Kollaborations-Tools im Praxis-Check: Google Drive

Stefan hatte es hier bereits angekündigt: Viele Projektmanagement- und Kollaborations-Tools buhlen gerade um unsere Aufmerksamkeit. Beinahe jeder unserer Kunden hat bereits DAS Tool entdeckt. Zeit, etwas Licht ins Dunkel des Tools-Dschungels zu bringen. „Speicher den Text doch als Google Doc, dann können alle ihre Änderungen einfügen.“ ist die moderne Variante von „Viele Köche verderben den Brei“. In unserer Reihe zu Kollaborations-Tools beginnen wir mit dem Praxis-Check von Google Drive. Fangen wir ganz vorne an: Heißt es jetzt Google Drive, Google Docs, Google Sheets? Bei der Benennung des Cloud Computing Tools herrscht im alltäglichen Büro-Sprachgebrauch oft Unklarheit. Daher hier einmal aufgeschlüsselt:
Google Drive ist der Filehosting-Dienst von Google. Das heißt, hier kann man Dateien und Dokumente in der Cloud speichern und für andere Nutzer zugänglich machen. Das können alle möglichen Dateiformate (auch JPGs und PDFs) sein, aber hauptsächlich werden Google Docs, Sheets und Slides genutzt. Man kann – wie auch in Windows oder Mac – in Google Drive Ordner anlegen und die Dateien so verwalten. Um Google Drive zu nutzen, muss man sich mit einem Google-Konto anmelden.
Erstellt man einen Ordner oder ein Dokument und möchte es mit anderen teilen, kann man einstellen, ob es komplett öffentlich sein soll (dann wird es in die Google-Suche mit einbezogen), ob nur Leute mit dem direkten Link Zugriff haben dürfen und ob sie das Dokument nur lesen oder auch bearbeiten dürfen.
Google Docs ist das in Google Drive enthaltene Textverarbeitungsprogramm und entspricht einer abgespeckten Version von Microsoft Word. An einem Text in Google Docs können beispielsweise mehrere Leute gleichzeitig ihre Korrekturen und Kommentare einfügen.
Google Sheets ist das Microsoft Excel-Pendant für die Tabellenkalkulation, ebenfalls nicht mit dem ganzen Funktionsumfang – vor allem, was das Formatieren von Tabellen angeht.
Daneben gibt es noch Google Slides für die Präsentationserstellung sowie Google Forms, mit dem man Fragebögen erstellen kann.
Pro

• Google Drive ist kostenlos und man muss nichts installieren.
• Es macht Abstimmungen und Freigaben mit mehr als zwei Personen einfacher.
• Änderungen sind in Echtzeit einsehbar – man muss nicht warten, bis jemand das Dokument zurückgeschickt hat.
• Wer sich mit den Microsoft Office Programmen auskennt, kommt automatisch auch mit den Google-Pendants klar.

Contra

• Es ist kostenlos – wir bezahlen also mit unseren Daten. Sollte man Unternehmensdaten wirklich Google zur freien Verfügung bereitstellen? Nur mal so gefragt…
• Sorgloser Umgang: Hat man Dokumente einmal für jemanden freigegeben, denkt so gut wie niemand daran, die Freigabe zu ändern, wenn man die Zusammenarbeit beendet.
• Es wird schnell zur Linkschleuder. „Kannst du mir nochmal den Link zum Statusreport von Kunde X schicken?“ ist ein häufig gehörter Satz bei uns. Klar, man kann sich auch bei Google einloggen, auf Google Drive gehen und aus den ganzen freigegebenen Dateien die richtige auswählen. Macht man aber irgendwie nicht.
• Wer kennt es nicht. Entspricht die Google-Mail-Adresse nicht der normalen Firmenadresse, steht man oft vor dieser Meldung und muss beim Ersteller des Dokuments den Zugriff anfragen und warten…

Fazit
Google Drive, Docs und Sheets sind tolle Tools, um schnell und einfach mit anderen Texte, Tabellen und Dokumente zu teilen. Vor allem für Agenturen sind sie super geeignet, um Dinge für Kunden zugänglich zu machen – besonders wenn es auf Kundenseite mehrere Personen gibt, die ein Dokument abstimmen und freigeben müssen. Mit den ganzen Links und Freigaben, die per E-Mail verschickt werden, kann es in Sachen Praktikabilität jedoch schnell unübersichtlich werden. Ein gänzlicher Verzicht auf die gute alte E-Mail ist mit diesem Tool also nicht möglich.