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Adieu To-Do-Listen und hallo Trello. Das Tool basiert auf der Kanban-Methode und ist praktisch nichts weiter, als eine digitale Aufgabenliste, bei der es darum geht, sich nicht nur allein, sondern auch im Team Überblick über alle anfallenden Tasks zu verschaffen. In der einfachsten Anwendung lassen sich Aufgaben auf einem Board in einer To-Do-Liste sammeln, bei Bearbeitung in die Doing-Spalte verschieben und schließlich nach Erledigung bei Done ablegen.

Doch auch umfangreiche Projekte mit mehreren Beteiligten eignen sich bestens für Trello. Ob die Verwaltung von Redaktionsplänen, Jahres- und Wochenübersichten oder generelle Prozesse und Workflows, alles lässt sich einfach und übersichtlich in Boards, Listen und Cards visualisieren. Man kann sich das Tool dann wie einen gut organisierten Aktenschrank vorstellen. Das Board ist in diesem Fall der Aktenschrank, die Listen sind die einzelnen Ordner und die Cards, die mit Einlegern voneinander getrennten Aufgaben.

Doch zusätzlich lässt sich auf den Cards noch festlegen, wer zuständig ist und bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Checklisten sowie die Kommentarfunktion sorgen dafür, dass sich jeder immer einen Überblick über den jeweiligen Projektstand verschaffen kann. Voraussetzung natürlich immer: Aktualität und Gewissenhaftigkeit. Aufgaben, Absprachen sowie Fortschritte müssen auch immer eingetragen sowie angepasst werden, ansonsten droht Kontrollverlust und Chaos.

Pro

  • Die Bedienung von Trello ist einfach, intuitiv, transparent und flexibel. Alle Daten werden zentral gespeichert und sind damit zu jeder Zeit für alle Beteiligte auf dem aktuellsten Stand.
  • Trello eignet sich sowohl für die Eigenorganisation (simple Wochen-To-Do-Listen) als auch komplexe Projekte mit großen Teams.
  • Trello ist sowohl als kostenlose als auch kostenpflichtige Version erhältlich. Selbst in der kostenlosen Variante lassen sich unbegrenzt Boards, Listen, Karten sowie Mitglieder anlegen und einbinden.  
  • Trello ermöglicht die Integration von weiteren Tools, wie beispielsweise Slack, Google Drive, Dropbox, MailChimp oder Survey Monkey. Einiges lässt sich allerdings erst in der kostenpflichtigen Version einbinden.
  • Daten lassen sich nicht löschen, nur archivieren. Ist eine Karte abgearbeitet, kann sie in das Archiv verschoben werden und ist jederzeit über die Suchfunktion wieder auffindbar. Kommen also nach Projektabschluss nochmal Fragen auf, lassen sich diese schnell beantworten.

Contra

  • Trello ermöglicht keine Real-Time-Kommunikation. Die Kommentarfunktion eignet sich nur für Anweisungen und Updates.
  • Die Daten lagern auf US-Servern und unterliegen damit nicht dem europäischen Datenschutz. Gerade bei sensiblen Daten ein nicht zu unterschätzendes Problem. Hier bietet sich MeisterTask an. Die Funktions- und Arbeitsweise entspricht Trello, allerdings befinden sich die Server des bayrischen Unternehmens in Frankfurt am Main.
  • Die Arbeit mit Trello erfordert von allen Beteiligten Disziplin, ihre Aufgaben und Projekte stets auf dem neuesten Stand zu halten. Ansonsten „verstauben“ die Karten und keiner fühlt sich für deren Bearbeitung zuständig bzw. der Projektüberblick geht verloren.
  • Auch die generelle Mitarbeit erfordert Disziplin. Aufgaben inklusive Deadlines können zwar einfach zugewiesen werden, doch fehlt die Feedbackmöglichkeit, ob der Betreffende diese auch übernimmt und bearbeitet.

Mein Fazit zu Trello

Das Pro überwiegt ganz eindeutig. Weg mit To-Do-Listen aus Papier, Verteilung von Zuständigkeiten auf Zuruf oder fragenden Gesichtern, wenn es um den aktuellen Projektstand geht. Innerhalb der Agentur ermöglicht Trello Projekttransparenz, verkürzt Abstimmungsschleifen und bietet einen Überblick zu Deadlines sowie Auslastungen und Kapazitäten der Beteiligten.

In der Zusammenarbeit mit einem Kunden würde ich allerdings auf Asana ausweichen. Asana bietet in diesem Vergleich deutlich mehr Funktionalitäten und lässt eine einfachere Darstellung von Projekten mit vielen Aufgaben und Unteraufgaben zu. Das bietet weit mehr Transparenz und Kleinteiligkeit der Projekte und Zuständigkeiten.

Das Wort „kollaborativ“ hat einen tollen Klang. Da schwingt immer auch ein bisschen Süden mit. Wie ein Sauvignon Blanc an einem lauen Sommerabend im Loiretal. Nach dem zweiten Glas kann das Wort  aber womöglich zum Zungenbrecher werden. Man weicht dann lieber auf das einfacher auszusprechende „kollektiv“ aus. Arbeiten im Kollektiv – das klingt dann nicht mehr so verführerisch, sondern riecht eher nach Planwirtschaft. Jeder wurschtelt vor sich hin, und am Ende purzelt ein wackeliger Lada vom Fließband. Womit wir beim Thema wären: Findige Entwickler haben uns eine Vielzahl von neuen Tools für das zeitgemäße kollaborative Arbeiten beschert. Asana, Slack, Trello und, und, und. Sie alle wollen das Projektmanagement besser, effizienter, transparenter machen. Die Idee dahinter ist bestechend: Jeder verschiebt hier entsprechend dem aktuellen Status seine Projekte, löscht sie und schaut in schöner Regelmäßigkeit nach dem Fortlauf des Projektes. Alle sind also immer auf dem gleichen Stand. Nicht nur die Projektarbeit ist kollaborativ, sondern auch auch gleich dessen gesamte  Steuerung.  Toll. Aber in der Praxis häufig so erfolgreich wie eben die Planwirtschaft.

Wir – also vor allem wir Digital Immigrants – sind mit dem Bewusstsein in die Arbeitswelt gewachsen, dass alles klare Verantwortlichkeiten braucht, sonst schleicht sich schnell der Schlendrian ein. Und auch dem so populär gewordenen agilen Arbeiten können wir einiges abgewinnen, weil ja auch hier die Rollen (ScrumMaster, Product-Owner etc.) recht klar geregelt sind. Mit den  Colloboration-Tools hadern wir allerdings: Dass jeder ganz selbstlos eine weitere, immer wiederkehrende administrative Tätigkeit für das große Ganze übernimmt – so viel Altruismus haben wir selten erlebt. Das verlangt von allen Mitwirkenden schließlich  einen Grad der Selbstdisziplin wie wir ihn allenfalls von den Shaolin-Mönchen nach jahzehntelangem Training in ihrem kargen Klosteralltag kennen. Vor allem:  Sobald nur einer seine – wie man so schön sagt – Tasks hier nicht richtig markiert, gerät schnell das ganze System ins Stocken.Es droht akuter Projektstau – wie eben am Stadtverkehr: alles fließt, aber wehe eine Ampel fällt aus, dann herrscht schnell Chaos. Und je mehr an dem Projekt beteiligt sind, desto fehleranfälliger wird die ganze Chose. Insgeheim, der Verdacht beschleicht einen manchmal, wissen das alle. Und so kommt es in der Praxis zu allerhand skurrilen Situationen, wenn etwa Beraterinnen hier bei uns die wichtigsten to do’s parallel auf Word- und Excel-Sheets speichern. Man kann das als hoffnungslos rückständig belächeln, doch folgt das einer gewissen inneren Logik: Nicht selten wollen Kunden die Meilensteine der kommenden Tage eben ganz gern nochmal als E-Mail gesandt haben, manchmal wollen sie den jeweils aktuellen Status der Projekte auch lieber gemeinsam mit der Agentur in Asana, Slack und Co verzeichnen. So oder so: Das System der Planungs-Tools  wird damit natürlich in weiten Teilen ad absurdum geführt, es verkümmert zu einer Projektdokumentation.

Etwas beruhigendes hat das: Je mehr die Digitalisierung auch an Fahrt gewinnt, die Evolution kann sie trotzdem nicht überlisten. Schon ein persönlich geführter Dialog gestaltet sich ja manchmal bekanntlich schwierig und führt zu allerhand Missverständnissen. Das ist natürlich noch gar nichts gegen die E-Mail-Kommunikation  – vor allem dann, wenn ein Sender gleich mehrere Adressaten mit heimtückisch offen gestellten Fragen wie „Was meint Ihr dazu?“ traktiert. Ein Kinderspiel allerdings im Vergleich zu den neuen Wunderwaffen im Projektmanagement: Im übertragenen Sinne flüstert hier jeder seinen kleinen Beitrag in den Runde ohne dafür jemals Feedback zu bekommen. Trotzdem bleibt jeder hochmotiviert bei der Sache. Tja, und wer da nicht mitmacht, untergräbt die eigenen Interessen, ist also ein – Kollaborateur.