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Habt ihr schon einmal in einem sehr großen Projekt zusammengearbeitet? Also einem wirklich großen? Dann wisst ihr sicher auch wie viel Zeit mit der Organisation drauf geht, mit Mails, Calls und Abstimmungsschleifen. Viele kleine Projekte laufen zu einem großen Projekt zusammen und falls es ganz übel kommt, müssen auch noch Dienstleister im zweistelligen Bereich koordiniert werden. Wie die Menschen das früher geschafft haben? Ganz ehrlich, keine Ahnung. Wie Menschen das heute schaffen lest ihr in unseren Tool-Checks. Meine Kolleginnen Christiane und Ann-Katrin haben bereits Google Drive und Microsoft Teams vorgestellt. Ich werde euch heute das Tool Asana näherbringen.

Große Projekte mit der Ruhe eines Yogis steuern

Laut der Unternehmenswebsite von Asana untersützt das Tool bei drei Dingen: „bessere Organisation“, „zielgerichtet Arbeiten“ und „Fristen einhalten“. Ziel ist es, die Menschen eine möglichst mühelose Zusammenarbeit zu ermöglichen. Kein Wunder also, dass sich der Name des Kollaborations-Tools an den Begriff für einzelne (ruhende) Yoga-Körperstellungen anlehnt. Und es stimmt wirklich: Asana bringt Ruhe in allzu vielseitige, unübersichtliche Projekte an denen viele Menschen aus vielen unterschiedlichen Abteilungen oder Bereichen beteiligt sind.

Von Skepsis zu Begeisterung

Für ein sehr großes Kundenprojekt habe ich in den letzten Monaten täglich mit Asana gearbeitet und ich gebe es zu, am Anfang war ich sehr skeptisch. Zwar empfinde ich Asana inzwischen als sehr intuitiv. Es dauert aber ein paar Tage – in denen man sich intensiv mit den Funktionen beschäftigen muss – um reinzukommen. Die Möglichkeiten sind einfach sehr zahlreich. Inzwischen kann ich mir aber gar nicht mehr vorstellen wie man das Projekt anders hätte organisieren sollen. Mit Mails und Telefonaten? Das hätte den Organisationsaufwand sicher verdoppelt.

Wie es funktioniert

Man kann sich Asana wie einen Stammbaum vorstellen. Über allem steht das eine große Projekt auf das alle hinarbeiten, darunter finden sich viele Teilprojekte, die wiederum in kleinere Projekte aufgespalten werden können. Das kann zum Beispiel das Großprojekt Unternehmenskommunikation sein, darunter befindet sich beispielsweise das Projekt „PR-Aktivitäten“, darunter dann die einzelnen Maßnahmen, z.B. „Pressemitteilung Etatgewinn xy“. Diese werden dann wiederum in die einzelnen Aufgaben gesplittet, z.B. „Pressemitteilung Input“, „Pressemitteilung Text“, „Pressemitteilung Freigabe“, „Pressemitteilung Übersetzung“ und „Pressemitteilung Versand“. Alle diese Aufgaben kann ich der jeweils zuständigen Person zuweisen, die wiederum die Aufgabe einer weiteren verantwortlichen Person zuweisen oder als erledigt markieren kann. Sind alle Unteraufgaben erledigt, kann die Aufgabe dann gesammelt als erledigt markiert werden und verschwindet aus der To do-Liste. Auf den Punkt „Fristen einhalten“ zahlt die Datumsfunktion bei Asana ein. Hier legt man für jede Aufgabe ein Fristdatum fest, bis wann diese erledigt sein muss. Außerdem gibt es bei allen Aufgaben sowohl ein Beschreibungsfeld als auch eine Kommentarfunktion und man kann bestimmten Aufgaben oder Projekten folgen, um immer auf dem neuesten Stand zu sein. Passiert dort etwas oder ist eine meiner Aufgaben fällig, landet die Info in meiner Inbox. Wer möchte, kann sich auch Benachrichtigungen per Mail schicken lassen. Bei sehr umfangreichen Projekten würde ich aber wegen der E-Mail-Flut davon abraten.

Pro

  • Mit Asana ist es fast unmöglich den Überblick über ein Projekt zu verlieren
  • Ganz nach dem Prinzip von agilem Arbeiten ist Asana sehr transparent (alle Projektteilnehmer können zur selben Zeit über alle Informationen verfügen)
  • Asana verbindet sehr große Teams, egal wo sie arbeiten, aus welchen Bereichen sie kommen und wie viele Dienstleister beteiligt sind
  • Ermutigt dazu Projekte in kleinere Aufgaben aufzuteilen und gemeinsam daran zu arbeiten
  • Nach Einarbeitung sehr einfache Handhabung
  • Erspart bei konsequenter Nutzung unnötige Schleifen in der Kommunikation

Contra

  • Keine Messaging-Funktion, man ist daher auf weitere Tools wie z.B. Slack oder E-Mail angewiesen
  • Gefahr des Weiterdelegierens an andere Team-Mitglieder
  • Jeder kann Aufgaben als erledigt markieren oder Beschreibungstexte ändern; das kann zu Fehlern führen
  • Für kleine Projekte zu großer administrativer Aufwand
  • Mitglieder müssen sich an klare Kommunikationsregeln halten und das Tool konsequent nutzen
  • Keine Kontrolle durch z.B. Lesebestätigung, ob das Gegenüber die Aufgabe zugewiesene Aufgabe auf dem Schirm hat

Mein Fazit zu Asana

Gleichstand bei Pro und Contra! Dennoch überwiegen aus meiner Sicht die Pro-Argumente. Asana ist einfach praktisch, und ich bin begeistert von der Transparenz, die es gerade mir als Agenturmitarbeiterin und damit Dienstleisterin ermöglicht einen Überblick zu bekommen, was beim Kunden gerade passiert und welche Projekte gerade anstehen oder in der nächsten Zeit auf mich zukommen werden. Wer ein großes Projekt vor sich hat, der sollte auf jeden Fall auf die Funktionen des Tools zugreifen und sich damit unnötigen Organisationsaufwand ersparen. Was Asana aber dennoch nicht kann? Die interne Kommunikation ersetzen. Es kann sie bestenfalls unterstützen.

Das Wort „kollaborativ“ hat einen tollen Klang. Da schwingt immer auch ein bisschen Süden mit. Wie ein Sauvignon Blanc an einem lauen Sommerabend im Loiretal. Nach dem zweiten Glas kann das Wort  aber womöglich zum Zungenbrecher werden. Man weicht dann lieber auf das einfacher auszusprechende „kollektiv“ aus. Arbeiten im Kollektiv – das klingt dann nicht mehr so verführerisch, sondern riecht eher nach Planwirtschaft. Jeder wurschtelt vor sich hin, und am Ende purzelt ein wackeliger Lada vom Fließband. Womit wir beim Thema wären: Findige Entwickler haben uns eine Vielzahl von neuen Tools für das zeitgemäße kollaborative Arbeiten beschert. Asana, Slack, Trello und, und, und. Sie alle wollen das Projektmanagement besser, effizienter, transparenter machen. Die Idee dahinter ist bestechend: Jeder verschiebt hier entsprechend dem aktuellen Status seine Projekte, löscht sie und schaut in schöner Regelmäßigkeit nach dem Fortlauf des Projektes. Alle sind also immer auf dem gleichen Stand. Nicht nur die Projektarbeit ist kollaborativ, sondern auch auch gleich dessen gesamte  Steuerung.  Toll. Aber in der Praxis häufig so erfolgreich wie eben die Planwirtschaft.

Wir – also vor allem wir Digital Immigrants – sind mit dem Bewusstsein in die Arbeitswelt gewachsen, dass alles klare Verantwortlichkeiten braucht, sonst schleicht sich schnell der Schlendrian ein. Und auch dem so populär gewordenen agilen Arbeiten können wir einiges abgewinnen, weil ja auch hier die Rollen (ScrumMaster, Product-Owner etc.) recht klar geregelt sind. Mit den  Colloboration-Tools hadern wir allerdings: Dass jeder ganz selbstlos eine weitere, immer wiederkehrende administrative Tätigkeit für das große Ganze übernimmt – so viel Altruismus haben wir selten erlebt. Das verlangt von allen Mitwirkenden schließlich  einen Grad der Selbstdisziplin wie wir ihn allenfalls von den Shaolin-Mönchen nach jahzehntelangem Training in ihrem kargen Klosteralltag kennen. Vor allem:  Sobald nur einer seine – wie man so schön sagt – Tasks hier nicht richtig markiert, gerät schnell das ganze System ins Stocken.Es droht akuter Projektstau – wie eben am Stadtverkehr: alles fließt, aber wehe eine Ampel fällt aus, dann herrscht schnell Chaos. Und je mehr an dem Projekt beteiligt sind, desto fehleranfälliger wird die ganze Chose. Insgeheim, der Verdacht beschleicht einen manchmal, wissen das alle. Und so kommt es in der Praxis zu allerhand skurrilen Situationen, wenn etwa Beraterinnen hier bei uns die wichtigsten to do’s parallel auf Word- und Excel-Sheets speichern. Man kann das als hoffnungslos rückständig belächeln, doch folgt das einer gewissen inneren Logik: Nicht selten wollen Kunden die Meilensteine der kommenden Tage eben ganz gern nochmal als E-Mail gesandt haben, manchmal wollen sie den jeweils aktuellen Status der Projekte auch lieber gemeinsam mit der Agentur in Asana, Slack und Co verzeichnen. So oder so: Das System der Planungs-Tools  wird damit natürlich in weiten Teilen ad absurdum geführt, es verkümmert zu einer Projektdokumentation.

Etwas beruhigendes hat das: Je mehr die Digitalisierung auch an Fahrt gewinnt, die Evolution kann sie trotzdem nicht überlisten. Schon ein persönlich geführter Dialog gestaltet sich ja manchmal bekanntlich schwierig und führt zu allerhand Missverständnissen. Das ist natürlich noch gar nichts gegen die E-Mail-Kommunikation  – vor allem dann, wenn ein Sender gleich mehrere Adressaten mit heimtückisch offen gestellten Fragen wie „Was meint Ihr dazu?“ traktiert. Ein Kinderspiel allerdings im Vergleich zu den neuen Wunderwaffen im Projektmanagement: Im übertragenen Sinne flüstert hier jeder seinen kleinen Beitrag in den Runde ohne dafür jemals Feedback zu bekommen. Trotzdem bleibt jeder hochmotiviert bei der Sache. Tja, und wer da nicht mitmacht, untergräbt die eigenen Interessen, ist also ein – Kollaborateur.