnern und Kunden – die zu verschiedenen Zeiten an unterschiedlichen Orten arbeiten – möglich macht.

Christiane hat uns in unserer neuen Reihe schon das Tool Google Drive vorgestellt. Ich führe euch heute in die Irrungen und Wirrungen des Gruppenchats namens Microsoft Teams ein, das vom größten Software-Hersteller weltweit speziell für virtuell vernetzte Teams entwickelt wurde.

Die Plattform, die auf den ersten Blick dem Chat-Portal Knuddels ähnelt, bietet neben klassischen Gruppen- und Einzelgesprächen auch die Möglichkeit, Anhänge hochzuladen. Das ist natürlich noch nicht alles – hier kommen meine drei Pros und Kons:

Pro Microsoft Teams

  • Praktisch: Jeder, der sich in einer „Besprechung“ befindet, kann dort Dateien direkt hochladen und mit allen anderen Teilnehmern teilen und nachbearbeiten.
  • Kompatibel: Das Tool kann Social Media-Kanäle wie Twitter anzeigen.
  • Und für alle, die unterwegs sind: Microsoft Teams gibt es selbstverständlich auch als App.

Kontra Microsoft Teams

  • Sehr schade: Über die App können weder Sprach- oder Videonachrichten versendet, noch Locations geteilt werden. Gerade Sprachnachrichten gehören in der heutigen Zeit dazu wie… äh, die Luft zum Atmen?
  • Kein Must Have, aber ein Nice to Have: Der Absender einer Nachricht erhält keine Lesebestätigung – weder in 1:1-Unterhaltungen noch in Gruppen-Chats.
  • Brandaktuell: Thema Datenschutz. Leider basiert dieser nicht auf der DSGVO, sondern auf US-Recht.

Mein Fazit

Microsoft Teams gehört sicherlich zu den beliebtesten zentralen Kommunikations-Hubs, nicht zuletzt, weil der Name Microsoft Vertrauen weckt. Jedenfalls ging es mir so, als ich zum ersten Mal von dem Tool hörte. Für virtuelle Teams, oder klassische Dienstleister-Kunden-Verhältnisse ist es hilfreich. Schnell ist der richtige Ansprechpartner erreicht, der sich durch seinen für alle sichtbaren Status auch nicht „verstecken“ kann. Doch die großen Mankos des Hubs sind der Datenschutz und die doch noch nicht dem Zeitalter angemessene App. Da bleibt zu überlegen, wie wichtig einem in der Microsoft Cloud gespeicherte Verläufe und WhatsApp-ähnliche Funktionen wirklich sind.

Erfahrene DMEXCO-Besucher wissen: In der Woche nach der Kongressmesse ist traditionell Luftholen und Durchschnaufen angesagt. Und natürlich die persönlichen DMEXCO-Rückblicke. Davon gab es in diesem Jahr ein paar sehr erfreuliche, beispielsweise bei der Internetworld, der Horizont oder bei The Drum, was uns als verantwortliche PR-Agentur der DMEXCO natürlich besonders freut.   

Wir wollen euch an dieser Stelle nicht den x-ten Messerückblick geben: „Puh, ein anstrengender Tag geht zu Ende“ – auch wenn die Tage echt anstrengend waren. Nein, wir haben uns einmal umgehört, was die „angrenzenden Dienstleister“, also Taxifahrer und Fotografen, so über das Highlight im Event-Kalender der Digitalbranche denken. Und natürlich wollt ihr wissen, warum Kollegin Ann-Katrin fast mit Nico Rosberg Taxi gefahren wäre.

Wenn man wissen will, was eine Stadt von einer Messe denkt, dann fragt man den Taxifahrer. Das funktioniert in München, in Berlin und natürlich auch in Köln. Unser Taxler, der uns vom Flughafen ins Burns fair & more Hotel brachte, war schwer begeistert, dass rund um die DMEXCO so viele Partys stattfinden. Dadurch bekomme er nämlich nachts immer ganz viele Aufträge. Sein Fazit: „DMEXCO, beste Messe, die isch kenne!“  

Dass die Digitalmarketing-Branche zu feiern weiss, bestätigte uns das Fotografen-Team, das auf der Koelnmesse im Einsatz war. Ihr Fazit: “Bei der DMEXCO wird am meisten getrunken.” Man habe schon um 17 Uhr zahlreiche Messebesucher bei Standpartys mit Bier in der Hand gesehen. Und mit Margheritas. Und Gin Tonic. Da könnten die Jungspunde von der Gamescom lange nicht mithalten!

Ob die Digitalbranche das mit dem Feiern tatsächlich so gut drauf hat, wollten wir natürlich selbst einmal testen. Auftakt war das VIP-Opening am Vorabend des ersten Messetages. Hier war die Stimmung der Digi-Marketer noch eher verhalten, der Rahmen in der Kölner Flora aber sehr beeindruckend. Unser Highlight: die Candy-Bar, die die anschließende Nacht im Hotel wirklich versüßte.


Das DMEXCO VIP-Opening ließ Naschkatzen-Herzen höher schlagen.

Einen Tag später, am Abend des ersten Messetages, hatte sich die Community schon warmgelaufen. Das richtige Feier-Event, die offizielle DMEXCO-Party in der Wolkenburg, wartete. Mit „I love Engtanz“ hatten die Organisatoren der DMEXCO ein erfolgreiches Berliner Partyformat nach Köln geholt, das dafür gesorgt hat, dass die Party schon Tage im Voraus ausverkauft war. Zu recht! Auch wenn das Motto für ein Business-Event erst einmal komisch anmutet, waren die Location, das Essen, die Getränke, die Deko mit roten Luftballons und Konfetti und natürlich die Musik großartig. Von Britney Spears über die Backstreet Boys bis hin zu Justin Timberlake war alles dabei, was Millenials auswendig mitsingen können. Unsere Befürchtung, mit fremden Menschen eng tanzen zu müssen, hat sich dabei nicht bewahrheitet. Dafür haben wir „Mr. Supergeil“ Friedrich Liechtenstein getroffen, der sich freundlicherweise für Selfies zur Verfügung gestellt hat. Unser Fazit: Ja, feiern können sie wirklich, diese Digital-Marketer!


Ein supergeiles Team: Presse-Team, Social Media-Team und Friedrich Liechtenstein.

Eigentlich waren wir aber nur am Rande zum Feiern da. Als Pressestelle der DMEXCO gehörten natürlich auch jede Menge Interviews zu unserem Job. Am zweiten Messetag wurde der ehemalige Formel 1-Champion Nico Rosberg des öfteren im Pressezentrum gesichtet. Da ließ sich ein Selfie mit unserer Kollegin Ann-Katrin und Michaela aus dem Social Team fast nicht vermeiden. Fast wäre Ann-Katrin mit Nico auch noch im Taxi zum Flughafen gefahren, nur leider leider wurde der Podcast von Alex Wunschel dann doch vor Ort produziert .


Michaela, Nico, Ann-Katrin


Danach haben wir mit Thomas Koch alias Ufomedia und DMEXCO Chief Advisor Dominik Matyka  noch eine flüssige Friedenspfeife geraucht.

Neben dem Verfassen der Echtzeit-Pressemitteilungen haben wir natürlich auch jede Menge Presseanfragen in Köln beantwortet. Aber nicht nur. Man wird auch mit zahlreichen organisatorischen Anfragen im Pressezentrum konfrontiert – ob das nun ein Anruf vom anderen Ende der Messe mit der Frage nach Mülltüten ist oder die nach dem Ort, wo die Speaker verkabelt werden (na hinter der Bühne natürlich!) oder wo der nächste Apple Store sei. Kein Problem! Das iPhone reparierten wir mal eben schnell selbst. Unser absolutes Highlight aber war der Besuch einer Hostess in unserem Büro und ihre Frage: „Da vorne steht ein Mann mit Würstchen. Wo sollen die hin?“ Tja, da war selbst die PR sprachlos. Ansonsten hat der Kölner Taxifahrer total Recht gehabt: „DMEXCO, beste Messe!“

Hier das Gruppenbild einer erschöpften, aber glücklichen DMEXCO-Mannschaft.


@Koelnmesse/Max Hampel

Abschlussbild mit Philipp (graues Sakko), Dominik (rosa Sakko) und Christoph (schwarzer Anzug) und (fast) allen anderen (es fehlt Verena, die zeitgleich die PM im Pressezentrum verschickte) aus dem DMEXCO-Team 2018.

 

@Koelnmesse/Max Hampel

Nie war mehr Lametta: Thank you all and see you in 2019!

In unserer Rubrik “Endlich Wochenende” gewähren uns Geschäftsleute aus Wirtschaft und Medien einen kurzen Einblick in ihre Wochenendplanung. Heute verrät uns Christian Geyer, CEO von Nano Interactive dem führenden Anbieter für Search Intent Targeting in Europa, was er am Samstag und Sonntag so vorhat.

Christian Geyer, CEO von Nano Interactive

1.) Wann beginnt heute für Sie der Feierabend?
Spätestens um 18 Uhr, wenn ich die letzten Kollegen aus dem Büro gescheucht habe.

2.) Was ist üblicherweise Ihre letzte Tätigkeit, bevor Sie den Computer runterfahren?
Eine Runde Dart mit unserem COO, Johann Herrmann – schließlich muss ich meinen Titel verteidigen. Anschließend noch einmal kurz Emails checken und dann ab ins Wochenende.

3.) Nehmen Sie Arbeit mit ins Wochenende? Wenn ja: Was?
Eigentlich gehört das Wochenende meiner Familie. Manchmal lässt sich das aber nicht ganz vermeiden, wenn am Montag ein wichtiger Termin ansteht.

4.) Schalten Sie Ihr Handy am Wochenende ab oder sind Sie always on?
Always on. Ich checke auch am Wochenende regelmäßig meine Emails.

5.) Apropos abschalten: Wie können Sie am besten entspannen, wenn Sie heute Abend nach Hause kommen?
Bei einer Partie Golf. Wenn man die Gedanken an die Arbeit dort mit auf die Runde nimmt, endet das meist desaströs.

6.) Mit wem werden Sie dieses Wochenende verbringen?
Mit meiner Familie, ganz klar.

7.) Reden Sie mit Ihrem Partner/Freundeskreis am Wochenende üblicherweise über Ihren Job?
50 Prozent unserer Zeit verbringen wir heute mit Arbeit. Da ist es nur logisch, dass sie sich auch im privaten Gespräch nicht immer heraushalten lässt.

8.) Worauf freuen Sie sich dieses Wochenende am meisten?
Auf’s Ausschlafen!

9.) Gibt es ein Ritual, das Sie üblicherweise jedes Wochenende begehen (zum Beispiel das samstägliche Autowaschen)?
Im Sommer ein bisschen Gartenarbeit, im Winter ein Skitag mit meinen Kindern.

10.) Gibt es eine Marotte an Ihnen, die Ihren Partner/Ihre Familie am Wochenende regelmäßig auf die Palme bringt?
Ich bin der beste Handwerker der Welt und repariere immer alles erst einmal selbst. Meine Familie sieht das leider manchmal anders.

11.) Was machen Sie am Wochenende, von dem Ihre Kollegen/Ihr Team sagen, würde/n: Donnerwetter, das hätte ich jetzt nicht erwartet?
Heimwerken – mit allem Drum und Dran

12.) Jogginghose oder Designer-Klamotten: Was ist am Wochenende Ihr Lieblingskleidungsstück?
So wie unter der Woche: Jeans & T-Shirt

13.) Stichwort Indoor-Aktivitäten: Welche Musik werden Sie dieses Wochenende auf jeden Fall hören, welche TV-Sendung sehen und welches Buch bzw. welche Zeitung/Zeitschrift werden Sie lesen?
Ich bin ja leidenschaftlicher Binge-Watcher. Aktuell hänge ich bei „Sneaky Pete“ Staffel 2. Danach wartet die 4. Staffel von „Better Call Saul“.

14.) Stichwort Outdoor-Aktivitäten: Welchen Berg werden Sie dieses Wochenende besteigen, welchen Marathon laufen und welches Theaterstück/Konzert bzw. welchen Kinofilm werden Sie besuchen?
Berge sind mir zu hoch und ein Marathon zu weit. Deshalb setze ich mich am Wochenende lieber ins Kino und schaue „Mission Impossible 6“.

15.) Freuen Sie sich schon auf Montag?
Nein 😉