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Wenn Unternehmen mit Technologie, Software oder einem erklärungsbedürftigen Produkt an den Start gehen, ist PR ein wichtiges Element im Kommunikations- und Marketing-Mix. Das gilt auch für  InsurTech-Unternehmen, die häufig Hard- und Software dazu einsetzen, neue Dienstleistungen im B2B-Segment oder auch Produkte für den Endkunden anbieten. Wie macht man PR in der Versicherungswirtschaft, einer Branche, die durch die Digitalisierung vor dem größten Umbruch ihrer bisherigen Geschichte steht? 

Als Einstieg haben wir 10 Tipps für die InsurTech-PR zusammengestellt:

  1. InsurTech ist nicht gleich InsurTech
    In den letzten Jahren sprießen zahlreiche InsurTechs aus dem Boden, die thematisch alles andere als homogen sind: Da gibt es Unternehmen, deren Angebote sich an den Endkunden richten (B2C) und Firmen, die als Dienstleister für Versicherer oder Maklerverbünde arbeiten (B2B). Und es gibt InsurTechs, die sowohl B2B als auch B2C abdecken. Auch was die Produkte betrifft, gibt es große Unterschiede: von passgenauen Vermittlungs-Plattform, über digitale Sammelbecken für diverse Policen und Verträge, bis hin zu hochspezialisierten Plattformen, die zur Digitalisierung des Versicherungswesens beitragen sollen. Je bekannter ein  Versicherungsprodukt beim Konsumenten, umso geringer ist der Erklärungsbedarf! Je  innovativer eine neue technologische Lösung, desto mehr muss das InsurTech erklären und um Vertrauen werben. Deshalb gibt es auch nicht die EINE PR-Strategie für InsurTechs, sondern sinnvollerweise nur individuelle Lösungen.
  2. Verstehen kommt vor Vertrauen
    Wer bei normalem Versicherungsdeutsch nach kurzer Zeit gedanklich aussteigt, wird erst recht keinen Zugang zum InsurTech-Kosmos finden. Die InsurTech-Szene ist eine eigene Welt mit einschlägigen Fachmedien, Blogs und Podcasts, in denen exzessives Fachchinesisch gepflegt wird: Von API bis Machine Learning, von IoT bis Leadmanagement. Der „normale“ Versicherungskunde versteht dieses Vokabular nicht. In einem Land, in dem Versicherungen immer noch als notwendiges Übel und als langweilig gelten, müssen InsurTech-Unternehmen immer ein wenig Gattungsmarketing mit ihrer Außenkommunikation betreiben, um den Markt und die Menschen von ihren Angeboten zu überzeugen. Bevor Vertrauen in das Unternehmen oder die Marke aufgebaut werden kann, müssen – gerade wenn Endkunden die gewünschte Zielgruppe sind – die Menschen den zentralen Service des InsurTechs verstehen. Und das in einem Halbsatz!
  3. Personalisierung und Geschichten erzählen
    „Es waren einmal drei Freunde, die kannten sich von der Uni. Einer war ein Nerd, der Zweite ein genialer Verkäufer und der Dritte ein Organisationsgenie.“ Sie ahnen, was jetzt kommt? Die Boygroup-Gründerstory eines Start-Ups. Xmal in den Medien erzählt, trotzdem immer wieder gern genommen. Interessanter aber lesen sich neue Geschichten rund um FirmengründerInnen. Fragen Sie mal Miriam Wohlfahrt oder Verena Pausder. Am Trend zur Personalisierung in den Medien kommen auch InsurTechs nicht vorbei. Wer zudem Storytelling als Stilmittel der PR nicht beachtet, verschenkt Potential für den Markenaufbau. Also, erzählen Sie rund um Ihr Unternehmen und Ihr Management gute Geschichten, aber keine Märchen.
  4. Vertrauen ist gut, Reichweite nötig(er)
    Versicherungen sind für die Deutschen normalerweise kein Thema mit Priorität. Natürlich finden wir es grundsätzlich wichtig, aber wir beschäftigen uns viel zu wenig damit. Und wenn, dann vertrauen wir vor allem traditionell starken Marken, also alteingesessenen Versicherern beispielsweise der Versicherungskammer Bayern, der HUK Coburg, den VPV Versicherungen oder der Allianz. Neuartigen digitalen Lösungen im Versicherungsbereich begegnen viele Menschen (und darunter sind auch noch viele Journalisten) daher noch mit einer gehörigen Portion Skepsis. Gleichzeitig wollen die jungen Firmen unter den InsurTechs mit ihren PR-Aktivitäten möglichst viele Menschen in kurzer Zeit erreichen, überzeugen und vor allem für die neuen Services gewinnen. Bei diesem Spagat zwischen langfristigem Markenaufbau und schnellem Vertrieb scheitern viele Kommunikationsansätze. PR alleine kann diesen Spagat nicht bewältigen. Dazu benötigt es einen intelligenten Mix aus Owned, Paid, Earned und Social Media.
  5. Das Medienspektrum ist begrenzt – Themenfindung daher umso wichtiger
    Firmen wie Apple, Google und Co. haben es leicht: Haben sie Neuigkeiten, stürzt sich so ziemliches jedes Medium aus nahezu jeder Branche darauf. InsurTechs haben es da deutlich schwerer. Nicht nur, dass die Themen hochspezialisiert sind, auch das Angebot an Fachmedien ist begrenzt. PR-Aktivitäten stoßen daher schnell an ihre Grenzen, wenn einfach jedes Medium innerhalb kürzester Zeit mehrmals bedacht wurde. InsurTechs sollten daher weniger auf Geschwindigkeit und Masse bei der PR-Arbeit abzielen, sondern die richtigen Themen zur richtigen Zeit spielen. Eine gute Zusammenarbeit mit Journalisten beruht auch darauf, dass ihre Wünsche und Bedürfnisse berücksichtigt werden.
  6. Der Kommunikationsmix muss stimmen
    Wirtschafts- und Fachmedien, Social Media, Online-Foren und -Communitites, Influencer und Blogger bis hin zum TV-Spot: Es gibt viele Möglichkeiten für InsurTechs, sichtbar zu werden. Wie der beste Kommunikationsmix für Ihr InsurTech-Unternehmen aussieht, hängt maßgeblich von Ihren Zielgruppen und deren Mediennutzung ab. In der Regel werden Sie selten lange nur mit einem Kanal erfolgreich sein. Deshalb sollten Marketing, PR und Social Media Hand in Hand gehen und sich eng abstimmen.
  7. Multiplikatoren und Influencer spielen eine wichtige Rolle
    In der InsurTech-Szene haben Influencer einen großen Stellenwert für die Meinungsbildung. Denn auch spezialisierte Journalisten informieren sich in den Blogs, Podcasts oder Newslettern der Experten und Meinungsführer. Allerdings müssen Sie Multiplikatoren und Influencer anders ansprechen als klassische Journalisten. Pressemitteilungen sind da wenig hilfreich. Gefragt sind, Sie ahnen es, individuelle Ideen.
  8. Zuhören statt ausschließlich aussenden
    Um besser einschätzen zu können, wie Journalisten und Multiplikatoren, aber auch der normale Nutzer, über Ihr Segment oder Produkt denken, sollten Sie aktiv Themen-Monitoring betreiben. In den Medien aber auch in den sozialen Netzwerken. Dazu gibt es mittlerweile bezahlbare Tools, die gute und hilfreiche Ergebnisse liefern – und außerdem eine Einschätzung geben, wie populär Ihr Thema, Ihr Produkt oder Ihr Unternehmen und Ihre Wettbewerber bereits sind. Ein bisschen Hirnschmalz brauchen Sie aber beim Aufsetzen des Monitoring, denn „InsurTech“ als alleiniges Keyword liefert Ihnen beispielsweise viel zu viel Input.
  9. Liefern Sie Basisdaten
    Journalisten in Deutschland lieben Zahlen und Statistiken. Nutzen Sie die Möglichkeiten von repräsentativen Meinungsumfragen und Marktanalysen, um für Ihr Segment relevante Daten zu liefern. Denn mit Umsatzzahlen werden Sie in der Regel anfangs nicht punkten können.
  10. Je digitaler das Produkt, desto mehr Gesicht zeigen
    Messen, Workshops, Meetups oder Konferenzen – für die InsurTech-Szene gibt es normalerweise (zu Nicht-Corona-Zeiten) zahlreiche Veranstaltungen und Events, die einen Besuch lohnen. Entweder als Referent, um das eigenen Unternehmen vorzustellen, oder als Netzwerk-Basis, um  wertvolle Kontakte zu Journalisten, Investoren und Entscheidern oder interessierten Kunden zu knüpfen. In der digitalen Welt entsteht Vertrauen immer noch durch den persönlichen Kontakt. Und je digitaler Ihr Produkt ist, desto mehr Gesicht sollten Sie als Unternehmen zeigen.

Unabhängig davon, wie viele der Tipps Sie beachten und umsetzen. PR ist kein Sprint, sondern ein Dauerlauf auf Treppen, bei dem sie Stufe für Stufe nehmen müssen. Darauf sollte Ihr Businessplan Rücksicht nehmen.

Das Beispiel DMEXCO @home

Die erste DMEXCO @home ist Geschichte. Zum allergrößten Teil eine Erfolgsgeschichte. cocodibu hatte das Vergnügen, auch in diesem Jahr wieder für die PR der DMEXCO verantwortlich zu sein. Was haben wir rund um die PR beim größten digitalen Tech, Media & Marketing-Event dieses Jahr in Europa gelernt? Eine ganze Menge. Ist das auf andere Events übertragbar? Möglicherweise, deshalb lassen wir unsere Learnings mal kurz Revue passieren:

Das Interesse an einem Digitalevent…

…ist normalerweise auf Seiten der Journalisten extrem überschaubar. Warum? Egal ob DLD, Bits & Pretzels oder Re Publica ein digitales Event scheint für Medien weniger berichtenswert zu sein als ein physisches. Warum? Eine Vermutung: Journalisten, die anreisen und sich vor Ort längere Zeit aufhalten, berichten eher, als wenn sie sich aus dem (Home) Office lediglich kurz digital dazuschalten. Und: Es gab in der Vergangenheit schon zu viele schlechte Live-Streams ohne Eventfeeling oder Katastrophen-Webinare, die von Medien nur als Zeitfresser wahrgenommen wurde. Da sind also jede Menge Zweifel im Markt, was die Attraktivität von Digitalevents für Journalisten betrifft.

Wir hatten das Glück, dass die DMEXCO im Jahr der Pandemie mit der DMEXCO @home eine völlig neue Plattform gebaut hat, die weltweit ihresgleichen sucht. Sie kombinierte technische Features und Funktionalitäten von Netflix, Zoom und LinkedIn und hat mit Dominik Matyka außerdem einen Chief Advisor, der für Thema dieses sicht- und hörbar  brennt. Es ging also im Vorfeld weniger um die Inhalte und Speaker der (weit über 800 Speakern wohl größten digitalen) europäischen Conference in diesem Jahr, als vielmehr um die Plattform an sich. Hält sie technisch stand? Funktioniert das Networking? Bleiben die Streams stabil? Und, als Frage über allen: Wird der Markt eine solche Lösung akzeptieren? Fast alle nationalen B2B-Medien interessierte das. Da viele unserer Zielmedien und Medienpartner selbst auch digitale Events veranstalten, widmeten sie sich ausführlich und auch in der Tiefe der DMEXCO @home. Horizont und Meedia sind nur zwei Beispiele. 

Wie bei anderen Digitalevents war das Anfangsinteresse der Leit- und Wirtschaftsmedien an der DMEXCO @home, trotz mehrfacher Ansprache, eher verhalten. Erstaunlich, da es ja nicht so häufig vorkommt, dass jemand in Deutschland bzw. Europa Plattformen baut, die weltweit Benchmark sind.

Learning: Digitalevents haben noch mit Skepsis zu kämpfen und müssen daher den Medien mehr denn je besondere Geschichten erzählen, wenn sie nicht mit Donald Trump, Barack Obama oder Greta Thunberg als Keynote-SpeakerIn aufwarten können.

Das Opening der DMEXCO @home: Diesmal aus einem Studio und auf Abstand. Foto @Koelnmesse

Das Onboarding der Journalisten auf die Plattform

Die DMEXCO als Kongressmesse war aus dem vergangenen elf Jahren für die Medien gelernt. Von der Akkreditierung bis zum Catering im Pressezentrum des CCN. Wie sieht das bei einer digitalen Version aus? Erstes Learning: Weil keine Reise und Hotelbuchungen nötig sind, akkreditieren sich die Medien deutlich kurzfristiger. Gut die Hälfte kommt erst in den letzten beiden Wochen vor dem Event. Das verkürzt die Möglichkeit, den Medien die Besonderheiten der Plattform zu zeigen. Und weil das per Text zu mühsam ist, haben wir es über Videocalls mit den wichtigsten Medienvertretern gelöst. Mit sehr gutem Ergebnis:Die Qualität der akkreditierten Journalisten blieb gleich hoch, die meisten wichtigen Zielmedien waren online.

Learning: Mehr Zeit für das Onboarding einplanen, wenn Neuerungen in dieser Größenordnung eingeführt werden. Das war dieses Jahr bedingt durch die Kurzfristigkeit nicht möglich, sollte aber Standard werden.

 Von der Pressekonferenz zum DMEXCO Media Briefing

Bisher hatten wir am ersten Messetag immer eine Eröffnungs-PK und am zweiten Messetag vor Ort ein Abschlussgespräch. Die Eröffnungs-PK war meist sehr früh (meist um halb 9), deshalb nur für MedienvertreterInnen möglich, die schon am Vorabend angereist waren oder kurze Wege hatten. Bei der digitalen Version haben wir uns bewusst gegen eine PK an Tag 1 entschieden. Das zentrale Interesse der Medien würde auf den Zahlen liegen und die waren erst am zweiten Messetag großteils verfügbar. Deshalb fand am Nachmittag im virtuellen Press Café der DMEXCO @home ein DMEXCO Media Briefing als Videokonferenz mit dem Präsidenten des BVDW, dem COO der Koelnmesse und dem Chief Advisor der DMEXCO statt. Das Ergebnis: Fast doppelt so viele anwesende Medienvertreter wie beim Abschlussgespräch der „normalen“ DMEXCO und eine rege inhaltliche Diskussion.

Learning: Die Möglichkeit einer virtuellen Teilnahme sollte auch gegeben sein, falls wieder PKs mit physischer Anwesenheit stattfinden.

Hands Up: Das Team der DMEXCO war großteils vor Ort in Köln, um die diesjährige rein digitale Variante zu produzieren.  Kollegin Alex (1. Reihe rechts, zweite von vorne) saß – wie gehabt – im Pressezentrum. Foto: @Koelnmesse

Ansonsten hat sich DMEXCO 2020 natürlich in vielem von den Vorgängerveranstaltungen unterschieden. In einem allerdings nicht: Wer erfolgreiche Pressearbeit rund um ein digitales Event betreiben will, muss mindestens denselben inhaltlichen und zeitlichen Aufwand betreiben, wie für ein physisches Event. Eigentlich sogar mehr, weil man die Skepsis der Medien zusätzlich mitbedenken muss. Je mehr Service für die Medienvertreter, umso besser das Ergebnis. 

Auch in der B2B-Kommunikation spielen Audio- und Video-Interviews eine zunehmend wichtigere Rolle. Ohne dass der klassische Text (Pressemitteilungen, Facts Sheets etc.) dadurch obsolet wird. Und: Erst die Vernetzung und enge Zusammenarbeit von Marketing Social und PR, das Zusammenspiel von Earned und Owned Media, garantiert ein optimales Ergebnis ohne Kommunikationsbrüche und eine mediale Präsenz, die sich (nicht nur, aber) auch positiv auf die Ticketverkäufe auswirkt. 

Der Abschluss der DMEXCO @home 2020: Dominik Matyka spricht mit Mousse T. über die Herausforderungen der Musikbranche – kurz vor dem Abschlusskonzert. Foto: @Koelnmesse

Bleiben wir lieber beim Vornamen, mein Nachname ist für viele unaussprechlich (Ich habe schon alles gehört von „Rosiwski“ bis „Rotzikotzi“). Wen es interessiert: Das „sz“ einfach wie ein „sch“ aussprechen, alle anderen Buchstaben ganz normal.

In Niederbayern geboren und aufgewachsen, hat es mich für mein Studium in die schöne Stadt Regensburg verschlagen. Nicht immer habe ich die Oberpfälzer verstanden (warum sagt man auch „ölf“ statt „elf“?!), doch die mittelalterliche Altstadt mit ihren kleinen süßen Gassen hat mich schnell überzeugt. Endlich war ich in einer „Großstadt“ – zumindest im Vergleich zu meiner Heimat Straubing mit ca. 45 Tausend Einwohnern. Ich machte meinen Master in Design- und Architekturgeschichte sowie diverse Praktika im Museum und in Galerien in Regensburg und Umgebung.

Dann zog es mich nach München, endlich eine „richtige“ Großstadt. Dort blieb ich erstmal ein halbes Jahr und arbeitete in der Kunstsammlung der HypoVereinsbank. Ich bekam einen Eindruck, was es bedeutet, Kunst zu vermitteln, zu erklären, zu kommunizieren. Und den letzten Punkt fand ich am spannendsten: Wie bringe ich ein Produkt oder ein Thema an den Mann oder die Frau? In meinem Nebenfach Medienwissenschaft lernte ich das nötige Know-how und dann war klar: Ich muss „was mit Medien machen“. Gesagt getan, ich absolvierte ein PR-Praktikum beim Condé Nast Verlag (wieder in München) und wusste: Das ist mein Beruf – und meine Stadt! Wieso? Weil es einfach Spaß macht, sich zu überlegen, welche Themen relevant sind und wie man sie am besten rüberbringt. München aufgrund des großen kulturellen Angebots, der Nähe zur Natur – und der Surfer. In einem Urlaub auf Lanzarote lernte ich meine Liebe zum Surfen kennen und bin seitdem begeistert von diesem Sport. München liegt zwar nicht am Meer, doch die Eisbach-Surfer sind ein kleiner Trost. Noch bin ich nicht gut genug, um am Eisbach selbst auf dem Surfbrett zu stehen, doch ich trainiere fleißig. 🙂

Nach drei Jahren in der Unternehmenskommunikation bei HSE24 bin ich jetzt seit Dezember 2019 PR-Managerin bei den cocos. Nun das Ganze also auf Agenturseite. Der größte Unterschied: Die Vielfältigkeit der Themen durch die verschiedenen Kunden, die Nähe zu den Journalisten – und das Fehlen einer Kantine. Doch wo könnte man die besser ersetzen als in Schwabing.

Hallo, ich bin die Steffi, 23 Jahre alt und vor den Toren unserer Landeshauptstadt aufgewachsen. Wegen meiner geliebten Heimatstadt Dachau,  dem nicht minder tollen München und ein bisschen Verwandtschaft in Heidelberg,  spielt sich mein Leben seit jeher im Süden von Deutschland ab. Zwischendurch habe ich einen vierjährigen Abstecher ins schöne Niederbayern gemacht. Dort habe ich an der Uni Passau Medien und Kommunikation studiert. Nach dem Bachelor zog es mich aber wieder zurück in die Metropolregion München. Und hier gehe ich so schnell nicht mehr weg, denn ich bin jetzt PR-Volontärin bei cocodibu. Wie ich hier her gekommen bin? Fangen wir doch in der Schule an:

In Deutsch war ich schon immer gut und kommunikativ war ich auch. Meinen Lehrern gefiel das manchmal nicht ganz so. Mit dem Abi in der Tasche, beschloss ich in die Drei-Flüsse-Stadt zu ziehen und meine kommunikative Ader im Studium auszuleben. Der Studiengang Medien und Kommunikation ist dafür schließlich bestens geeignet. Bevor das Abenteuer Passau beginnen konnte, hatte ich noch ein Date mit dem Journalismus. In einem zweimonatigen Praktikum bekam ich Einblicke in die Redaktion der Dachauer Rundschau. Ich schrieb Artikel, fotografierte auf Veranstaltungen und kümmerte mich nebenbei noch ums Layout.

In den Seminaren an der Uni entdeckte ich dann meine Liebe zur PR. Bevor ich mich aber ganz auf sie einlassen konnte, hatte ich noch eine kurze Affäre mit dem Marketing. Beim Vision Media Verlag, der früher die Magazine MADAME und JOLIE und die Jugendtitel MÄDCHEN und POPCORN beherbergte, plante ich Events, akquirierte Sponsoren, erstellte Content für Instagram und hielt selbst als Model für das soziale Netzwerk her. Obwohl ich eine wunderbare Zeit hatte, musste diese Liaison irgendwann ein Ende haben, denn es gab nur eine für mich: Die Öffentlichkeitsarbeit.

Also machte ich sogar mit dem Verkaufen von Dirndln und Lederhosen Schluss, mit dem ich lange Zeit eine offene Beziehung führte und wandte mich endlich meiner großen Liebe zu. Nach meinem Vorstellungsgespräch, bei dem ich gleich ein paar meiner Kolleginnen kennenlernte (Männer gibt es bei cocodibu, genau wie in meinem früheren Studiengang, nur sehr wenige), war mir klar, dass ich gefunden hatte, wonach ich suchte. Jetzt bin ich hier und gespannt, was mich bei cocodibu in Zukunft noch erwartet.

Wenn ich nicht gerade in der Agentur in die Tasten haue, powere ich mich beim Fitness, Schwimmen oder Yoga und Pilates aus. Außerdem habe ich eine Leidenschaft für Dirndl (ich habe acht Stück, aber pssst…).

Das war bestimmt nicht das letzte Mal, dass ihr etwas von mir zu lesen bekommt, also bleibt mir jetzt nur noch „Servus und bis bald“ zu sagen.

Mein Name ist Juan Esteban Naupari. Trotz dieses etwas exotischen Namens bin ich gebürtiger Münchner und habe mein gesamtes bisheriges Leben hier verbracht. Dass ich damit eine der wenigen Ausnahmen im cocodibu-Team sein würde, hätte ich nicht gedacht.

Bevor ich zur PR und den cocos gekommen bin, habe ich fünf Jahre lang Archäologie mit Schwerpunkt auf dem Provinzialrömischen Bereich studiert und darin im Sommer 2019 meinen Master gemacht. Bereits nach dem Abitur lieferte sich aber die Leidenschaft für alte Kulturen und Geschichte einen erbitterten Kampf mit meiner Liebe zum geschriebenen Wort und den Medien. Weshalb ich mich schlussendlich doch (erstmal) für die Archäologie entschieden habe, kann ich heute gar nicht mehr so genau sagen. Allerdings bereue ich diese Entscheidung kein bisschen, schließlich hat mir das Studium Erlebnisse wie die Ausgrabung eines großen römischen Wohnhauses in Kempten oder Einblicke in die Alltagswelt von vor knapp 2000 Jahren ermöglicht.

Nach dem Studium stellte sich schließlich die Frage: Quo vadis? Eine Promotion erschien mir zu theorielastig. Ich wollte endlich anpacken, Aufgaben abseits der Uni finden und neue Herausforderungen bewältigen. Wie gut, dass mich meine Begeisterung für Journalismus und Medien nie verlassen hat. Durch meine Mitarbeit beim Online-Musikmagazin Metal1 für Heavy Metal wuchs mein Wunsch, mich auch beruflich in dieser Sparte zu betätigen – also in der Kommunikationsbranche, die Option mit Heavy Metal bleibt natürlich weiter bestehen –  eher noch. Nach einer kurzen Phase der Recherche gingen auch schon die Bewerbungen an die ersten Agenturen raus und kurz darauf kam die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch bei cocodibu. Spätestens als ich mit den beiden Chefs noch vor dem eigentlichen Gespräch ganz entspannt über Metal und Archäologie gequatscht habe war für mich klar: Hier muss ich hin!

Wie man sieht, hat sich dieser Wunsch erfüllt und ich bin ein Teil der cocos geworden. Wenn ich nicht gerade in der Agentur bin, erweitere ich meine Musiksammlung (zuletzt die neuen Alben von Kvelertak, Cult Of Fire, Demons & Wizards und Mosaic, außerdem Jeff Goldblum und Led Zeppelin auf Vinyl), gehe auf Konzerte (am liebsten Anti-Flag, Kadavar, Subway To Sally und Iron Maiden), verschlinge alles von Horror-Großmeistern wie King und Lovecraft oder stehe am Herd und koche alles von klassisch-deutscher Küche bis hin zu Currys oder peruanischen Spezialitäten.

 In diesem Sinne: Hasta pronto! 

Ein Geräusch ist uns aus der PR-Branche besonders vertraut – und nein, es ist nicht das Zischen der Kaffeemaschine oder das Rattern des Druckers. Gemeint ist das endlose Tuten in der Telefonleitung. Der freundliche und persönliche Kontakt zu den Journalisten ist unser Brot-und-Butter-Geschäft. Mit ihnen quatschen wir am Telefon über alles Mögliche – Haustiere, das Wetter und den allabendlichen Stau im Berufsverkehr. Und natürlich besprechen wir mit ihnen auch die neusten Themen unserer Branche und Kunden, ist doch klar. In letzter Zeit scheinen allerdings immer weniger Redaktionen Wert auf den direkten Draht zu legen. Woran wir das merken? Zum Beispiel daran, dass manche gar keine Telefonnummer mehr angeben. Oder an dem freundlichen Hinweis der Sekretärin, dass wir nicht mehr anrufen brauchen. Eine Mail reicht aus. Aber tut sie das wirklich?

Überall wird uns suggeriert: Lass das Telefon links liegen. Die Gegenwart und Zukunft der Kommunikation liegen in Messenger-Diensten, Social Media und natürlich den E-Mails. Das ist effizient und spart Zeit und Nerven. Oder? Fakt ist: Das Smartphone mit seinen schier unbegrenzten Möglichkeiten hat in meiner Generation die Art und Weise, wie wir kommunizieren, radikal verändert. Während man früher auf dem Nachhauseweg einfach zwanzig Minuten zum Busfenster hinaus sah, checkt man heute noch seine Mails, verschickt drei Sprachnachrichten und antwortet endlich dem alten Schulfreund bei WhatsApp, der schon am Freitag fragte, wie es denn so geht. Ist das nicht seltsam? Einerseits sind wir immer online und wir brauchen unser Smartphone so sehr, dass wir uns ohne den kleinen Kasten in der Tasche geradezu nackt fühlen. Andererseits verschieben wir eine Antwort auch gerne mal auf später. Sogar die Angst davor, ans Telefon zu gehen und sofort auf die Fragen des Gegenübers reagieren zu müssen, ist inzwischen weit verbreitet. Stattdessen lassen wir es klingeln und schicken dann eine Nachricht: „Du hast angerufen, was gibt’s?“

Ob das eines dieser berühmten „Generationsdinger“ ist? So wie Schlaghosen und Dauerwelle? Ja, sagen Forscher, die die Angst vorm Telefonieren tatsächlich als pathologisches Phänomen der Generationen Y und Z beobachten. Aber wie kann es sein, dass auch ältere Redakteure und Journalisten nur noch so ungerne ans Telefon gehen? Färbt diese „Telefon-Phobie“ etwa ab? Vielleicht ein bisschen, doch das wahre Problem liegt darin, dass die Redaktionen immer mehr ausdünnen, was bedeutet, dass immer mehr PRler auf immer weniger Journalisten treffen. Erschwerend hinzu kommt noch das Problem, dass längst nicht alle PR-Manager das aktuelle – oder auch generelle – Interessengebiet der Journalisten treffen. Wie ist es also überhaupt noch möglich, die Redaktionen mit einem bestimmten Thema zu begeistern?

1. Journalistenansprache auf links gedreht

Die Digitalisierung hat auch für die Medienbranche neue Wege erschlossen und die Recherche gestaltet sich heute ganz anders als noch vor fünfzehn oder zwanzig Jahren. Nur ein Beispiel: Andreas Weck, der als Redakteur für t3n arbeitet, hat im Rahmen seiner Recherche für einen Artikel zum Thema „Karriere-Neustart“ diese einfach auf Twitter verlagert und richtete sich mit seinen Fragen direkt an die Community. Das ist schlau, finden wir. Als PRler ist es deshalb ratsam, dort zu sein, wo die Journalisten ihre Recherche starten – also auch in Social Media. So kann man sichergehen, ihre aktuellen Themen zu kennen. Eine ideale Ausgangssituation für den Dialog also und allemal besser, als mit einem Potpourri an Themen auf die Journalisten zuzugehen.

2. Themen-Pingpong mit den Freien

Sich bei der Medienansprache auf die Zusammenarbeit mit freien Journalisten zu konzentrieren, ist für die PR-Branche ein weiterer wichtiger Tipp. Im Vergleich zu den völlig überrannten Redaktionen sind diese für externen Input häufig dankbar und deshalb offener, was Interview- oder Themenvorschläge betrifft. Allerdings macht es auch hier oft mehr Sinn, mit dem Journalisten zusammen die Möglichkeiten auszuloten, denn die besten Themen entwickeln sich oft erst im beiderseitigen Gespräch. Das funktioniert sehr viel besser, als mit fertigen, vom Kunden abgesegneten Themen die Journalisten anzusprechen. Zum Glück gibt es in unserer Branche einige, mit denen ein solch inspirierender Austausch möglich ist – angefangen bei Lisa Priller-Gebhardt über Raoul Fischer bis hin zu Helmut van Rinsum, um nur einige zu nennen.

3. Aller Anfang ist schwer

Egal ob PR-Agentur oder Redaktion, egal ob am Telefon oder per Mail, der Einstieg ins Berufsleben ist für alle schwer. Deshalb sollten gerade jüngere PR-Manager, die noch am Anfang ihrer Karriere stehen, die Chance nutzen, um mit dem Journalisten-Nachwuchs in Kontakt zu kommen. Während die alten Hasen im Business nämlich schon über ein großes Netzwerk verfügen, das sie über Jahre hinweg aufgebaut haben und auf das sie sich auch gerne verlassen, sind ihre jüngeren Kollegen noch am Sondieren und werden seltener von Externen kontaktiert. Das bedeutet auch, dass sie häufig offener für neue Themen sind und sich gerne inspirieren lassen. Hinzu kommt: Sie sind meist in derselben Altersgruppe wie wir hier in der Agentur, was den Dialog ungemein erleichtert. Deshalb freue ich mich beispielsweise immer auf den Austausch mit jungen Journalisten wie Niklas Lewanczik von OnlineMarketing.de, Claudia Wieschollek von t3n oder Alena Schubert von der New Business.

Mein Fazit lautet: Auch wenn der direkte Journalistenkontakt für uns PRler das A und O ist, ist es vielleicht doch besser, einmal öfter abzuwägen. Ist mein Anliegen schriftlich eher schwierig auszudrücken? Oder lässt sich das, was ich zu sagen habe, ebenso gut per Mail klären? Gerade bei fertigen Teasern, Pressemitteilungen oder Gastbeiträgen kann es hilfreich sein, dem Journalisten alles Nötige zuzusenden, damit er selbst entscheiden kann, wann er Zeit hat, sich in Ruhe mit dem neuen Thema zu befassen. Denn: Die Zeit und auch die Aufmerksamkeitsspanne der Journalisten ist so knapp bemessen wie nie zuvor. Die fehlende Durchwahl ist deshalb vielleicht eine Form der Hilfe zur Selbsthilfe, um nicht ständig von einem klingelnden Telefon aus der Arbeit gerissen zu werden. Freie und Jung-Journalisten verstecken sich erfahrungsgemäß ohnehin seltener hinter ihrer scheinbaren Unerreichbarkeit. Auf konstruktives Feedback ihrerseits ist in den aller meisten Fällen Verlass. Vielleicht ist der Kontakt per Mail in einer Zeit, in der unaufhörlich News Updates und Push-Nachrichten auf uns einprasseln und in der es uns immer schwerer fällt, den Fokus zu behalten, also tatsächlich ein Konzept, auf das man zunehmend vertrauen sollte.

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Vom Magazin in Online und Print, über WhatsApp bis hin zu Spotify und Instagram – in unserer PR-Arbeit nutzen wir tagtäglich die verschiedensten Medien und Kommunikationskanäle. In unserer neuen Rubrik beschäftigen wir uns ab sofort mit Fragen, die uns in unserem PR-Alltag über den Weg laufen. Zum Start: Eignet sich Spotify als Kanal zur Unternehmenskommunikation?

Egal ob in der U-Bahn auf dem Weg zur Arbeit, zu Hause mit Freunden oder im Urlaub –  Spotify ist allgegenwärtig. Inzwischen nutzen über 207 Millionen Hörer die App regelmäßig. Spotify ist Kult.  Vor allem für zahlende User sind die Funktionen extrem vielfältig:  Jeder kann seine eigenen Playlists mit den persönlichen All-Time-Favourites befüllen, sie nach Stimmungen oder Anlässen ordnen und benennen und sie anschließend mit Freunden teilen. Unternehmen haben Spotify längst für sich entdeckt. Die Chance, sich als Unternehmen von der nahbaren Seite zu zeigen und den Markennamen mit mehr als den Produkten selbst und griffigen Marketing-Slogans zu befüllen, ist mehr als vielversprechend.

Kunden können via Spotify auf einer völlig neuen Ebene für das Unternehmen begeistert werden. Es wird Nähe durch Musik geschaffen. Der Autohersteller BMW beispielweise stellt eigene Playlists bereit, die seine BMW-Fahrer sowohl auf aufregenden Roadtrips als auch täglichen Alltagsfahrten begleiten. In der „Roadtrips with Friends by BMW“-Playlist verbreiten die Songs von Ed Sheeran, Hozier und den Mighty Oaks gute Laune. Die „Legends of Pop by BMW“ oder auch „Legends of Hip Hop“ sind mit den jeweiligen Titanen der Genres bestückt: Hip Hop-Urgesteine, wie House of Pain oder Wu-Tang Clan, bis hin zu den Pop-Sternchen Take That, Keane oder Sia –  alles was das Musik- und Fahrerherz höher schlagen lässt. Der Kunde befasst sich mit dem Produkt und der Marke nicht nur kurz vor, während und nach dem Kauf, sondern in seiner Freizeit. Das schafft eine vollkommen neue Form der Kundenbindung. Firmeneigene Playlists und Podcasts verleihen dem Unternehmen nicht nur Charakter, sondern schaffen auf subtile Art positive Vibes.

Red Bull ist ein absoluter Spitzenreiter unter den Corporate Profilen, betreibt gleich drei Profile auf Spotify und versammelt hier insgesamt über 15.000 Follower. Die Playlists leiten thematisch natürlich auf das Unternehmen; so bietet Red Bull entsprechend seines sportlichen Engagements den passenden Soundtrack zum Skaten, Skifahren und Trainieren. Zusätzlich stellen bekannte Sportler ihre persönlichen Lieblingsstücke in eigenen Playlists des Corporate Profils zusammen. Der Kunde erhält hier das Allround Package für die persönliche sportliche Leidenschaft. Große internationale Firmen wie Jägermeister und IKEA sind ebenfalls bei Spotify zu finden. Ihre Profile zählen hunderte Follower und bespaßen diese mit Künstlern wie Portugal. The Man, Imagine Dragons und Nirvana. Die Themen reichen von exzessiven Party-Playlists mit Mando Diao, AWOLNATION und The Offspring bis hin zum ruhigen Soundtrack der Entspannung á la alt-J, The National und Lola Marsh. Das schwedische Möbelhaus setzt hier natürlich auf andere Argumente als die Alkoholmarke Jägermeister. Beide Zielgruppen unterscheiden sich stark und nutzen daher auch verschiedene Soundtracks für ihre Freizeit. Während IKEA seinen Interior-Liebhabern mit entspannten Playlists à la „Abendmomente“, „Morgenmomente“ oder „Freundeabend“ eine Feel-Good-Stimmung  bereiten will, setzt Jägermeister mit Party-Hymnen, von Calvin Harris und Kendrick Lamar auf die ausgelassene Wochenendstimmung seiner Hörer. Musik kann vieles bewirken, doch es muss nicht immer chillige Caféhaus- oder fetzige Dance-Musik sein. Der Baumarkt Hornbach wartet gar mit Playlists zum Thema „Streichen“ oder „Hämmern“ auf. Den Soundtrack zum Hämmern liefern die Rocker von Depeche Mode, Sisters of Mercy und New Order. Im Kontrast dazu stehen die Herren Mozart, Chopin, Smetana und Beethoven, die den Hobby-Heimwerker mit klassischer Musik beim „Streichen“ begleiten dürfen.

Doch wie kann ein Unternehmen ein Corporate Profil auf Spotify erstellen? Der Musikanbieter stellt genaue Richtlinien für die Interaktion mit „Fans“ bzw. Kunden via Spotify auf. So empfiehlt es sich, mindestens 20 Titel in den jeweiligen Corporate Playlists zu sammeln, wobei jeder Künstler nur einmal vertreten sein darf. Der Trugschluss, dass der jeweils in der Playlist gelistete Künstler das Unternehmen hinter der Playlist auf welche Art auch immer unterstützt, soll auf diese Weise verhindert werden. Die Playlists an sich sollten außerdem keine Spur von Werbung für die jeweiligen Produkte des Unternehmens aufweisen, sondern rein redaktionell zusammengestellt sein. Ziel ist es schließlich, abseits der bekannten Werbebotschaften, einen Mehrwert für den Kunden zu schaffen.

Spotify bietet außerdem einen eigenen all-inclusive Service, welcher Playlists für Unternehmen generiert, analysiert und auswertet. Dieser Service nennt sich „Spotify for Brands“ und verspricht neben hohem Engagement und gekonnter Zielgruppenansprache auch das Streaming-Verhalten der Nutzer detailliert zu analysieren, um die Kunden im richtigen Augenblick zu erreichen. Markenziele sollen durch die Nutzung von „Spotify for Brands“ spielend leicht erfüllt werden. Messgrößen wie Assoziierung, Wahrnehmung oder Kaufabsicht veranschaulichen, wie die Markenbotschaft des Unternehmens bei der entsprechenden Zielgruppe angekommen ist. Springt ein Nutzer von Justin Timberlake zu den Rolling Stones oder hört fünfzig Mal nacheinander „Wrecking Ball“ von Miley Cyrus, dann verrät das viel über die Präferenzen und den Geschmack des Hörers. Jedes Suchen, Shuffeln, Überspringen und Swipen in der Spotify App charakterisiert die einzelnen Nutzer. Dieses Wissen will „Spotify for Brands“ mit den Unternehmen teilen und  gekonnt die entsprechenden Zielgruppen ansprechen.

Mountain View, wir haben ein Problem! Genauer gesagt haben unsere Medien, mit denen wir als Agentur für die digitale Wirtschaft zusammenarbeiten, ein Problem: Viele Wirtschafts- und Fachmedien verdienen nicht mehr genug mit Werbung, um ihren bestehenden Apparat zu finanzieren. Ein paar Beispiele aus den vergangenen Wochen: Horizont kommt bei 32 Seiten Umfang in der gedruckten Ausgabe auf 3,2 Anzeigenseiten, w&v (2/19) bei 124 Seiten auf max 8 Seiten, Impulse bei 90 Seiten Umfang auf 3,3 Seiten, die Wirtschaftswoche (10/19) bei 100 Seiten immerhin auf etwa 14 Seiten. Die Zahl der Eigenanzeigen in den Blättern liegt meist deutlich höher. Auch das Handelsblatt muss als Reaktion auf diese Entwicklung sparen.

Ein Sinnbild für den Zustand vieler Medien: Es bleibt weniger übrig als früher. Der Condé Nast-Verlag hat in München neue Räumlichkeiten bezogen. Der Schriftzug am alten Gebäude wird gerade demontiert. Foto: C.Faltin

Man braucht keine Ausbildung als Verlagskaufmann um zu erkennen, dass viele unserer Wirtschafts- und Fachmedien von Werbung in gedruckten Medien nicht mehr (lange) leben können. Parallel erwirtschaften nur die wenigsten Onlineauftritte der gleichen Marken ausreichend Geld, um die Verluste annähernd auszugleichen. Als Reaktion wird häufig die Redaktion verkleinert. Oder man entlässt die festangestellte Redaktion komplett und vergibt den Auftrag zu niedrigeren Kosten an ein freies Büro. Oder man verzichtet auf Reichweitenvermarktung wie jüngst Impulse.

Der Leser als wiederentdeckter Erlöser

Weil Sparen alleine aber keine Erlösstrategie darstellt, drehen die Verlage an der anderen Stellschraube, die ihnen bleibt: den Heft- oder Abopreisen bzw. der Paywall. Und zwar mit Macht: eine Ausgabe Brand Eins kostet 10 €, Impulse verlangt pro Heft 19,90 €, der PR-Report 27 € und die neue monatliche w&v mittlerweile 28 €. Man muss kein Prophet sein: Bei diesen Heftpreisen werden die Leser künftig deutlich öfter und schärfer fragen: Ist mir der Inhalt diese Summe wert? Ich fürchte, die Antwort flattert den Verlagen in nächster Zeit zunehmend häufiger als Kündigung des Abos ins Haus. Teure Coffee-Table-Magazine kann man- bei Bedarf – auch im Einzelkauf erwerben. Wenn die redaktionellen Kosten künftig vor allem der Leser tragen soll, wird härter kalkuliert.

Neue Aggregatoren und Wettbewerber

Weil sich das Informationsverhalten in unserer Branche komplett gewandelt, sprich weitgehend digitalisiert – hat, können mit vergleichsweise geringen Mitteln sehr schnell neue Wettbewerber entstehen. Häufig in einer Kombination aus Event, Webseite , Podcast und Newsletter (z.B. die Online Marketing Rockstars oder Gabor Steingarts Morning Briefing). Kleinere Themennischen lassen sich mit ein bis zwei festen Journalisten stemmen und inhaltlich gut abdecken (z.B. etailment zum Thema Digital Commerce oder paymentandbanking zum Thema Fintech). Gute Firmenblogs liefern inhaltlich detaillierteren Service als es Fachmedien können. Auch Xing und LinkedIn entwickeln sich in Teilen zunehmend zu Fach- und Wirtschaftsmedien ähnlichen Plattformen, die für Owned Media eine interessante Reichweite bieten. Bei LinkedIn ist das Publizieren für jeden möglich, der Weg zum Xing-Insider führt noch über eine Redaktion. Beide Plattformen bieten viele fachspezifische Newsletter, die in den Nischen ein breites Informationsangebot bereitstellen – auch indem sie Artikel aus Fach- und Wirtschaftsmedien bündeln bzw. neu sortieren.

Alternative Erlösquellen

Die klassischen Medienmarken reagieren mit neuen Community-Ansätzen, die neue Erlösströme liefern sollen. Zwei Beispiele aus der Praxis: Brandeins bringt in seiner „Safari“ eine Gruppe von maximal 12 Personen zusammen, die etwas voranbringen wollen und sich gegenseitig inspirieren sollen. 6 Workshoptage verteilt auf vier Treffen kosten 6000 €. Die Wirtschaftswoche interpretiert die gute alte Leserreise neu und fährt mit einer exklusiven Reisegruppe von Entscheider*Innen diese Woche zur SXSW nach Austin. Täglich führen die Redakteur*innen in das Konferenzgeschehen ein und am Abend wird beim gemeinsamen Dinner das Erlebte des Tages diskutiert (Kostenpunkt der Reise: 5100 €). Was davon funktioniert und dauerhaft Erlöse bringt, müssen die Medienhäuser immer wieder neu testen.

Was bedeuten diese Entwicklungen für uns als Kommunikatoren?

1.             Die Gewichte zwischen den Kommunikationskanälen verschieben sich: Earned Media bleibt wichtig, Platzierungen in klassischen Medien auch. Aber schon heute hat sich das Verhältnis zwischen Print und Online verschoben. Vier kleine Erwähnungen in Newslettern erzeugen in der Regel eine größere Aufmerksamkeit und Wirkung als die Doppelseite in der gedruckten Ausgabe. Da ausgedünnte Redaktionen noch weniger Zeit zur Recherche haben, wird gutes PR-Handwerk und seriöse Zuarbeit – die den Medien Zeit spart – noch wichtiger.

2.             Weil die klassischen Medien aber tendenziell Reichweite verlieren, muss Owned Media parallel aufgebaut werden. Das kann ein Blog, eine gute Xing- oder LinkedIn-Präsenz sein, Soziale Netzwerke, ein Newsletter, eine Aktions-Webseite oder vieles mehr. Unternehmen – gleich welcher Größe – sollten heute ihre eigenen Kanäle frühzeitig mitdenken und in einen gezielten Reichweitenaufbau investieren. Auch mit Paid Media.

3.             Owned Media ist aber erst mal nur ein Buzzword, dass mit relevanten Inhalten gefüllt werden will. Wenn die Contentflut die Werbeflut ablöst, bleibt der Effekt der gleiche: Reaktanz. PR muss gute Geschichten erzählen, um relevant zu bleiben. Die Kunst dabei ist, dass diese sowohl auf Earned, Owned und Paid-Kanälen und im Idealfall vernetzt funktionieren. Gute PR ist Handwerk, erfolgreiche PR ist Kunsthandwerk.

4.             Paid Media und Native Ads: Medienhäuser versuchen zunehmend aggressiver Berichterstattung mit Anzeigenschaltung zu verknüpfen. Kein neues Phänomen, aber eines, das in wirtschaftlich harten Zeiten härter interpretiert wird. Den Native Ads kommen in einer digitaleren Infowelt dabei eine wichtigere Rolle zu. Ohne flankierende Paid Media wird es auch in der PR zunehmend enger.

5.             Je digitaler unser Informationsverhalten, desto mehr wollen wir wieder persönlich mit Menschen sprechen. Deshalb gewinnen Events jeder Couleur an Attraktivität – vorausgesetzt sie bieten der Community entweder Unterhaltung, Vernetzung oder Wissen.

6.             Wenn teure, gedruckte Medien Mehrwert liefern sollen, müssen ihnen die Unternehmen auch Mehrwert zuliefern: Qualitativ saubere Analysen, repräsentative Studien, gute Infografiken und vieles mehr. Und wenn die Medien Meinung nachfragen, sollten sie den Mut dazu haben, diese auch zu äußern (Stichwort: Haltung).

7.             Die Schnelligkeit sozialer Netzwerke ist Chance und Herausforderung zugleich. Für Firmen, die Echtzeit-Monitoring und Themen-Highjacking betreiben wollen, sind sie Spielwiese und Reichweitenturbo gleichermaßen. Firmen, die nicht mitspielen wollen, können selber zum Spielball werden.

Diese Liste ließe sich noch fortsetzen und weiter vertiefen. Aber es ist Aschermittwoch und die Lesezeit im Web wird tendenziell sowieso immer kürzer. Die beschriebene Entwicklung trifft Fach- und Wirtschaftsmedien keineswegs exklusiv. Amazon, Google und Facebook vereinen derzeit schon drei Viertel aller Werbeeinnahmen im Digitalen, da bleibt für nationale Publisher immer weniger übrig. Unsere Medienlandschaft wird also schrumpfen.

Noch etwas Persönliches zum Schluss: Meine ersten beruflichen Schritte absolvierte ich als Journalist Ende der 80er-Jahre bei einem Medium, dass sich damals hauptsächlich um neue private Radiosender in Deutschland drehte (Kabel&Satellit). Seitdem kamen immer neue Kanäle dazu: Privates Fernsehen, das stationäre Internet, das mobile Internet, das Internet der Dinge. So spannend und so vielfältig, so unübersichtlich und disruptiv wie heute war die Medienlandschaft und Gerätevielfalt noch nie. Medien, Journalisten und Kommunikatoren stellt sie vor große Aufgaben. Die Komfortzone ist endgültig geschlossen. Jetzt ist die Zeit vieles neu zu denken und zu machen.

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Nach 23 Jahren Berlin war eine Veränderung nötig. So groß wie die Liebe zu meiner Mutterstadt auch sein mag, immer nur Spree und Szene-Hipster um sich herum zu versammeln, ist auf Dauer langweilig. Aber wohin? Meine Wahl fiel sehr schnell auf München. Wenn schon Tapetenwechsel, dann auch bitte den 360 Grad Kulturschock. Mitten hinein in die Weißwurst-Metropole.

Ich bin Pia, 23 Jahre alt und komme aus Berlin. Mit dem Berliner Dialekt kann ich nicht dienen, dafür mit der vorlauten Berliner Schnauze. Hier in der Hauptstadt habe ich Journalismus in Kreuzberg studiert. Neben dem Studium war ich in sämtlichen miefigen Probekellern und Aufnahmestudios der Stadt zu finden und habe für viele Berliner Bands, wie JONAH usw. Social Media und Promotion Arbeit betrieben. Um das Ganze ein wenig abzuwechseln, arbeitete ich außerdem  in der Content Marketing Agentur Newcast der Publicis Gruppe – ganz Berlin-like im szenigen Hinterhof-Loft in Kreuzberg. Nach meinem Praxissemester bei Sony Music Entertainment in München, war für mich klar, dass es wieder zurück in Richtung Alpen gehen muss. Hier in München arbeitete ich erst in einer Online Marketing Agentur im hübschen Lehel, bevor es mich ins ebenso hübsche Schwabing zu den cocos verschlug.

Die Leidenschaft zum Schreiben brachte mich also schlussendlich wieder zurück zur Pressearbeit. Neugierig auf die PR war ich schon lange, das Volontariat bei cocodibu lag also auf der Hand. Nach dem ersten Gespräch mit Stefan, Christian und den cocos war die Sache auch schnell klar. Seit Februar diesen Jahres bin ich jetzt dabei und fühle mich hier pudelwohl. Wenn ich nicht gerade für die cocos Texte schreibe oder mir am Telefon den Mund fusselig rede, dann bin ich, wann immer es geht, auf Reisen. Am liebsten natürlich so weit weg wie möglich – aber Länder wie Frankreich, Spanien, Russland und Groß Britannien reichen auch schon. Roadtrips sind meine größte Leidenschaft. Dafür wird in den nächsten Monaten jetzt auch endlich der eigene Camper ausgebaut und dann geht’s los nach Schweden, Norwegen und Irland. Und wenn ich nicht gerade im kleinen Omnibus durch andere Länder tuckere, dann schaue ich mir am liebsten die neuesten Indie-Bands in der Milla oder auf der alten Utting an.

Adieu To-Do-Listen und hallo Trello. Das Tool basiert auf der Kanban-Methode und ist praktisch nichts weiter, als eine digitale Aufgabenliste, bei der es darum geht, sich nicht nur allein, sondern auch im Team Überblick über alle anfallenden Tasks zu verschaffen. In der einfachsten Anwendung lassen sich Aufgaben auf einem Board in einer To-Do-Liste sammeln, bei Bearbeitung in die Doing-Spalte verschieben und schließlich nach Erledigung bei Done ablegen.

Doch auch umfangreiche Projekte mit mehreren Beteiligten eignen sich bestens für Trello. Ob die Verwaltung von Redaktionsplänen, Jahres- und Wochenübersichten oder generelle Prozesse und Workflows, alles lässt sich einfach und übersichtlich in Boards, Listen und Cards visualisieren. Man kann sich das Tool dann wie einen gut organisierten Aktenschrank vorstellen. Das Board ist in diesem Fall der Aktenschrank, die Listen sind die einzelnen Ordner und die Cards, die mit Einlegern voneinander getrennten Aufgaben.

Doch zusätzlich lässt sich auf den Cards noch festlegen, wer zuständig ist und bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Checklisten sowie die Kommentarfunktion sorgen dafür, dass sich jeder immer einen Überblick über den jeweiligen Projektstand verschaffen kann. Voraussetzung natürlich immer: Aktualität und Gewissenhaftigkeit. Aufgaben, Absprachen sowie Fortschritte müssen auch immer eingetragen sowie angepasst werden, ansonsten droht Kontrollverlust und Chaos.

Pro

  • Die Bedienung von Trello ist einfach, intuitiv, transparent und flexibel. Alle Daten werden zentral gespeichert und sind damit zu jeder Zeit für alle Beteiligte auf dem aktuellsten Stand.
  • Trello eignet sich sowohl für die Eigenorganisation (simple Wochen-To-Do-Listen) als auch komplexe Projekte mit großen Teams.
  • Trello ist sowohl als kostenlose als auch kostenpflichtige Version erhältlich. Selbst in der kostenlosen Variante lassen sich unbegrenzt Boards, Listen, Karten sowie Mitglieder anlegen und einbinden.  
  • Trello ermöglicht die Integration von weiteren Tools, wie beispielsweise Slack, Google Drive, Dropbox, MailChimp oder Survey Monkey. Einiges lässt sich allerdings erst in der kostenpflichtigen Version einbinden.
  • Daten lassen sich nicht löschen, nur archivieren. Ist eine Karte abgearbeitet, kann sie in das Archiv verschoben werden und ist jederzeit über die Suchfunktion wieder auffindbar. Kommen also nach Projektabschluss nochmal Fragen auf, lassen sich diese schnell beantworten.

Contra

  • Trello ermöglicht keine Real-Time-Kommunikation. Die Kommentarfunktion eignet sich nur für Anweisungen und Updates.
  • Die Daten lagern auf US-Servern und unterliegen damit nicht dem europäischen Datenschutz. Gerade bei sensiblen Daten ein nicht zu unterschätzendes Problem. Hier bietet sich MeisterTask an. Die Funktions- und Arbeitsweise entspricht Trello, allerdings befinden sich die Server des bayrischen Unternehmens in Frankfurt am Main.
  • Die Arbeit mit Trello erfordert von allen Beteiligten Disziplin, ihre Aufgaben und Projekte stets auf dem neuesten Stand zu halten. Ansonsten „verstauben“ die Karten und keiner fühlt sich für deren Bearbeitung zuständig bzw. der Projektüberblick geht verloren.
  • Auch die generelle Mitarbeit erfordert Disziplin. Aufgaben inklusive Deadlines können zwar einfach zugewiesen werden, doch fehlt die Feedbackmöglichkeit, ob der Betreffende diese auch übernimmt und bearbeitet.

Mein Fazit zu Trello

Das Pro überwiegt ganz eindeutig. Weg mit To-Do-Listen aus Papier, Verteilung von Zuständigkeiten auf Zuruf oder fragenden Gesichtern, wenn es um den aktuellen Projektstand geht. Innerhalb der Agentur ermöglicht Trello Projekttransparenz, verkürzt Abstimmungsschleifen und bietet einen Überblick zu Deadlines sowie Auslastungen und Kapazitäten der Beteiligten.

In der Zusammenarbeit mit einem Kunden würde ich allerdings auf Asana ausweichen. Asana bietet in diesem Vergleich deutlich mehr Funktionalitäten und lässt eine einfachere Darstellung von Projekten mit vielen Aufgaben und Unteraufgaben zu. Das bietet weit mehr Transparenz und Kleinteiligkeit der Projekte und Zuständigkeiten.