Wer arbeitet im Jahr 2018 noch nine to five? Wohl nur noch die wenigsten. Gut, dass es Kollaboration-Tools gibt, die das gemeinsame Arbeiten mit Projektpartnern und Kunden – die zu verschiedenen Zeiten an unterschiedlichen Orten arbeiten – möglich macht.
Christiane hat uns in unserer neuen Reihe schon das Tool Google Drive vorgestellt. Ich führe euch heute in die Irrungen und Wirrungen des Gruppenchats namens Microsoft Teams ein, das vom größten Software-Hersteller weltweit speziell für virtuell vernetzte Teams entwickelt wurde.
Die Plattform, die auf den ersten Blick dem Chat-Portal Knuddels ähnelt, bietet neben klassischen Gruppen- und Einzelgesprächen auch die Möglichkeit, Anhänge hochzuladen. Das ist natürlich noch nicht alles – hier kommen meine drei Pros und Kons:
Pro Microsoft Teams

  • Praktisch: Jeder, der sich in einer „Besprechung“ befindet, kann dort Dateien direkt hochladen und mit allen anderen Teilnehmern teilen und nachbearbeiten.
  • Kompatibel: Das Tool kann Social Media-Kanäle wie Twitter anzeigen.
  • Und für alle, die unterwegs sind: Microsoft Teams gibt es selbstverständlich auch als App.

Kontra Microsoft Teams

  • Sehr schade: Über die App können weder Sprach- oder Videonachrichten versendet, noch Locations geteilt werden. Gerade Sprachnachrichten gehören in der heutigen Zeit dazu wie… äh, die Luft zum Atmen?
  • Kein Must Have, aber ein Nice to Have: Der Absender einer Nachricht erhält keine Lesebestätigung – weder in 1:1-Unterhaltungen noch in Gruppen-Chats.
  • Brandaktuell: Thema Datenschutz. Leider basiert dieser nicht auf der DSGVO, sondern auf US-Recht.

Mein Fazit
Microsoft Teams gehört sicherlich zu den beliebtesten zentralen Kommunikations-Hubs, nicht zuletzt, weil der Name Microsoft Vertrauen weckt. Jedenfalls ging es mir so, als ich zum ersten Mal von dem Tool hörte. Für virtuelle Teams, oder klassische Dienstleister-Kunden-Verhältnisse ist es hilfreich. Schnell ist der richtige Ansprechpartner erreicht, der sich durch seinen für alle sichtbaren Status auch nicht „verstecken“ kann. Doch die großen Mankos des Hubs sind der Datenschutz und die doch noch nicht dem Zeitalter angemessene App. Da bleibt zu überlegen, wie wichtig einem in der Microsoft Cloud gespeicherte Verläufe und WhatsApp-ähnliche Funktionen wirklich sind.

Stefan hatte es hier bereits angekündigt: Viele Projektmanagement- und Kollaborations-Tools buhlen gerade um unsere Aufmerksamkeit. Beinahe jeder unserer Kunden hat bereits DAS Tool entdeckt. Zeit, etwas Licht ins Dunkel des Tools-Dschungels zu bringen. „Speicher den Text doch als Google Doc, dann können alle ihre Änderungen einfügen.“ ist die moderne Variante von „Viele Köche verderben den Brei“. In unserer Reihe zu Kollaborations-Tools beginnen wir mit dem Praxis-Check von Google Drive. Fangen wir ganz vorne an: Heißt es jetzt Google Drive, Google Docs, Google Sheets? Bei der Benennung des Cloud Computing Tools herrscht im alltäglichen Büro-Sprachgebrauch oft Unklarheit. Daher hier einmal aufgeschlüsselt:
Google Drive ist der Filehosting-Dienst von Google. Das heißt, hier kann man Dateien und Dokumente in der Cloud speichern und für andere Nutzer zugänglich machen. Das können alle möglichen Dateiformate (auch JPGs und PDFs) sein, aber hauptsächlich werden Google Docs, Sheets und Slides genutzt. Man kann – wie auch in Windows oder Mac – in Google Drive Ordner anlegen und die Dateien so verwalten. Um Google Drive zu nutzen, muss man sich mit einem Google-Konto anmelden.
Erstellt man einen Ordner oder ein Dokument und möchte es mit anderen teilen, kann man einstellen, ob es komplett öffentlich sein soll (dann wird es in die Google-Suche mit einbezogen), ob nur Leute mit dem direkten Link Zugriff haben dürfen und ob sie das Dokument nur lesen oder auch bearbeiten dürfen.
Google Docs ist das in Google Drive enthaltene Textverarbeitungsprogramm und entspricht einer abgespeckten Version von Microsoft Word. An einem Text in Google Docs können beispielsweise mehrere Leute gleichzeitig ihre Korrekturen und Kommentare einfügen.
Google Sheets ist das Microsoft Excel-Pendant für die Tabellenkalkulation, ebenfalls nicht mit dem ganzen Funktionsumfang – vor allem, was das Formatieren von Tabellen angeht.
Daneben gibt es noch Google Slides für die Präsentationserstellung sowie Google Forms, mit dem man Fragebögen erstellen kann.
Pro

  • Google Drive ist kostenlos und man muss nichts installieren.
  • Es macht Abstimmungen und Freigaben mit mehr als zwei Personen einfacher.
  • Änderungen sind in Echtzeit einsehbar – man muss nicht warten, bis jemand das Dokument zurückgeschickt hat.
  • Wer sich mit den Microsoft Office Programmen auskennt, kommt automatisch auch mit den Google-Pendants klar.

Contra

  • Es ist kostenlos – wir bezahlen also mit unseren Daten. Sollte man Unternehmensdaten wirklich Google zur freien Verfügung bereitstellen? Nur mal so gefragt…
  • Sorgloser Umgang: Hat man Dokumente einmal für jemanden freigegeben, denkt so gut wie niemand daran, die Freigabe zu ändern, wenn man die Zusammenarbeit beendet.
  • Es wird schnell zur Linkschleuder. „Kannst du mir nochmal den Link zum Statusreport von Kunde X schicken?“ ist ein häufig gehörter Satz bei uns. Klar, man kann sich auch bei Google einloggen, auf Google Drive gehen und aus den ganzen freigegebenen Dateien die richtige auswählen. Macht man aber irgendwie nicht.
  • Wer kennt es nicht. Entspricht die Google-Mail-Adresse nicht der normalen Firmenadresse, steht man oft vor dieser Meldung und muss beim Ersteller des Dokuments den Zugriff anfragen und warten…


Fazit
Google Drive, Docs und Sheets sind tolle Tools, um schnell und einfach mit anderen Texte, Tabellen und Dokumente zu teilen. Vor allem für Agenturen sind sie super geeignet, um Dinge für Kunden zugänglich zu machen – besonders wenn es auf Kundenseite mehrere Personen gibt, die ein Dokument abstimmen und freigeben müssen. Mit den ganzen Links und Freigaben, die per E-Mail verschickt werden, kann es in Sachen Praktikabilität jedoch schnell unübersichtlich werden. Ein gänzlicher Verzicht auf die gute alte E-Mail ist mit diesem Tool also nicht möglich.

Das Wort „kollaborativ“ hat einen tollen Klang. Da schwingt immer auch ein bisschen Süden mit. Wie ein Sauvignon Blanc an einem lauen Sommerabend im Loiretal. Nach dem zweiten Glas kann das Wort  aber womöglich zum Zungenbrecher werden. Man weicht dann lieber auf das einfacher auszusprechende „kollektiv“ aus. Arbeiten im Kollektiv – das klingt dann nicht mehr so verführerisch, sondern riecht eher nach Planwirtschaft. Jeder wurschtelt vor sich hin, und am Ende purzelt ein wackeliger Lada vom Fließband. Womit wir beim Thema wären: Findige Entwickler haben uns eine Vielzahl von neuen Tools für das zeitgemäße kollaborative Arbeiten beschert. Asana, Slack, Trello und, und, und. Sie alle wollen das Projektmanagement besser, effizienter, transparenter machen. Die Idee dahinter ist bestechend: Jeder verschiebt hier entsprechend dem aktuellen Status seine Projekte, löscht sie und schaut in schöner Regelmäßigkeit nach dem Fortlauf des Projektes. Alle sind also immer auf dem gleichen Stand. Nicht nur die Projektarbeit ist kollaborativ, sondern auch auch gleich dessen gesamte  Steuerung.  Toll. Aber in der Praxis häufig so erfolgreich wie eben die Planwirtschaft.
Wir – also vor allem wir Digital Immigrants – sind mit dem Bewusstsein in die Arbeitswelt gewachsen, dass alles klare Verantwortlichkeiten braucht, sonst schleicht sich schnell der Schlendrian ein. Und auch dem so populär gewordenen agilen Arbeiten können wir einiges abgewinnen, weil ja auch hier die Rollen (ScrumMaster, Product-Owner etc.) recht klar geregelt sind. Mit den  Colloboration-Tools hadern wir allerdings: Dass jeder ganz selbstlos eine weitere, immer wiederkehrende administrative Tätigkeit für das große Ganze übernimmt – so viel Altruismus haben wir selten erlebt. Das verlangt von allen Mitwirkenden schließlich  einen Grad der Selbstdisziplin wie wir ihn allenfalls von den Shaolin-Mönchen nach jahzehntelangem Training in ihrem kargen Klosteralltag kennen. Vor allem:  Sobald nur einer seine – wie man so schön sagt – Tasks hier nicht richtig markiert, gerät schnell das ganze System ins Stocken.Es droht akuter Projektstau – wie eben am Stadtverkehr: alles fließt, aber wehe eine Ampel fällt aus, dann herrscht schnell Chaos. Und je mehr an dem Projekt beteiligt sind, desto fehleranfälliger wird die ganze Chose. Insgeheim, der Verdacht beschleicht einen manchmal, wissen das alle. Und so kommt es in der Praxis zu allerhand skurrilen Situationen, wenn etwa Beraterinnen hier bei uns die wichtigsten to do’s parallel auf Word- und Excel-Sheets speichern. Man kann das als hoffnungslos rückständig belächeln, doch folgt das einer gewissen inneren Logik: Nicht selten wollen Kunden die Meilensteine der kommenden Tage eben ganz gern nochmal als E-Mail gesandt haben, manchmal wollen sie den jeweils aktuellen Status der Projekte auch lieber gemeinsam mit der Agentur in Asana, Slack und Co verzeichnen. So oder so: Das System der Planungs-Tools  wird damit natürlich in weiten Teilen ad absurdum geführt, es verkümmert zu einer Projektdokumentation.
Etwas beruhigendes hat das: Je mehr die Digitalisierung auch an Fahrt gewinnt, die Evolution kann sie trotzdem nicht überlisten. Schon ein persönlich geführter Dialog gestaltet sich ja manchmal bekanntlich schwierig und führt zu allerhand Missverständnissen. Das ist natürlich noch gar nichts gegen die E-Mail-Kommunikation  – vor allem dann, wenn ein Sender gleich mehrere Adressaten mit heimtückisch offen gestellten Fragen wie „Was meint Ihr dazu?“ traktiert. Ein Kinderspiel allerdings im Vergleich zu den neuen Wunderwaffen im Projektmanagement: Im übertragenen Sinne flüstert hier jeder seinen kleinen Beitrag in den Runde ohne dafür jemals Feedback zu bekommen. Trotzdem bleibt jeder hochmotiviert bei der Sache. Tja, und wer da nicht mitmacht, untergräbt die eigenen Interessen, ist also ein – Kollaborateur.