Tagged: Tool

Schnell mal was beim Kollegen oder Chef erfragen? Da liegt der Griff zum Hörer nahe. Und wenn die Leitung belegt ist, hilft nur das gute, alte Erinnerungs-Post-it, damit man die Frage nicht vergisst. Um Schreibtische vorm Zettelchen-Chaos zu bewahren, haben ein paar US-Amerikaner vor gut fünf Jahren einen webbasierten Instant Messaging-Dienst ins Leben gerufen: Slack. Hinter dem vermeintlichen Kunstwort versteckt sich eine gar nicht so unsinnige Erklärung: „Searchable Log of All Conversation and Knowledge“. Was das Kollaborations-Tool alles auf dem Kasten hat und für wen sich Slack weniger lohnt, erfahrt ihr in meinen Pros und Kons.

Pro

  • Kinderleicht: Endlich mal ein Tool, für dessen Bedienung man nicht im Vorhinein YouTube Tutorials anschauen muss. Wer Slack nicht kennt, kommt trotzdem schnell rein: Einfach die Einladung des Kollegen annehmen, einen Account anlegen und schon kann losgeslackt werden.
  • Kompatibel: Das Programm verfügt über eine lange Liste von Anwendungen, die in Slack integriert werden können. So kann direkt im Chat über die Inhalte diskutiert werden – ganz schön praktisch. Eine der am häufigsten verwendeten Apps ist Google Drive, was Slack zu einem idealen Programm für Unternehmen macht, die Google Drive als hauptsächliche Quelle für den Infoaustausch nutzen.
  • Universell: Slack nimmt es mit jeder Unternehmensgröße auf sich – ob groß oder klein. Sowohl Startups als auch Großunternehmen können die verschiedenen Kanäle von Slack nutzen und sie ganz an ihre Bedürfnisse anpassen. Jede Abteilung, jedes Team, jede übergreifende Kombination aus Mitarbeitern kann ihren eigenen Chatroom erstellen.

Kontra

  • Suchterzeugend: Hattet ihr jemals das Gefühl, dass ihr euch nach Feierabend nicht von der Arbeit trennen könnt? Slack ist Fluch wie Segen, vor allem, wenn man die passende App auf dem Handy besitzt: Da verschwimmt Arbeit und Privates gerne. Wenn dann auch noch Mitarbeiter anderer Zeitzonen im selben Kanal sind, kann es passieren, dass man morgens aufwacht und erst einmal die Spam-Flut überwinden muss.
  • Unübersichtlich: Slack ist ideal, um den groben Überblick zu behalten, aber wenn es um komplexere Themen geht, ist das Tool ungeeignet. Es gibt pro Channel nur einen Chat, in dem mehrere Gespräche gleichzeitig stattfinden. Respekt, wer in diesem Chaos den roten Faden behält. Selbst bei getrennten Kanälen ist es sehr zeitaufwendig, Gespräche durchzugehen, wenn man auf der Suche nach einem bestimmten Thema ist. Ein Gespräch vom Anfang bis zum Ende zu verfolgen, ist quasi unmöglich – dafür sollten besser andere, übersichtlichere Plattformen genutzt werden.

Mein Fazit zu Slack

Auch wenn Slack dafür wirbt, für Unternehmen jeder Größe nützlich zu sein, würde ich eher kleineren Betrieben zu diesem Format raten. Um mal eben etwas abzustimmen, kann ich mir keinen einfacheren Dienst vorstellen. Wir bei cocodibu nutzen die Plattform auch – mal mehr, mal weniger – intern und auf mehreren Kanälen (zum Beispiel für Terminfragen bis hin zu Themen wie „Wer muss sich heute Mittag vom EDEKA was zu essen holen?“), oder mit Kunden. Um über kurze Wege Informationen zu geben oder zu bekommen, ist Slack absolut zu empfehlen.

Adieu To-Do-Listen und hallo Trello. Das Tool basiert auf der Kanban-Methode und ist praktisch nichts weiter, als eine digitale Aufgabenliste, bei der es darum geht, sich nicht nur allein, sondern auch im Team Überblick über alle anfallenden Tasks zu verschaffen. In der einfachsten Anwendung lassen sich Aufgaben auf einem Board in einer To-Do-Liste sammeln, bei Bearbeitung in die Doing-Spalte verschieben und schließlich nach Erledigung bei Done ablegen.

Doch auch umfangreiche Projekte mit mehreren Beteiligten eignen sich bestens für Trello. Ob die Verwaltung von Redaktionsplänen, Jahres- und Wochenübersichten oder generelle Prozesse und Workflows, alles lässt sich einfach und übersichtlich in Boards, Listen und Cards visualisieren. Man kann sich das Tool dann wie einen gut organisierten Aktenschrank vorstellen. Das Board ist in diesem Fall der Aktenschrank, die Listen sind die einzelnen Ordner und die Cards, die mit Einlegern voneinander getrennten Aufgaben.

Doch zusätzlich lässt sich auf den Cards noch festlegen, wer zuständig ist und bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Checklisten sowie die Kommentarfunktion sorgen dafür, dass sich jeder immer einen Überblick über den jeweiligen Projektstand verschaffen kann. Voraussetzung natürlich immer: Aktualität und Gewissenhaftigkeit. Aufgaben, Absprachen sowie Fortschritte müssen auch immer eingetragen sowie angepasst werden, ansonsten droht Kontrollverlust und Chaos.

Pro

  • Die Bedienung von Trello ist einfach, intuitiv, transparent und flexibel. Alle Daten werden zentral gespeichert und sind damit zu jeder Zeit für alle Beteiligte auf dem aktuellsten Stand.
  • Trello eignet sich sowohl für die Eigenorganisation (simple Wochen-To-Do-Listen) als auch komplexe Projekte mit großen Teams.
  • Trello ist sowohl als kostenlose als auch kostenpflichtige Version erhältlich. Selbst in der kostenlosen Variante lassen sich unbegrenzt Boards, Listen, Karten sowie Mitglieder anlegen und einbinden.  
  • Trello ermöglicht die Integration von weiteren Tools, wie beispielsweise Slack, Google Drive, Dropbox, MailChimp oder Survey Monkey. Einiges lässt sich allerdings erst in der kostenpflichtigen Version einbinden.
  • Daten lassen sich nicht löschen, nur archivieren. Ist eine Karte abgearbeitet, kann sie in das Archiv verschoben werden und ist jederzeit über die Suchfunktion wieder auffindbar. Kommen also nach Projektabschluss nochmal Fragen auf, lassen sich diese schnell beantworten.

Contra

  • Trello ermöglicht keine Real-Time-Kommunikation. Die Kommentarfunktion eignet sich nur für Anweisungen und Updates.
  • Die Daten lagern auf US-Servern und unterliegen damit nicht dem europäischen Datenschutz. Gerade bei sensiblen Daten ein nicht zu unterschätzendes Problem. Hier bietet sich MeisterTask an. Die Funktions- und Arbeitsweise entspricht Trello, allerdings befinden sich die Server des bayrischen Unternehmens in Frankfurt am Main.
  • Die Arbeit mit Trello erfordert von allen Beteiligten Disziplin, ihre Aufgaben und Projekte stets auf dem neuesten Stand zu halten. Ansonsten „verstauben“ die Karten und keiner fühlt sich für deren Bearbeitung zuständig bzw. der Projektüberblick geht verloren.
  • Auch die generelle Mitarbeit erfordert Disziplin. Aufgaben inklusive Deadlines können zwar einfach zugewiesen werden, doch fehlt die Feedbackmöglichkeit, ob der Betreffende diese auch übernimmt und bearbeitet.

Mein Fazit zu Trello

Das Pro überwiegt ganz eindeutig. Weg mit To-Do-Listen aus Papier, Verteilung von Zuständigkeiten auf Zuruf oder fragenden Gesichtern, wenn es um den aktuellen Projektstand geht. Innerhalb der Agentur ermöglicht Trello Projekttransparenz, verkürzt Abstimmungsschleifen und bietet einen Überblick zu Deadlines sowie Auslastungen und Kapazitäten der Beteiligten.

In der Zusammenarbeit mit einem Kunden würde ich allerdings auf Asana ausweichen. Asana bietet in diesem Vergleich deutlich mehr Funktionalitäten und lässt eine einfachere Darstellung von Projekten mit vielen Aufgaben und Unteraufgaben zu. Das bietet weit mehr Transparenz und Kleinteiligkeit der Projekte und Zuständigkeiten.

Habt ihr schon einmal in einem sehr großen Projekt zusammengearbeitet? Also einem wirklich großen? Dann wisst ihr sicher auch wie viel Zeit mit der Organisation drauf geht, mit Mails, Calls und Abstimmungsschleifen. Viele kleine Projekte laufen zu einem großen Projekt zusammen und falls es ganz übel kommt, müssen auch noch Dienstleister im zweistelligen Bereich koordiniert werden. Wie die Menschen das früher geschafft haben? Ganz ehrlich, keine Ahnung. Wie Menschen das heute schaffen lest ihr in unseren Tool-Checks. Meine Kolleginnen Christiane und Ann-Katrin haben bereits Google Drive und Microsoft Teams vorgestellt. Ich werde euch heute das Tool Asana näherbringen.

Große Projekte mit der Ruhe eines Yogis steuern

Laut der Unternehmenswebsite von Asana untersützt das Tool bei drei Dingen: „bessere Organisation“, „zielgerichtet Arbeiten“ und „Fristen einhalten“. Ziel ist es, die Menschen eine möglichst mühelose Zusammenarbeit zu ermöglichen. Kein Wunder also, dass sich der Name des Kollaborations-Tools an den Begriff für einzelne (ruhende) Yoga-Körperstellungen anlehnt. Und es stimmt wirklich: Asana bringt Ruhe in allzu vielseitige, unübersichtliche Projekte an denen viele Menschen aus vielen unterschiedlichen Abteilungen oder Bereichen beteiligt sind.

Von Skepsis zu Begeisterung

Für ein sehr großes Kundenprojekt habe ich in den letzten Monaten täglich mit Asana gearbeitet und ich gebe es zu, am Anfang war ich sehr skeptisch. Zwar empfinde ich Asana inzwischen als sehr intuitiv. Es dauert aber ein paar Tage – in denen man sich intensiv mit den Funktionen beschäftigen muss – um reinzukommen. Die Möglichkeiten sind einfach sehr zahlreich. Inzwischen kann ich mir aber gar nicht mehr vorstellen wie man das Projekt anders hätte organisieren sollen. Mit Mails und Telefonaten? Das hätte den Organisationsaufwand sicher verdoppelt.

Wie es funktioniert

Man kann sich Asana wie einen Stammbaum vorstellen. Über allem steht das eine große Projekt auf das alle hinarbeiten, darunter finden sich viele Teilprojekte, die wiederum in kleinere Projekte aufgespalten werden können. Das kann zum Beispiel das Großprojekt Unternehmenskommunikation sein, darunter befindet sich beispielsweise das Projekt „PR-Aktivitäten“, darunter dann die einzelnen Maßnahmen, z.B. „Pressemitteilung Etatgewinn xy“. Diese werden dann wiederum in die einzelnen Aufgaben gesplittet, z.B. „Pressemitteilung Input“, „Pressemitteilung Text“, „Pressemitteilung Freigabe“, „Pressemitteilung Übersetzung“ und „Pressemitteilung Versand“. Alle diese Aufgaben kann ich der jeweils zuständigen Person zuweisen, die wiederum die Aufgabe einer weiteren verantwortlichen Person zuweisen oder als erledigt markieren kann. Sind alle Unteraufgaben erledigt, kann die Aufgabe dann gesammelt als erledigt markiert werden und verschwindet aus der To do-Liste. Auf den Punkt „Fristen einhalten“ zahlt die Datumsfunktion bei Asana ein. Hier legt man für jede Aufgabe ein Fristdatum fest, bis wann diese erledigt sein muss. Außerdem gibt es bei allen Aufgaben sowohl ein Beschreibungsfeld als auch eine Kommentarfunktion und man kann bestimmten Aufgaben oder Projekten folgen, um immer auf dem neuesten Stand zu sein. Passiert dort etwas oder ist eine meiner Aufgaben fällig, landet die Info in meiner Inbox. Wer möchte, kann sich auch Benachrichtigungen per Mail schicken lassen. Bei sehr umfangreichen Projekten würde ich aber wegen der E-Mail-Flut davon abraten.

Pro

  • Mit Asana ist es fast unmöglich den Überblick über ein Projekt zu verlieren
  • Ganz nach dem Prinzip von agilem Arbeiten ist Asana sehr transparent (alle Projektteilnehmer können zur selben Zeit über alle Informationen verfügen)
  • Asana verbindet sehr große Teams, egal wo sie arbeiten, aus welchen Bereichen sie kommen und wie viele Dienstleister beteiligt sind
  • Ermutigt dazu Projekte in kleinere Aufgaben aufzuteilen und gemeinsam daran zu arbeiten
  • Nach Einarbeitung sehr einfache Handhabung
  • Erspart bei konsequenter Nutzung unnötige Schleifen in der Kommunikation

Contra

  • Keine Messaging-Funktion, man ist daher auf weitere Tools wie z.B. Slack oder E-Mail angewiesen
  • Gefahr des Weiterdelegierens an andere Team-Mitglieder
  • Jeder kann Aufgaben als erledigt markieren oder Beschreibungstexte ändern; das kann zu Fehlern führen
  • Für kleine Projekte zu großer administrativer Aufwand
  • Mitglieder müssen sich an klare Kommunikationsregeln halten und das Tool konsequent nutzen
  • Keine Kontrolle durch z.B. Lesebestätigung, ob das Gegenüber die Aufgabe zugewiesene Aufgabe auf dem Schirm hat

Mein Fazit zu Asana

Gleichstand bei Pro und Contra! Dennoch überwiegen aus meiner Sicht die Pro-Argumente. Asana ist einfach praktisch, und ich bin begeistert von der Transparenz, die es gerade mir als Agenturmitarbeiterin und damit Dienstleisterin ermöglicht einen Überblick zu bekommen, was beim Kunden gerade passiert und welche Projekte gerade anstehen oder in der nächsten Zeit auf mich zukommen werden. Wer ein großes Projekt vor sich hat, der sollte auf jeden Fall auf die Funktionen des Tools zugreifen und sich damit unnötigen Organisationsaufwand ersparen. Was Asana aber dennoch nicht kann? Die interne Kommunikation ersetzen. Es kann sie bestenfalls unterstützen.