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Schnell mal was beim Kollegen oder Chef erfragen? Da liegt der Griff zum Hörer nahe. Und wenn die Leitung belegt ist, hilft nur das gute, alte Erinnerungs-Post-it, damit man die Frage nicht vergisst. Um Schreibtische vorm Zettelchen-Chaos zu bewahren, haben ein paar US-Amerikaner vor gut fünf Jahren einen webbasierten Instant Messaging-Dienst ins Leben gerufen: Slack. Hinter dem vermeintlichen Kunstwort versteckt sich eine gar nicht so unsinnige Erklärung: „Searchable Log of All Conversation and Knowledge“. Was das Kollaborations-Tool alles auf dem Kasten hat und für wen sich Slack weniger lohnt, erfahrt ihr in meinen Pros und Kons.

Pro

  • Kinderleicht: Endlich mal ein Tool, für dessen Bedienung man nicht im Vorhinein YouTube Tutorials anschauen muss. Wer Slack nicht kennt, kommt trotzdem schnell rein: Einfach die Einladung des Kollegen annehmen, einen Account anlegen und schon kann losgeslackt werden.
  • Kompatibel: Das Programm verfügt über eine lange Liste von Anwendungen, die in Slack integriert werden können. So kann direkt im Chat über die Inhalte diskutiert werden – ganz schön praktisch. Eine der am häufigsten verwendeten Apps ist Google Drive, was Slack zu einem idealen Programm für Unternehmen macht, die Google Drive als hauptsächliche Quelle für den Infoaustausch nutzen.
  • Universell: Slack nimmt es mit jeder Unternehmensgröße auf sich – ob groß oder klein. Sowohl Startups als auch Großunternehmen können die verschiedenen Kanäle von Slack nutzen und sie ganz an ihre Bedürfnisse anpassen. Jede Abteilung, jedes Team, jede übergreifende Kombination aus Mitarbeitern kann ihren eigenen Chatroom erstellen.

Kontra

  • Suchterzeugend: Hattet ihr jemals das Gefühl, dass ihr euch nach Feierabend nicht von der Arbeit trennen könnt? Slack ist Fluch wie Segen, vor allem, wenn man die passende App auf dem Handy besitzt: Da verschwimmt Arbeit und Privates gerne. Wenn dann auch noch Mitarbeiter anderer Zeitzonen im selben Kanal sind, kann es passieren, dass man morgens aufwacht und erst einmal die Spam-Flut überwinden muss.
  • Unübersichtlich: Slack ist ideal, um den groben Überblick zu behalten, aber wenn es um komplexere Themen geht, ist das Tool ungeeignet. Es gibt pro Channel nur einen Chat, in dem mehrere Gespräche gleichzeitig stattfinden. Respekt, wer in diesem Chaos den roten Faden behält. Selbst bei getrennten Kanälen ist es sehr zeitaufwendig, Gespräche durchzugehen, wenn man auf der Suche nach einem bestimmten Thema ist. Ein Gespräch vom Anfang bis zum Ende zu verfolgen, ist quasi unmöglich – dafür sollten besser andere, übersichtlichere Plattformen genutzt werden.

Mein Fazit zu Slack

Auch wenn Slack dafür wirbt, für Unternehmen jeder Größe nützlich zu sein, würde ich eher kleineren Betrieben zu diesem Format raten. Um mal eben etwas abzustimmen, kann ich mir keinen einfacheren Dienst vorstellen. Wir bei cocodibu nutzen die Plattform auch – mal mehr, mal weniger – intern und auf mehreren Kanälen (zum Beispiel für Terminfragen bis hin zu Themen wie „Wer muss sich heute Mittag vom EDEKA was zu essen holen?“), oder mit Kunden. Um über kurze Wege Informationen zu geben oder zu bekommen, ist Slack absolut zu empfehlen.

Habt ihr schon einmal in einem sehr großen Projekt zusammengearbeitet? Also einem wirklich großen? Dann wisst ihr sicher auch wie viel Zeit mit der Organisation drauf geht, mit Mails, Calls und Abstimmungsschleifen. Viele kleine Projekte laufen zu einem großen Projekt zusammen und falls es ganz übel kommt, müssen auch noch Dienstleister im zweistelligen Bereich koordiniert werden. Wie die Menschen das früher geschafft haben? Ganz ehrlich, keine Ahnung. Wie Menschen das heute schaffen lest ihr in unseren Tool-Checks. Meine Kolleginnen Christiane und Ann-Katrin haben bereits Google Drive und Microsoft Teams vorgestellt. Ich werde euch heute das Tool Asana näherbringen.

Große Projekte mit der Ruhe eines Yogis steuern

Laut der Unternehmenswebsite von Asana untersützt das Tool bei drei Dingen: „bessere Organisation“, „zielgerichtet Arbeiten“ und „Fristen einhalten“. Ziel ist es, die Menschen eine möglichst mühelose Zusammenarbeit zu ermöglichen. Kein Wunder also, dass sich der Name des Kollaborations-Tools an den Begriff für einzelne (ruhende) Yoga-Körperstellungen anlehnt. Und es stimmt wirklich: Asana bringt Ruhe in allzu vielseitige, unübersichtliche Projekte an denen viele Menschen aus vielen unterschiedlichen Abteilungen oder Bereichen beteiligt sind.

Von Skepsis zu Begeisterung

Für ein sehr großes Kundenprojekt habe ich in den letzten Monaten täglich mit Asana gearbeitet und ich gebe es zu, am Anfang war ich sehr skeptisch. Zwar empfinde ich Asana inzwischen als sehr intuitiv. Es dauert aber ein paar Tage – in denen man sich intensiv mit den Funktionen beschäftigen muss – um reinzukommen. Die Möglichkeiten sind einfach sehr zahlreich. Inzwischen kann ich mir aber gar nicht mehr vorstellen wie man das Projekt anders hätte organisieren sollen. Mit Mails und Telefonaten? Das hätte den Organisationsaufwand sicher verdoppelt.

Wie es funktioniert

Man kann sich Asana wie einen Stammbaum vorstellen. Über allem steht das eine große Projekt auf das alle hinarbeiten, darunter finden sich viele Teilprojekte, die wiederum in kleinere Projekte aufgespalten werden können. Das kann zum Beispiel das Großprojekt Unternehmenskommunikation sein, darunter befindet sich beispielsweise das Projekt „PR-Aktivitäten“, darunter dann die einzelnen Maßnahmen, z.B. „Pressemitteilung Etatgewinn xy“. Diese werden dann wiederum in die einzelnen Aufgaben gesplittet, z.B. „Pressemitteilung Input“, „Pressemitteilung Text“, „Pressemitteilung Freigabe“, „Pressemitteilung Übersetzung“ und „Pressemitteilung Versand“. Alle diese Aufgaben kann ich der jeweils zuständigen Person zuweisen, die wiederum die Aufgabe einer weiteren verantwortlichen Person zuweisen oder als erledigt markieren kann. Sind alle Unteraufgaben erledigt, kann die Aufgabe dann gesammelt als erledigt markiert werden und verschwindet aus der To do-Liste. Auf den Punkt „Fristen einhalten“ zahlt die Datumsfunktion bei Asana ein. Hier legt man für jede Aufgabe ein Fristdatum fest, bis wann diese erledigt sein muss. Außerdem gibt es bei allen Aufgaben sowohl ein Beschreibungsfeld als auch eine Kommentarfunktion und man kann bestimmten Aufgaben oder Projekten folgen, um immer auf dem neuesten Stand zu sein. Passiert dort etwas oder ist eine meiner Aufgaben fällig, landet die Info in meiner Inbox. Wer möchte, kann sich auch Benachrichtigungen per Mail schicken lassen. Bei sehr umfangreichen Projekten würde ich aber wegen der E-Mail-Flut davon abraten.

Pro

  • Mit Asana ist es fast unmöglich den Überblick über ein Projekt zu verlieren
  • Ganz nach dem Prinzip von agilem Arbeiten ist Asana sehr transparent (alle Projektteilnehmer können zur selben Zeit über alle Informationen verfügen)
  • Asana verbindet sehr große Teams, egal wo sie arbeiten, aus welchen Bereichen sie kommen und wie viele Dienstleister beteiligt sind
  • Ermutigt dazu Projekte in kleinere Aufgaben aufzuteilen und gemeinsam daran zu arbeiten
  • Nach Einarbeitung sehr einfache Handhabung
  • Erspart bei konsequenter Nutzung unnötige Schleifen in der Kommunikation

Contra

  • Keine Messaging-Funktion, man ist daher auf weitere Tools wie z.B. Slack oder E-Mail angewiesen
  • Gefahr des Weiterdelegierens an andere Team-Mitglieder
  • Jeder kann Aufgaben als erledigt markieren oder Beschreibungstexte ändern; das kann zu Fehlern führen
  • Für kleine Projekte zu großer administrativer Aufwand
  • Mitglieder müssen sich an klare Kommunikationsregeln halten und das Tool konsequent nutzen
  • Keine Kontrolle durch z.B. Lesebestätigung, ob das Gegenüber die Aufgabe zugewiesene Aufgabe auf dem Schirm hat

Mein Fazit zu Asana

Gleichstand bei Pro und Contra! Dennoch überwiegen aus meiner Sicht die Pro-Argumente. Asana ist einfach praktisch, und ich bin begeistert von der Transparenz, die es gerade mir als Agenturmitarbeiterin und damit Dienstleisterin ermöglicht einen Überblick zu bekommen, was beim Kunden gerade passiert und welche Projekte gerade anstehen oder in der nächsten Zeit auf mich zukommen werden. Wer ein großes Projekt vor sich hat, der sollte auf jeden Fall auf die Funktionen des Tools zugreifen und sich damit unnötigen Organisationsaufwand ersparen. Was Asana aber dennoch nicht kann? Die interne Kommunikation ersetzen. Es kann sie bestenfalls unterstützen.

Wer arbeitet im Jahr 2018 noch nine to five? Wohl nur noch die wenigsten. Gut, dass es Kollaboration-Tools gibt, die das gemeinsame Arbeiten mit Projektpartnern und Kunden – die zu verschiedenen Zeiten an unterschiedlichen Orten arbeiten – möglich macht.

Christiane hat uns in unserer neuen Reihe schon das Tool Google Drive vorgestellt. Ich führe euch heute in die Irrungen und Wirrungen des Gruppenchats namens Microsoft Teams ein, das vom größten Software-Hersteller weltweit speziell für virtuell vernetzte Teams entwickelt wurde.

Die Plattform, die auf den ersten Blick dem Chat-Portal Knuddels ähnelt, bietet neben klassischen Gruppen- und Einzelgesprächen auch die Möglichkeit, Anhänge hochzuladen. Das ist natürlich noch nicht alles – hier kommen meine drei Pros und Kons:

Pro Microsoft Teams

  • Praktisch: Jeder, der sich in einer „Besprechung“ befindet, kann dort Dateien direkt hochladen und mit allen anderen Teilnehmern teilen und nachbearbeiten.
  • Kompatibel: Das Tool kann Social Media-Kanäle wie Twitter anzeigen.
  • Und für alle, die unterwegs sind: Microsoft Teams gibt es selbstverständlich auch als App.

Kontra Microsoft Teams

  • Sehr schade: Über die App können weder Sprach- oder Videonachrichten versendet, noch Locations geteilt werden. Gerade Sprachnachrichten gehören in der heutigen Zeit dazu wie… äh, die Luft zum Atmen?
  • Kein Must Have, aber ein Nice to Have: Der Absender einer Nachricht erhält keine Lesebestätigung – weder in 1:1-Unterhaltungen noch in Gruppen-Chats.
  • Brandaktuell: Thema Datenschutz. Leider basiert dieser nicht auf der DSGVO, sondern auf US-Recht.

Mein Fazit

Microsoft Teams gehört sicherlich zu den beliebtesten zentralen Kommunikations-Hubs, nicht zuletzt, weil der Name Microsoft Vertrauen weckt. Jedenfalls ging es mir so, als ich zum ersten Mal von dem Tool hörte. Für virtuelle Teams, oder klassische Dienstleister-Kunden-Verhältnisse ist es hilfreich. Schnell ist der richtige Ansprechpartner erreicht, der sich durch seinen für alle sichtbaren Status auch nicht „verstecken“ kann. Doch die großen Mankos des Hubs sind der Datenschutz und die doch noch nicht dem Zeitalter angemessene App. Da bleibt zu überlegen, wie wichtig einem in der Microsoft Cloud gespeicherte Verläufe und WhatsApp-ähnliche Funktionen wirklich sind.

Stefan hatte es hier bereits angekündigt: Viele Projektmanagement- und Kollaborations-Tools buhlen gerade um unsere Aufmerksamkeit. Beinahe jeder unserer Kunden hat bereits DAS Tool entdeckt. Zeit, etwas Licht ins Dunkel des Tools-Dschungels zu bringen. „Speicher den Text doch als Google Doc, dann können alle ihre Änderungen einfügen.“ ist die moderne Variante von „Viele Köche verderben den Brei“. In unserer Reihe zu Kollaborations-Tools beginnen wir mit dem Praxis-Check von Google Drive. Fangen wir ganz vorne an: Heißt es jetzt Google Drive, Google Docs, Google Sheets? Bei der Benennung des Cloud Computing Tools herrscht im alltäglichen Büro-Sprachgebrauch oft Unklarheit. Daher hier einmal aufgeschlüsselt:

Google Drive ist der Filehosting-Dienst von Google. Das heißt, hier kann man Dateien und Dokumente in der Cloud speichern und für andere Nutzer zugänglich machen. Das können alle möglichen Dateiformate (auch JPGs und PDFs) sein, aber hauptsächlich werden Google Docs, Sheets und Slides genutzt. Man kann – wie auch in Windows oder Mac – in Google Drive Ordner anlegen und die Dateien so verwalten. Um Google Drive zu nutzen, muss man sich mit einem Google-Konto anmelden.

Erstellt man einen Ordner oder ein Dokument und möchte es mit anderen teilen, kann man einstellen, ob es komplett öffentlich sein soll (dann wird es in die Google-Suche mit einbezogen), ob nur Leute mit dem direkten Link Zugriff haben dürfen und ob sie das Dokument nur lesen oder auch bearbeiten dürfen.

Google Docs ist das in Google Drive enthaltene Textverarbeitungsprogramm und entspricht einer abgespeckten Version von Microsoft Word. An einem Text in Google Docs können beispielsweise mehrere Leute gleichzeitig ihre Korrekturen und Kommentare einfügen.

Google Sheets ist das Microsoft Excel-Pendant für die Tabellenkalkulation, ebenfalls nicht mit dem ganzen Funktionsumfang – vor allem, was das Formatieren von Tabellen angeht.

Daneben gibt es noch Google Slides für die Präsentationserstellung sowie Google Forms, mit dem man Fragebögen erstellen kann.

Pro

  • Google Drive ist kostenlos und man muss nichts installieren.
  • Es macht Abstimmungen und Freigaben mit mehr als zwei Personen einfacher.
  • Änderungen sind in Echtzeit einsehbar – man muss nicht warten, bis jemand das Dokument zurückgeschickt hat.
  • Wer sich mit den Microsoft Office Programmen auskennt, kommt automatisch auch mit den Google-Pendants klar.

Contra

  • Es ist kostenlos – wir bezahlen also mit unseren Daten. Sollte man Unternehmensdaten wirklich Google zur freien Verfügung bereitstellen? Nur mal so gefragt…
  • Sorgloser Umgang: Hat man Dokumente einmal für jemanden freigegeben, denkt so gut wie niemand daran, die Freigabe zu ändern, wenn man die Zusammenarbeit beendet.
  • Es wird schnell zur Linkschleuder. „Kannst du mir nochmal den Link zum Statusreport von Kunde X schicken?“ ist ein häufig gehörter Satz bei uns. Klar, man kann sich auch bei Google einloggen, auf Google Drive gehen und aus den ganzen freigegebenen Dateien die richtige auswählen. Macht man aber irgendwie nicht.
  • Wer kennt es nicht. Entspricht die Google-Mail-Adresse nicht der normalen Firmenadresse, steht man oft vor dieser Meldung und muss beim Ersteller des Dokuments den Zugriff anfragen und warten…

Fazit

Google Drive, Docs und Sheets sind tolle Tools, um schnell und einfach mit anderen Texte, Tabellen und Dokumente zu teilen. Vor allem für Agenturen sind sie super geeignet, um Dinge für Kunden zugänglich zu machen – besonders wenn es auf Kundenseite mehrere Personen gibt, die ein Dokument abstimmen und freigeben müssen. Mit den ganzen Links und Freigaben, die per E-Mail verschickt werden, kann es in Sachen Praktikabilität jedoch schnell unübersichtlich werden. Ein gänzlicher Verzicht auf die gute alte E-Mail ist mit diesem Tool also nicht möglich.