Folge 2: "Das Messegespräch"

In der ersten Folge unseres kleinen PRaxis-Lexikons „PR-Journalist, Journalist-PR“ hatten wir uns an der Übersetzung versucht, was es heißt, wenn beide Seiten sagen: „Ich melde mich!“. In Folge 2 widmen wir uns einem – angesichts der drohenden dmexco – absolut aktuellem Thema: dem Messegespräch. Oder, was passiert, wenn PR versucht Journalisten auf den Stand einzuladen, weil Kunden vor Ort mit wichtigen Journalisten sprechen wollen.

PR sagt:
„Lieber Journalist, sind Sie auf der gamescom/dmexco oder Sonstwie-Messe? Wir würden Sie nämlich gerne an den Stand unseres Kunden X zu einem Gespräch mit dem Vorstand/Geschäftsführer/Entscheider Z einladen?“
und meint:
Hofffentlich stimmt die Akkreditierungsliste und er ist überhaupt auf der Messe. Und hoffentlich fragt er jetzt nicht nach, was die News sein soll, die er vom Kunden gerade am Stand erfahren soll.
Journalist sagt:
„Wenn nichts Dringendes dazwischenkommt, bin ich vor Ort. Allerdings nur einen Tag und ich bin schon  ziemlich dicht mit Terminen. Gibt es denn etwas Berichtenswertes, was mir ihr Kunde unbedingt am Messestand erzählen muss.“
und denkt sich:
Du bist jetzt der 30. PRler, der mich vor der Messe nervt. Und bisher hatten 29,5 KEINE relevante News. Ich fahr doch nicht dahin, um Smalltalk an Eurem Stand zu machen, wo ihr doch schon letztes Jahr nichts Vernünftiges zu Essen und Trinken hattet.
PR sagt:
„Der Vorstand/Entscheider würde Sie gerne mal persönlich kennenlernen und sich mit Ihnen über aktuelle Marktentwicklungen unterhalten. Eine spezielle News oder etwas Exklusives für Sie gibt es vor Ort zwar nicht, weil wir ja bereits vor der Messe über unsere Neuheiten informieren, aber wir haben etliche neue Produkte, die wir zur Messe vorstellen werden.“
und denkt sich:
Hast ja recht mit Deiner Rückfrage, aber wäre doch trotzdem ganz nett, mal dem Vorstand die Hand zu schütteln und ihn persönlich kennenzulernen, oder?. Muss ja nicht lang sein. Ein Kaffee, ein Handshake würde doch auch reichen. Und außerdem will der Entscheider Journalistentermine auf der Messe. Sonst hat er doch das Gefühl, dass er nicht wichtig ist.
Journalist sagt:
„Schade, ich habe wirklich wenig Zeit. Vielleicht melde ich mich spontan vor Ort, wenn ich Luft habe. Ansonsten können wir das Gespräch ja mal in Ruhe bei Ihnen im Unternehmen nachholen.“
und denkt sich:
Ich bin doch nicht blöd. Wenn ihr eine ernsthafte News habt, dann streut ihr die doch möglichst breit und gebt sie mir nicht mal auf der Messe am Stand so nebenbei. Und Produktmeldungen machen wir grundsätzlich nicht. Den Vorstand kennenzulernen wär tatsächlich nicht schlecht, aber nicht zwingend in der Messehektik. Also maximal auf einen Kaffee.
PR sagt:
„Das wäre ja toll, wenn es vor Ort auf einen Kaffee klappt, aber ich kann Ihnen nicht garantieren, dass unser Vorstand dann auch wirklich Zeit hat.“
und ärgert sich:
Der glaubt doch nicht im Ernst, dass unsere Entscheider, den ganzen Tag am Stand rumhängen und auf ihn warten. Die sind doch zu mit Terminen im Halbstundentakt. Wie stellt er sich das vor?
Journalist sagt:
„Dann versuchen wir es doch spontan und wenn es nicht klappt, ist es auch kein Beinbruch“.
und denkt:
Die drei Minuten hätte ich echt sinnvoller nutzen können.
PR sagt:
„Dann freu ich mich auf Ihren Anruf und unser Treffen.“
und weiß:
Der ruft bestimmt nicht an. Aber garantiert nicht, weil er so viel Streß hat. Letztes Jahr ist er ganz entspannt über die Messe geschlendert und hat sich die Rest der Zeit im Pressezentrum bei Kaffee und Kuchen vergraben.
Und wie in Folge 1 legen unsere Protagonisten wechselseitig frustriert den Hörer auf. Hier drei Tipps, wie man diese Situation etwas entspannter gestalten kann:

• Hektik haben Unternehmensentscheider auf einer Messe genug. Wenn es keine Mörder-News gibt, reicht ein kurzer Kaffee-Treff (am Stand) oder ein Handshake mit Journalisten (am Rande des Vortrags oder Panels) zum persönlichen Kennenlernen – aber OHNE beim Journalisten Druck zu machen.
• Auch für Journalisten sind Messen super hektisch. Da hilft entzerren: Gerade bei großen Messen, wo gefühlte 50 Prozent aller Aussteller bei den Journalisten anklopfen, ist es sinnvoller, sich frühzeitig und weit im Vorfeld mit wichtigen Journalisten persönlich zu treffen.
• Konzentrieren Sie Ihre PR-Aktivitäten nicht ausschließlich auf die Messe. Bei größeren Veranstaltungen (wie z.B. der dmexco)  hilft es nicht, wenn 1.000 Aussteller als News vermelden, dass sie einen Stand dort haben oder ein neues Produkt vorstellen. 1000mal gehört, 1000mal ist nichts passiert, wie Klaus Lage singen würde. Die Gefahr unterzugehen, ist sehr hoch. Verteilen Sie Ihre wertigen News lieber rechtzeitig (und nicht im Sommerloch) vor der Messe.